Sekretär/in

Immobilien Basel-Stadt; Basel; Hybrid; CHF 65,000 - 75,000; Full time

Job summary

Kanton Basel-Stadt sucht eine dynamische Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter für Sachbearbeitung und Dokumentenmanagement im Gesundheitsdepartement. Sie schreiben Verfügungen, erledigen allgemeine Korrespondenz und übernehmen Archivierungsaufgaben im elektronischen System der Ethikkommission BASEC.

Sie unterstützen außerdem die Organisation der Sitzungen, protokollieren Beschlüsse und betreuen Posteingang sowie Finanzprozesse.

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung und/oder paramedizinische Grundausbildung oder Erfahrung im Spital-/ Forschungsumfeld.
• Sprache: Fließend Deutsch sowie Französisch- und Englischkenntnisse.

Responsibilities

• Verfassen von Verfügungen basierend auf Protokollen der Kommissions- und Ausschusssitzungen.
• Bearbeitung allgemeiner Korrespondenzen; Archivierung und Dokumentenmanagement elektronisch und in Papierform.
• Organisation und administrative Unterstützung: Vorbereitung von Traktandenlisten, Protokollführung von Sitzungen und Beschlussfassungen.
• Postbearbeitung, Finanzadministration, Posteingang, Drehscheibe der Korrespondenz im elektronischen System der Ethikkommission BASEC.

Skills

Deutsch fließend

Französischkenntnisse

Englischkenntnisse

Education

EFZ

Kaufmännische Ausbildung / paramedizinische Grundausbildung

Job description

Gesundheitsdepartement, Medizinische Dienste, Ethikkommission Nordwest- und Zentralschweiz (EKNZ)

Sachbearbeitung und Dokumentenmanagement: Schreiben von Verfügungen aufgrund des Protokolls der Kommissions- und oder Ausschusssitzung. Erledigung von allgemeinen Korrespondenzen. Archivierung und Dokumentenmanagement der Dossiers und Verfügungen etc. (elektronisch und Papier).

Organisation und administrative Unterstützung: Telefonbedienung, Vorbereitung der Traktandenlisten für die Kommissions- und Ausschusssitzungen, protokollieren von Bürositzungen inkl. Beschlussfassung.

Postbearbeitung und Finanzadministration: Betreuung Posteingang, Triage der Post, Die Ablage der gesamten Korrespondenz erfolgt über das elektronische Systems der Ethikkommission (BASEC). Rechnungstellung und Mahnwesen.

Erfahrung: Kaufmännische Ausbildung und/oder paramedizinische Grundausbildung oder Erfahrung im Spital-/ Forschungsumfeld.

Persönlichkeit: Dynamisch, vorausschauend, flexibel, loyal, engagiert, zuverlässig, selbständiges Arbeiten.

Ausbildung: Eidg. Fähigkeitszeugnis (EFZ)

Sprache: Fliessend Deutsch sowie Französisch- und Englischkenntnisse.

Einblick in unsere Arbeit

Eine gesunde Basler Bevölkerung ist das Ziel der Medizinischen Dienste des Gesundheitsdepartements Basel-Stadt. Sie setzen sich ein für eine wirksame Prävention, unterstützen die Schulgesundheit, sind in der Gefängnismedizin tätig und erbringen viele weitere Dienste. Auch die Kommunikation mit der Öffentlichkeit, Bewilligungen für verschiedene Gesundheitsberufe sowie die Kontrolle von Apotheken und Zahnarztpraxen gehören in ihr Aufgabengebiet. So unterstützt die Arbeit der Medizinischen Dienste die Gesundheit der Bevölkerung von Basel-Stadt auf unterschiedlichste Weise.

Von den Leistungen der Pensionskasse Basel-Stadt profitieren

Wir übernehmen den grösseren Anteil der laufenden Beiträge, bieten Sparplan-Optionen und Möglichkeiten zur flexiblen Pensionierung.

Bei uns gelten einheitliche und faire Regeln

Bei uns zählen Aufgaben, Kompetenzen, Ausbildungen und Erfahrung für die Festsetzung und Entwicklung des Lohnes.

Arbeiten im Herzen von Basel

Unsere zentral gelegenen Standorte sind zu Fuss, mit dem Velo und mit den öffentlichen Verkehrsmitteln gut erreichbar.

Etwas ist all unseren mehr als 11’000 Mitarbeitenden gemeinsam: Sie engagieren sich am Puls der Stadt, indem sie unterstützen, befähigen, lenken, gestalten und schützen. So tragen sie mit ihrem Einsatz jeden Tag dazu bei, Basel-Stadt lebens- und liebenswert zu machen. Genauso vielfältig wie unsere Aufgaben sind unsere Mitarbeitenden sowie ihre Möglichkeiten. Willkommen im Team des Kantons Basel-Stadt!

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