Responsable des secrétariats de direction à 80%

Jobup; Genf; Vor Ort; CHF 70.000 - 100.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ville de Genève recherche un Responsable des secrétariats de direction à 80% pour diriger l'équipe d'assistantes de la direction et de la réception. Vous organisez les activités du secteur et assurez le reporting administratif.

Vous gérez l'agenda et les correspondances destinés à la magistrate et soutenez les secrétariats de direction des services du département.

Qualifikationen

• Titulaire du Brevet fédéral d'assistant(e) de direction.
• Plusieurs années d'expérience dans une fonction similaire.
• Excellentes connaissances du milieu politique et culturel genevois; sens du service public et discrétion.

Aufgaben

• Encadrer l'équipe des assistants de la direction et de la réception et organiser l'ensemble des activités du secteur.
• Gérer les sollicitations à destination de la magistrate en charge du département (agenda, courrier, rendez-vous, invitations, déplacements).
• Organiser et traiter le suivi administratif des séances du Conseil administratif et préparer les documents à l'ordre du jour hebdomadaire.

Ausbildung

Brevet fédéral d'assistant ou d'assistante de direction

Tools

Word

Excel

PowerPoint

Outlook

Jobbeschreibung

Le Département de la culture et de la transition numérique (DCTN) concrétise la politique culturelle de la Ville dans les domaines des arts vivants et visuels, des musées et des bibliothèques. Il soutient la création artistique et l'innovation. Il préserve et met en valeur le patrimoine culturel et scientifique de la Ville. Il assume la responsabilité de grandes institutions culturelles. Il organise et soutient des manifestations culturelles d'envergure, facilite les initiatives qui suscitent le débat citoyen et encourage la pratique culturelle grâce aux activités de ses institutions et services. Il est également en charge de l'informatique municipale et développe une nouvelle politique numérique qui soit responsable, inclusive, participative et innovante.

Responsable des secrétariats de direction à 80%

Votre mission et vos responsabilités

• Encadrer l'équipe des assistantes de la direction et de la réception, sous la responsabilité directe de l'administratrice, en organisant l'ensemble des activités du secteur sous responsabilité.
• Gérer l'ensemble des sollicitations à destination de la magistrate en charge du département dans les activités administratives de son secrétariat de Présidence (agenda, correspondance, gestion des rendez-vous, invitations, déplacements…).
• Organiser et traiter le suivi administratif des séances du Conseil administratif, préparer et inscrire des documents à l'ordre du jour hebdomadaire, assurer le suivis des décisions.
• Soutenir les secrétariats de direction des services du département, assurer les reporting et suivis administratifs du secteur et organiser divers événements.

Votre profil

• Être titulaire d'un Brevet fédéral d'assistant ou d'assistante de direction et justifier de plusieurs années d'expérience dans une fonction similaire.
• Disposer d'une expérience d'encadrement et de management d'une équipe administrative.
• Disposer d'excellentes connaissances du milieu politique et culturel genevois, avoir un sens aigu du service public et adopter une attitude empreinte de tact, de diplomatie et de discrétion.
• Faire preuve de flexibilité, d'organisation et d'autonomie dans le travail.
• Démontrer une bonne résistance au stress et une capacité à gérer les priorités.
• Collaborer efficacement au sein d'une équipe et s'inscrire dans une démarche orientée solutions.
• Maîtriser parfaitement l'expression orale et écrite en français et rédiger de manière autonome.
• Manifester une volonté d'accompagner et de former des apprenties ou apprentis.
• Utiliser avec aisance les outils bureautiques usuels (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.).

Le jour de congé peut être envisagé uniquement les mercredis ou les vendredis.

Conditions et procédure d'inscription

Délai d'inscription:17.09.2026

Entrée en fonction:à convenir

Classement de la fonction:Classe I de l'échelle des traitements

Dossier de candidature

Le dossier de candidature doit contenir les éléments suivants: lettre de motivation ; curriculum vitae détaillé ou, à défaut, formulaire "Demande d'emploi" complété (à télécharger sur notre site internet) ; copie des diplômes et certificats de travail ; photo récente (format passeport).

Dans sa volonté de lutter contre le chômage, la ville encourage les candidatures provenant de l'Office cantonal de l'emploi.

Suivi des postulations

En Ville de Genève, le processus de recrutement est décentralisé. Cela signifie que chaque service ou département est responsable du suivi des candidatures pour les postes qu'il propose. Un accusé de réception sera envoyé aux candidates et candidats.

Conditions d'engagement

Les employées et employés de la Ville de Genève doivent être domiciliées et domiciliés dans la zone de domiciliation autorisée et être au bénéfice d'un permis ou d'une autorisation de travail valable.

Plus d'informations sur les conditions de travail de la Ville de Genève: https://www.geneve.ch/emploi