Secrétaire administrative (F/M) - EMS Parc de Beausobre

Ensemble Hospitalier de la Côte; Morges; On-site; CHF 35,000 - 52,000; Part time

Job summary

Ensemble Hospitalier de la Côte recherche une secrétaire administrative à 50% pour l’EMS Parc de Beausobre à Morges. Le poste, en CDI, implique une activité annualisée et des remplacements durant les vacances des coéquipiers.

Vous assurez la gestion administrative, la caisse, le courrier et la facturation selon les procédures. Une excellente maîtrise du français et une expérience EMS sont requises.

Qualifications

• Expérience d’au moins 3 ans en secrétariat, idéalement EMS/hôpital.
• Excellente maîtrise du français, à l’oral comme à l’écrit.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et respect des procédures.

Responsibilities

• Gérer l’ensemble de la gestion administrative (résidents, admissions, transferts et sorties).
• Gérer la caisse et les finances de l’EMS selon les procédures en vigueur.
• Assurer le courrier, la facturation et le traitement des documents et évaluations des soins.
• Préparer les plans d’animation et rédiger les procès-verbaux.
• Planifier les séances et organiser les agendas via Outlook.
• Assurer accueil, réception et communications téléphoniques.
• Remplacer les secrétaires lors des absences et vacances.

Skills

Français excellent

Organisation

Accueil et service client

Adaptation rapide

Esprit d'équipe

Education

CFC d'employé-e de commerce ou équivalent

Tools

Carefolio

Opale

Outlook

Job description

Secrétaire administrative (F/M) - EMS Parc de Beausobre

L’EMS Parc de Beausobre est niché dans le parc du même nom en ville de Morges, et propose un accueil personnalisé pour 82 résidentes et résidents. Pensé pour favoriser les liens intergénérationnels, l’EMS est entouré d’une résidence de logements protégés, d’un Centre de vie enfantine et de deux collèges. L’EMS Parc de Beausobre dispose également d’un restaurant et une cafétéria, ouverts à tous 7 jours/7, d’un espace bien-être pour les résidents (bains jacuzzi et sensoriels) et d’un jardin aromatique dont le périmètre est entièrement sécurisé.

Nous recherchons pour EMS Parc de Beausobre un(e) :

Secrétaire administrative (F/M) - à 50% (taux annualisé)

Le taux d’activité est de 50% annualisé. Vous serez donc amené-e à réaliser des remplacements à hauteur de 100% durant les vacances de vos deux collègues en poste, avec récupération du temps de travail sur le reste de l’année.

Le poste est proposé en contrat à durée indéterminée (CDI), avec une entrée en fonction de suite ou à convenir.

• 5 semaines de vacances annuelles, 6 semaines dès l'âge de 50 ans. Possibilité de rachat d'une semaine de vacances supplémentaire, ainsi que 10 jours fériés offerts.
• Plusieurs propositions apportant de la flexibilité (congés non-payés, temps partiels, temps de change rémunéré, etc.).
• Un plan mobilité comprenant une participation à votre trajet à vélo, en basket ou à votre abonnement aux transports publics, dans un souci de l'environnement suivant un plan durabilité au niveau institutionnel.
• Une rémunération basée sur la valorisation de vos années d'expériences professionnelles précédentes, ainsi que des primes liées à l'ancienneté au sein de l'EHC.
• Des cours de pilates gratuits, une participation financière à des événements sportifs tels que les 20km de Lausanne ou Bike to Work, un catalogue d’avantages proposant des rabais dans les domaines du sport, du bien-être, des loisirs, de la mobilité, des assurances et des finances.
• Les boissons chaudes offertes le matin et des repas à CHF 8.50 dans nos cafétérias.
• Une buvette d'entreprise «Pâquis Plage» pour partager des moments de convivialité lors des beaux jours.
• Des possibilités de mutations à l'interne, selon vos envies de développement.
• De nombreuses formations internes ou certifiantes accessibles.
• Un programme dédié aux cadres pour les accompagner dans l'acquisition des compétences nécessaires à la gestion de leurs équipes.
• Un CFC d'employé-e de commerce ou titre jugé équivalent.
• De la rigueur, de la flexibilité, un très bon esprit d’équipe et ainsi qu’une disponibilité pour effectuer des remplacements durant les vacances et absences de l’équipe.
• Une expérience professionnelle confirmée d’au moins 3 ans dans une fonction de secrétariat, idéalement acquise en EMS ou en milieu hospitalier.
• Une excellente maîtrise du français, tant à l’oral qu’à l’écrit (aisance rédactionnelle et orthographique).
• Une très bonne maîtrise des outils informatiques usuels ; la connaissance des logiciels Carefolio et Opale constitue un atout.
• La capacité de travailler dans un environnement structuré nécessitant le respect de procédures administratives.
• Une excellente organisation et la capacité de gérer plusieurs tâches simultanément dans un environnement dynamique.
• Un excellent sens de l’accueil et du service auprès des résidents, familles et visiteurs.
• Une capacité à s’adapter à un taux d’activité annualisé, pouvant impliquer des périodes de travail jusqu’à 100%, ainsi que des déplacements ponctuels sur les EMS du réseau à Morges et Aubonne.
• Assurer toute la gestion administrative (mouvements des résidents, admissions, transferts et sorties).
• Assurer la gestion de la caisse de l’EMS ainsi que celles des résidents selon les procédures en vigueur.
• Assurer le courrier, la facturation, la gestion de divers documents administratifs et traitement des évaluations des soins.
• Préparer les plans d’animation et rédiger des procès-verbaux.
• Planifier des séances, organiser les divers agendas via Outlook et traiter les boîtes emails.
• Alterner efficacement entre tâches administratives, l’accueil à la réception et le téléphone, en garantissant la continuité du service.
• Contribuer à maintenir un accueil professionnel, chaleureux et bienveillant pour les résidents et leurs proches.
• Assurer le remplacement des secrétaires de l’équipe durant leurs vacances et absences, pouvant nécessiter une activité jusqu’à 100 % sur certaines semaines.
• Une institution comprenant des établissements de soins aigus et réadaptation, une clinique privée, des EMS, des centres médicaux et des permanences répartis dans la région de La Côte ainsi que la 1ère école d'hypnose clinique dédiée au milieu du soins en Suisse romande.
• Un réseau de soins permettant de nombreuses opportunités de mutation interne selon les aspirations et projets de développement des collaborateurs.
• Plus de 2000 collaborateurs prenant soin des patients et résidents de la région, en partageant des valeurs de Responsabilité, Proximité, Humanité, Compétence, dans un environnement agile favorisant la réalisation des projets.
• Une entreprise formatrice engagée dans la formation de la relève, comptant environ 80 apprentis dans 16 métiers différents, 200 stagiaires HES-ES et près de 300 médecins en formation.