Responsable des secrétaires du Service de psychiatrie de liaison

CHUV (Centre hospitalier universitaire vaudois); Vaud; On-site; CHF 80,000 - 105,000; Full time

Benefits offered by this job

Prestations sociales

13e salaire

25 jours de vacances

Congé maternité et paternité

Aide au logement

Job summary

CHUV, Centre hospitalier universitaire vaudois à Lausanne, recherche un-e responsable des secrétaires à 90% pour le Service de psychiatrie de liaison (PLI). Entrée possible dès le 1er janvier 2027 ou à convenir, CDI, sur le site de Lausanne.

Vous encadrerez une équipe et assurez le secrétariat des médecins et soignants, tout en coordonnant les activités des secrétariats médicaux et en soutenant les remplacements.

Qualifications

• Maîtrise du français à l’oral et à l’écrit etaptitude au travail en équipe
• Expérience d’au moins cinq ans dans un poste similaire, dont trois ans en gestion d’équipe
• Maîtrise avancée des outils bureautiques et connaissance des outils institutionnels serait un atout

Responsibilities

• Assurer le secrétariat d’une équipe de médecins, d’infirmiers et d’assistants sociaux et veiller à la transmission des informations
• Encadrer les secrétaires, établir les plannings, organiser les remplacements et assurer les remplacements sur les sites
• Coordonner les activités des secrétariats médicaux et des desks et planifier les réunions et les tâches administratives
• Apporter un soutien administratif en cas d’absence des secrétaires et accueillir les patients et archiver les dossiers médicaux

Skills

Français courant

Gestion d'équipe

Organisation et priorités

Education

CFC d’employé-e de commerce

Diplôme de secrétaire médical-e

Diplôme ou certificat en conduite d’équipe

Job description

Le Département de psychiatrie recherche un-e responsable des secrétaires à un taux d’activité de 90%, en contrat à durée indéterminée, pour le Service de psychiatrie de liaison (PLI), à Lausanne. La date d’entrée en fonction est prévue dès le 1er janvier 2027 ou à convenir.

Contexte

Le Centre hospitalier universitaire vaudois (CHUV) est l'un des cinq hôpitaux universitaires suisses. Grâce à sa collaboration avec la Faculté de biologie et de médecine de l'Université de Lausanne et l'EPFL, le CHUV joue un rôle de premier plan dans les domaines des soins médicaux, de la recherche médicale et de la formation.

Le Service de psychiatrie de liaison (PLI) répond aux demandes de prise en charge psychiatrique des patients hospitalisés au CHUV. Il comprend également une Unité d’accueil des urgences psychiatriques pour la population de Lausanne et sa région, la direction de la Cellule psychologique vaudoise (CPV) ainsi que le Centre vaudois anorexie boulimie (abC), qui propose des prestations ambulatoires et de centre de jour à Lausanne et un volet hospitalier à l’Hôpital de Saint-Loup des Établissements hospitaliers du Nord vaudois (eHnv.)

Mission

• Vous assurez le secrétariat d’une équipe de médecins, d’infirmiers et d’assistants sociaux :
  • Vous veillez à la transmission des informations, y compris aux autres institutions et professionnels
  • Vous gérez et suivez les documents (lettres de convocation, rapports AI, etc.) et contrôlez les prestations saisies par le personnel soignant
• Vous encadrez les secrétaires sous votre responsabilité :
  • Vous établissez les plannings, organisez les remplacements et assurez les remplacements sur les différents sites en cas d’absence imprévue
  • Vous organisez l’accueil et la formation des nouveaux collaborateurs et collaboratrices
  • En collaboration avec la responsable des secrétaires du Département de psychiatrie, vous participez aux entretiens d’engagement, établissez et actualisez les cahiers des charges et conduisez les entretiens d’appréciation
• Vous coordonnez les activités des secrétariats médicaux et des desks :
  • Vous planifiez et coordonnez les tâches administratives des équipes et organisez des réunions périodiques
  • Vous veillez au respect des directives institutionnelles dans l’ensemble des activités
• Vous apportez un soutien administratif en cas d’absence des secrétaires :
  • Vous accueillez et orientez les patients, assurez les tâches courantes du secrétariat et archivez les dossiers médicaux.

Profil

• Vous êtes titulaire d’un CFC d’employé-e de commerce ou d’une formation jugée équivalente, idéalement complétée par un diplôme de secrétaire médical-e
• Vous êtes titulaire d’un diplôme ou certificat en conduite d’équipe
• Vous bénéficiez d’au moins cinq ans d’expérience dans un poste similaire, dont trois ans au minimum dans la gestion d’équipe
• Vous maîtrisez parfaitement le français à l’oral et à l’écrit ; la connaissance d’une langue étrangère constitue un atout
• Vous disposez d’une maîtrise avancée des outils bureautiques ; la connaissance des outils institutionnels constitue un atout
• Vous savez évoluer au sein d’une équipe pluridisciplinaire, adapter votre communication et faire preuve d’entraide et de collaboration
• Vous faites preuve de flexibilité, d’un bon sens de l’organisation et des priorités, ainsi que de capacités d’analyse et de synthèse
• Vous connaissez les structures et le fonctionnement des services de l’État de Vaud ainsi que les instances parapubliques en lien avec les activités du service et de la psychiatrie.

Nous offrons

Devenir une collaboratrice ou un collaborateur du Centre hospitalier universitaire vaudois, c'est l'assurance de bénéficier:

• De prestations sociales de premier ordre, d'un congé paternité de 20 jours et d'un congé maternité de 4 mois (avec possibilité d’un mois supplémentaire de congé d’allaitement)
• D'une progression salariale régulière et adaptée aux responsabilités
• D’un 13ème salaire et de 25 jours de vacances par année
• D'un droit à trois jours de formation minimum par année, avec l’accès à une offre variée au sein du Centre des Formations du CHUV et des centres de formation partenaires de l'Etat de Vaud
• D'un accès facilité à l'un des 500 logements meublés proposés dans les quartiers environnants pour les personnes qui s'installent en Suisse depuis l'étranger
• D’avantages sociaux, culturels et économiques offerts aux membres de l’association H-Oxygène
• D’avantages proposés dans le cadre du plan de mobilité (rabais sur les abonnements des transports publics, promotion des véhicules «Mobility» et rabais sur l’achat de vélos électriques)
• De restaurants d'entreprise de qualité hôtelière, dans chacun des bâtiments hospitaliers avec des tarifs préférentiels.

Contact et envoi de candidature

Contact pour informations sur la fonction :Madame Chantal Glur, responsable des secrétaires du Département de Psychiatrie, tél. : [phone]

Dans le cadre du processus de recrutement pour ce poste, en cas d'engagement, il sera nécessaire de nous fournir un extrait du casier judiciaire original.Il vous sera également demandé de présenter vos diplômes originaux ainsi qu’une pièce d’identité.

Le CHUV applique les exigences de qualité les plus élevées dans le cadre de ses processus de recrutement. En outre, soucieux de promouvoir la diversité de nos collaboratrices et collaborateurs, nous sommes attentifs aux différents parcours de vie et mettons tout en œuvre pour garantir l’égalité de traitement et éviter toute discrimination. Nous nous réjouissons de recevoir votre candidature.