Sachbearbeiter/in Sekretariat & IT Koordination 50-60%

Kantonale Verwaltung Zürich; Zürich; On-site; CHF 50,000 - 70,000; Part time

Benefits offered by this job

Lunch-Check

Sinnstiftende Arbeit

Gestaltungsspielraum

Gute Sozialleistungen (PK)

Arbeitsort Nähe Bahnhof

Job summary

Kantonale Opferhilfestelle in Zürich sucht eine engagierte Sachbearbeitung im Bereich Sekretariat und IT-Koordination (50-60%). Sie übernehmen administrative Aufgaben, fungieren als Super User für Fachapplikationen und koordinieren IT-Angelegenheiten mit Digisol.

Sie arbeiten eng mit dem Team zusammen, unterstützen im First Level Support, organisieren Termine und tragen zur effizienten Sekretariatsführung bei. Flexible, teamorientierte und lösungsorientierte Kandidat:innen sind willkommen.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung oder gleichwertige Qualifikation.
• Erfahrung in der Sekretariatsführung und administrativer Teamunterstützung.
• Hohe IT-Affinität und Interesse an digitalen Anwendungen, Systemen und Prozessen.
• Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen.
• Selbstständiges, strukturiertes, sorgfältiges und serviceorientiertes Arbeiten.
• Teamorientierung, Flexibilität und Bereitschaft zur Unterstützung verschiedener Anspruchsgruppen.
• Idealerweise Erfahrung im Projektumfeld oder Zusammenarbeit mit externen IT-Dienstleistern.

Responsibilities

• Erste Anlaufstelle für das Team bei Fragen zu Fachapplikationen und Super User.
• Tickets eröffnen, Bearbeitung überwachen, Koordination mit Digisol.
• Bindeglied zwischen Team und Digisol mit zielgerichteter Kommunikation.
• First Level Support für das Extranet bei Bedarf.
• Stellvertretung für Tools im Veranstaltungsmanagement und Website.
• Unterstützung bei Einführung neuer Prozesse und IT-Projekten.
• Organisation des Sekretariats zusammen mit zwei Kolleginnen.
• Geschäftskontrolle und Nachverfolgung der Geschäfte.
• Posteingang/Versand, Aktenbeizug und Archivierung.
• Administrative Aufgaben zu Rechtskraftabklärungen, Aktenverzeichnissen, Fallabschlüssen.
• Auszahlungen vorbereiten, Rechnungen kontieren.
• Telefonanrufe entgegennehmen und einfache Anfragen beantworten.
• Termine, Sitzungen und Veranstaltungen organisieren, Teamagenda protokollieren.

Skills

Organisationstalent

Teamorientiert

Kommunikativ

IT-Affinität

Selbstständiges Arbeiten

Education

Kaufmännische Grundausbildung

Tools

MS Office

Job description

Sachbearbeiter/in Sekretariat & IT Koordination 50-60%

Kantonale Verwaltung Zürich Vacant since : 13.11.2026 8001 Zürich (ZH) 50% - 60% By agreement Permanent

50 - 60%

Du bist ein Organisationstalent, hast Freude an digitalen Lösungen und behältst auch in einem lebhaften Arbeitsumfeld den Überblick? Dann erwartet dich bei uns eine abwechslungsreiche Aufgabe, in der du sowohl deine administrativen Fähigkeiten als auch dein Flair für IT und digitale Prozesse einbringen kannst.

Aufgaben

• Du bist die erste Anlaufstelle für das Team bei Fragen und Problemen rund um unsere Fachapplikationen und übernimmst die als Super User/in.
• Du eröffnest Support-Tickets, überwachst deren Bearbeitung und koordinierst die Anliegen mit unserem IT-Dienstleister Digisol.
• Du fungierst als Bindeglied zwischen unserem Team und Digisol und stellst eine zielgerichtete Kommunikation sicher.
• Du unterstützt bei Bedarf im First Level Support für das Extranet.
• Du übernimmst die Stellvertretung für die Betreuung unseres Tools für das Veranstaltungsmanagement sowie unserer Website.
• Du unterstützt das Team bei der Einführung neuer Prozesse und Systeme und wirkst aktiv in IT-Projekten mit
• Du organisierst zusammen mit deinen zwei Kolleginnen das Sekretariat und stellst einen effizienten und professionellen Ablauf der administrativen Aufgaben sicher.
• Du führst die Geschäftskontrolle und sorgst für eine zuverlässige Erfassung und Nachverfolgung der Geschäfte.
• Du bearbeitest den Posteingang und Postversand, organisierst den Aktenbeizug und kümmerst dich um die Rücksendung und Archivierung von Akten.
• Du erledigst administrative Arbeiten im Zusammenhang mit Rechtskraftabklärungen, Aktenverzeichnissen und Fallabschlüssen.
• Du bereitest Auszahlungen im Rahmen von Opferhilfeverfahren vor und übernimmst die Kontierung allgemeiner Rechnungen.
• Du nimmst Telefonanrufe entgegen, leitest diese weiter und beantwortest einfachere Anfragen selbstständig.
• Du organisierst Termine, Sitzungen und Veranstaltungen und führst die Teamagenda und protokollierst Sitzungen.

Das bringst du mit

• Du verfügst über eine kaufmännische Grundausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Du bringst Erfahrung in der Sekretariatsführung und in der administrativen Unterstützung eines Teams mit.
• Du hast eine hohe IT-Affinität und interessierst dich für digitale Anwendungen, Systeme und Prozesse.
• Du bist versiert im Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen und findest dich rasch in neuen Fachapplikationen zurecht.
• Du arbeitest selbstständig, strukturiert, sorgfältig und dienstleistungsorientiert.
• Du bist kommunikativ, lösungsorientiert und hast Freude daran, unterschiedliche Anspruchsgruppen zu unterstützen.
• Du behältst auch in hektischen Situationen den Überblick und setzt die richtigen Prioritäten.
• Du bist teamorientiert, flexibel und packst gerne mit an.
• Du bringst idealerweise Erfahrung im Projektumfeld oder in der Zusammenarbeit mit externen IT-Dienstleistern mit.

Darauf kannst du dich freuen

• Eine vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit mit unterschiedlichen Aufgabenbereichen.
• Eine zentrale als organisatorische und digitale Drehscheibe unseres Teams.
• Die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen und Abläufe aktiv mitzugestalten.
• Ein kollegiales Team, das deine Unterstützung schätzt.
• Ein abwechslungsreiches Arbeitsumfeld, in dem Administration, IT und Organisation Hand in Hand gehen.

Dein Kontakt

- Buchmeier
Leitung Sekretariat
Telefon:

Linke
HR Business Partner
Telefon:

Liebe Personaldienstleister! Leider können wir keine Dossiers berücksichtigen, die mit Honorarforderungen verbunden sind. Es werden ausschliesslich Direktbewerbungen beantwortet und im Auswahlverfahren berücksichtigt.

Über uns

Wir von der Kantonale Opferhilfestelle sind zuständig dafür, dass Opfer von Gewalttaten die notwendige Unterstützung erhalten. Wir beurteilen Gesuche um finanzielle Opferhilfeleistungen gestützt auf das Opferhilfegesetz in einem schriftlichen Verwaltungsverfahren und sind unter anderem zuständig für die Beaufsichtigung und Finanzierung der anerkannten Opferberatungsstellen.

Mitten im Leben: Die Direktion der Justiz und des Innern des Kantons Zürich umfasst ein vielseitiges Aufgabenfeld. Es reicht von Strafverfolgung, Justizvollzug und Opferhilfe über Gemeinden und Statistik bis hin zu Kulturförderung, Gleichstellung und Integration. Damit trägt die Direktion in wichtigen Bereichen zum Funktionieren des Kantons bei.

Wir bieten...

Lunch-Check

ein vielfältiges Verpflegungsangebot dank Lunch-Check

Sinnstiftende Arbeit

sinnstiftende Arbeit mit echtem Mehrwert für die Gesellschaft

Gestaltungsspielraum

Raum für eigene Ideen und aktive Mitgestaltung

Gute Sozialleistungen (PK)

eine attraktive Pensionskasse mit vielen Möglichkeiten

Arbeitsort Nähe Bahnhof

eine zentrale mit guter ÖV-Anbindung

Ihr Bewerbungsprozess

• Vorselektion
• Erstgespräch
• Online Assessment
• Zweitgespräch inkl. Kennenlernen des Teams & Praxiseinblick
• Finaler Entscheid

• Work location 8001 Zürich (ZH)
• Workload 50% - 60%
• Employment start By agreement
• Employment duration Permanent
• By online Online form