Sachbearbeiter*in Finanz- und Rechnungswesen (30 - 40%)

ViCAFE; Zürich; On-site; CHF 90,000 - 120,000; Full time

Benefits offered by this job

5 Wochen Ferien pro Jahr

Mutterschafts- und Vaterschaftsurlaub

Gratis Kaffee in ViCAFE Espresso Bars

Kaffeeabo für zu Hause

Job summary

ViCOLLECTIVE AG sucht eine/n Finanz- und Rechnungswesen-Spezialist/in zur Unterstützung des Finance-Teams in der laufenden Buchhaltung der ViCOLLECTIVE AG und der Forlam Ventures. Sie arbeiten selbständig, optimieren Abläufe und nutzen AI-Tools, um Prozesse effizienter zu gestalten.

Zu Ihren Aufgaben gehören Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, Abstimmungen, Monatsabschluss und Vorbereitung der MWST- bzw. Lohndokumentation. Start idealerweise Januar 2027, Vollzeit, Zürich.

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung als Sachbearbeiter/in Finanz- und Rechnungswesen oder vergleichbare Praxiserfahrung.
• Gute bis sehr gute Excel-Kenntnisse (z. B. SVERWEIS/INDEX, Pivot, saubere Formellogik).
• Erfahrung mit einem ERP-System wie Abacus, Odoo oder Bexio; wir arbeiten aktuell mit Abacus und ab 2027 mit Odoo.
• Erfahrung in Kreditoren- und Debitorenprozessen.
• Gutes Verständnis für Datenflüsse zwischen verschiedenen Systemen.
• Du kannst Zahlen selbständig plausibilisieren und Abweichungen bis zur Ursache zurückverfolgen.

Responsibilities

• Du verantwortest die Kreditorenbuchhaltung von der Erfassung bis zum Zahlungsvorschlag.
• Du bewirtschaftest Debitoren und offene Posten selbständig.
• Du stimmst Bank-, Kreditkarten- und Verrechnungskonten laufend ab.
• Im Monatsabschluss verantwortest du deine Abschlussschritte termingerecht.
• Bei MWST und ggf. Lohnadministration bereitest du die Unterlagen vor.
• Wiederkehrende Abläufe hinterfragst du und schlägst Vereinfachungen vor, gerne mit AI und Automatisierung.
• Bei der Umstellung von Abacus auf Odoo ab 2027 bringst du die Sicht der Anwender*in ein und testest die neuen Abläufe.

Skills

Zahlenverständnis

Excel-Kenntnisse

Selbstständiges Arbeiten

Datenflüsse verstehen

Vertraulichkeit

Education

Ausbildung als Sachbearbeiter/in Finanz- und Rechnungswesen

Tools

Abacus

Odoo

Bexio

Job description

Deine Mission

Du unterstützt unser Finance-Team - bestehend aus unserem fractional CFO und unserem Senior Accountant - in der laufenden Buchhaltung der ViCOLLECTIVE AG und der Forlam Ventures und sorgst dafür, dass Belege, Zahlungen und Konten sauber und termingerecht verarbeitet sind.

Du unterstützt unser Finance-Team - bestehend aus unserem fractional CFO und unserem Senior Accountant - in der laufenden Buchhaltung der ViCOLLECTIVE AG und der Forlam Ventures und sorgst dafür, dass Belege, Zahlungen und Konten sauber und termingerecht verarbeitet sind.

Dabei arbeitest du selbständig, denkst über die reine Verarbeitung hinaus und entwickelst bestehende Abläufe laufend weiter. Du hast Freude daran, moderne Tools, Automatisierung und AI zu nutzen, um wiederkehrende Aufgaben effizienter zu gestalten.

Wir suchen eine Person, die idealerweise Anfang Januar 2027 starten kann.

Deine Aufgaben

• Du verantwortest die Kreditorenbuchhaltung von der Erfassung bis zum Zahlungsvorschlag. Rechnungen prüfst du inhaltlich, kontierst sie korrekt und klärst Unstimmigkeiten direkt mit Lieferanten und internen Stellen.


• Du bewirtschaftest Debitoren und offene Posten selbständig. Zahlungseingänge ordnest du zu, und das Mahnwesen führst du so, dass nichts liegen bleibt.


• Du stimmst Bank-, Kreditkarten- und Verrechnungskonten laufend ab. Differenzen verfolgst du bis zur Ursache, statt sie auszubuchen.


• Im Monatsabschluss verantwortest du deine Abschlussschritte termingerecht und lieferst sie abgestimmt und dokumentiert ab.


• Bei MWST und ggf. Lohnadministration bereitest du die Unterlagen vor und plausibilisierst sie.


• Wiederkehrende Abläufe hinterfragst du und schlägst Vereinfachungen vor, gerne mit AI und Automatisierung. Gute Ideen setzt du selbst um.


• Bei der Umstellung von Abacus auf Odoo ab 2027 bringst du die Sicht der Anwender*in ein und testest die neuen Abläufe.

Dein Profil

• Abgeschlossene Ausbildung als Sachbearbeiter*in Finanz- und Rechnungswesen oder vergleichbare Praxiserfahrung


• Gute bis sehr gute Excel-Kenntnisse (z. B. SVERWEIS/INDEX, Pivot, saubere Formellogik)


• Erfahrung mit einem ERP-System wie Abacus, Odoo oder Bexio; wir arbeiten aktuell mit Abacus und ab 2027 mit Odoo


• Erfahrung in Kreditoren- und Debitorenprozessen


• Gutes Verständnis für Datenflüsse zwischen verschiedenen Systemen


• Du kannst Zahlen selbständig plausibilisieren und Abweichungen bis zur Ursache zurückverfolgen


• Fliessendes Deutsch in Wort und Schrift


• Von Vorteil: Erfahrung in der Lohnbuchhaltung


• Du hast ein feines Gespür für Zahlen und arbeitest sorgfältig – über reines Abhaken hinaus


• Du arbeitest selbständig und eigenverantwortlich, auch bei einem Teilzeitpensum


• Du gehst diskret und verantwortungsvoll mit sensiblen Finanz- und Personendaten um


• Du findest dich schnell in bestehende Prozesse ein und hast Freude daran, diese aktiv mitzugestalten und zu verbessern


• Du bist offen für AI und Automatisierung, probierst neue Tools gerne aus und hast Freude daran, wiederkehrende Abläufe zu vereinfachen. Vorkenntnisse sind willkommen, aber keine Voraussetzung

Warum wir?

• Ein motiviertes Team und eine offene, vertrauensvolle Unternehmenskultur


• Viel Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum in einem kleinen, dynamischen Umfeld


• Abwechslungsreiche Aufgaben und kurze Entscheidungswege, mit der Möglichkeit, Prozesse und Strukturen aktiv mitzuprägen


• Unterstützung bei deiner beruflichen Weiterentwicklung


• 5 Wochen Ferien pro Jahr


• 16 Wochen Mutterschafts- und 3 Wochen Vaterschaftsurlaub bei 100% Lohn


• Gratis Kaffee in all unseren ViCAFE Espresso Bars und attraktive Rabatte


• Kostenloses Kaffeeabo für zu Hause

Über uns

ViCOLLECTIVE vereint die beiden Marken VIVI und ViCAFE.

ViCAFE betreibt 19 Espresso Bars in Zürich, Basel, Lausanne und Eglisau, eine eigene Rösterei & Bäckerei und steht für qualitativ hochwertigen Kaffee mit direktem Bezug zu den Produzent*innen. Unsere Vision ist es, aussergewöhnliche Kaffeeerlebnisse zu schaffen und gleichzeitig soziale, ökologische und finanzielle Nachhaltigkeit entlang der gesamten Wertschöpfungskette zu fördern.

VIVI ist eine traditionsreiche Schweizer Getränkemarke mit VIVI Kola als Herz der Marke. Wir stehen für ehrliche Getränke aus natürlichen Zutaten. Selbst entwickelt und produziert. Unsere eigene Abfüllanlage in Eglisau garantiert höchste Qualität und authentischen Geschmack.

Beide Marken teilen die Leidenschaft, Menschen mit einzigartigen Produkten zu begeistern und positive Erlebnisse zu schaffen.