Executive Assistant

Quatico Solutions AG; Zürich; On-site; CHF 40,000 - 46,000; Part time

Benefits offered by this job

Firmenweiter Bonus

Vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten

Gute Arbeitsbedingungen

Job summary

Quatico Solutions AG in Zürich sucht einen Executive Assistant (m/w/d) in Teilzeit (50%) zur Unterstützung eines kleinen, ambitionierten Teams. Diese Rolle umfasst vielseitige Aufgaben von Buchhaltung, HR bis Office-Management. Die ideale Kandidatin bringt eine kaufmännische Ausbildung mit, verfügt über mindestens 3 Jahre Erfahrung und ist versiert im Umgang mit KI-Tools. Zudem erwartet Sie ein positives Arbeitsumfeld mit flexiblen Arbeitszeiten und Möglichkeiten zur Weiterentwicklung.

Qualifications

• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Rolle.
• Du probierst neue Werkzeuge aus, bevor man dich darum bittet.
• Exakte, selbstständige und absolut zuverlässige Arbeitsweise.

Responsibilities

• Anlaufstelle für das Team bei Fragen und Anliegen.
• Lieferantenrechnungen erfassen und verbuchen.
• Recruiting koordinieren und Mitarbeitergespräche vorbereiten.
• Events planen und Büromaterial organisieren.
• Monatlich Finanz- und HR-Kennzahlen aufbereiten.
• Tool-Lizenzen verwalten und Arbeitsplätze einrichten.
• Meetings koordinieren und quartalsweise Supportrechnungen erstellen.

Skills

Stilsicheres Deutsch

Sehr gute Englischkenntnisse

Kommunikative Stärke

Eigeninitiative

Flair für Zahlen

Organisationstalent

Education

Abgeschlossene kaufmännische Grundbildung oder gleichwertige Qualifikation

Tools

KI-Tools (ChatGPT, Claude, Copilot)

Job description

Executive Assistant

Du hältst einem kleinen, ambitionierten Team den Rücken frei. Und ein Team aus KI-Agenten hilft dir dabei.

Teilzeit 50%, Sofort oder nach Vereinbarung.

Zürich, Schweiz

Über die Rolle

Quatico ist eine kleine, aufstrebende Softwarefirma in Zürich. Wir entwickeln das Vertriebsportal – eine KI-gestützte Software, mit der Unternehmen auf Knopfdruck professionelle Offerten erstellen und ihre Dienstleistungen online verkaufen. Mit unserem Produkt wollen wir international wachsen. Zusätzlich bauen wir Webportale für Schweizer Kunden.

Für die Nachfolge unserer langjährigen Executive Assistentin suchen wir eine Persönlichkeit, die für das Team da ist und den operativen Betrieb eigenständig führt – von der Buchhaltung über HR bis zur Eventorganisation.

Das Besondere: Du arbeitest bei uns mit KI-Agenten zusammen, die dir repetitive Aufgaben abnehmen. Du bist keine Zuarbeiterin für eine Maschine – die Maschinen arbeiten dir zu. Du entscheidest, prüfst und gibst frei. Deine Engineering‑Kollegen sind KI‑Experten und erstellen in deinem Auftrag spezialisierte Agenten für deine Aufgaben.

Deine Aufgaben

• Anlaufstelle für das Team: Wer eine Frage hat, kommt zuerst zu dir – sei es zur Spesenabrechnung, zum nächsten Teamanlass oder zur Elternzeit. Du nimmst Anliegen auf, findest Antworten oder leitest weiter. Nach außen bist du die erste Stimme für Bewerberinnen, Lieferanten und Partner.
• Finance & Buchhaltung: Lieferantenrechnungen erfassen und verbuchen, Kreditkartenabrechnungen verbuchen, Banktransaktionen abgleichen, Monatsabschluss vorbereiten. Du arbeitest mit Bexio und koordinierst dich mit unserer externen Treuhänderin für Lohn, Jahresrevision, arbeitsrechtliche oder steuerrechtliche Fragen.
• HR & Personaladministration: Eintritte und Austritte betreuen, Recruiting koordinieren, Abwesenheiten und Feriensaldi pflegen, Mitarbeitergespräche vorbereiten. Du verwaltest unsere Versicherungen (BVG, UVG/KTG) und bist Ansprechpartner für alles rund um Sozialleistungen.
• Office & Organisation: Mails beantworten, Büromaterial und Verpflegung organisieren, Events planen – vom monatlichen Hands‑on Workshop bis zum jährlichen Schneewochenende. Du sorgst dafür, dass unser Büro ein Ort ist, an dem man gerne arbeitet.
• Reporting & KPIs: Monatlich Finanz‑ und HR‑Kennzahlen aufbereiten. Die Geschäftsleitung verlässt sich auf deine Zahlen.
• IT & Lizenzen: Tool‑Lizenzen verwalten, Arbeitsplätze einrichten, Hardware‑Beschaffungen koordinieren.
• Projekte & Sales‑Support: Meetings koordinieren, Vorlagen pflegen, quartalsweise Supportrechnungen erstellen.

Wie KI deine Arbeit verändert

Viele dieser Aufgaben werden bei uns durch KI‑Agenten vorbereitet: E‑Mails werden vorklassifiziert, Rechnungen vorerfasst, Termine vorgeschlagen. Du reviewst die Vorschläge, gibst Freigaben und greifst ein, wo menschliches Urteilsvermögen gefragt ist. Deine Aufgabe ist nicht, Routinearbeit abzuarbeiten – sondern die Prozesse zu verstehen und stetig zu verbessern. Wenn etwas effizienter geht, findest du den Weg.

Das bringst du mit

• Abgeschlossene kaufmännische Grundbildung oder gleichwertige Qualifikation
• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Rolle
• Stilsicheres Deutsch sowie sehr gute Englischkenntnisse
• Erfahrung mit KI‑Tools (ChatGPT, Claude, Copilot oder ähnlich) – du probierst neue Werkzeuge aus, bevor man dich darum bittet
• Flair für Zahlen und ein strukturierter Umgang mit Finanzdaten
• Kommunikative Stärke und Freude am Umgang mit unterschiedlichen Menschen
• Eigeninitiative – du siehst, was zu tun ist, und packst es an
• Exakte, selbstständige und absolut zuverlässige Arbeitsweise
• Organisationstalent und vorausschauendes Handeln

Vergütung

• Basissalär von CHF 40'000 – 46'000 pro Jahr bei einem 50%-Pensum
• Firmenweiter Bonus, Bonusanteil durch Peer‑Review

Arbeitsort und Präsenz

Unser Büro liegt in der Nähe des Zürcher Hauptbahnhofs. Regelmässige Präsenz im Büro ist uns wichtig. Den genauen Rhythmus – ob täglich halbtags oder an drei längeren Tagen – gestalten wir gemeinsam. Spontane Anpassungen oder Home‑Office sind jederzeit möglich.

Unser Angebot

Wir bieten eine Rolle mit echtem Gestaltungsspielraum in einem engagierten, unkomplizierten Team. Du arbeitest mit Technologien, die den kaufmännischen Arbeitsalltag gerade grundlegend verändern – und bist eine der Ersten, die das in der Praxis tun. Dazu gehören sehr gute Arbeitsbedingungen und vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten.

Bewirb dich!

In einem engagierten Team mit erfahrenen Ingenieuren und sehr guten Arbeitsbedingungen bietet wirdir vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten mitten in Zürich. Komm und zeig uns, was du kannst!

Schick deine Bewerbung mit Lohnvorstellung und möglichem Arbeitsbeginn an: [e-mail]

Hast du Fragen? Gerne hilft dir Jan weiter: [phone]