Secrétaire de desk pour le Service de dermatologie

CHUV (Centre hospitalier universitaire vaudois); Vaud; On-site; CHF 60,000 - 85,000; Part time

Benefits offered by this job

13ème salaire

25 jours de vacances

Formation continue (3 jours/an)

Logement meublé possible

Avantages H-Oxygène et mobilité

Job summary

Le CHUV recrute un-e secrétaire de desk à 80–100% en CDI, pour une entrée en fonction le 15 février 2027. Vous assurez l’accueil, la gestion administrative des dossiers, la coordination des rendez-vous et le suivi des courriels et appels, au sein du desk de la policlinique, en rotation sur les desks dermatologie ambulatoire et hospitalier.

Profil recherché: CFC d’employé-e de commerce et environ 2 ans d’expérience, maîtrise du français et de la suite Office, sens du service et travail en équipe.

Qualifications

• Vous êtes titulaire d’un CFC d’employé-e de commerce ou d’un titre équivalent.
• Vous bénéficiez d’environ 2 ans d’expérience dans une fonction similaire.
• Vous êtes dynamique, flexible, ponctuel-le et doté-e d’un excellent sens du service.
• Vous faites preuve de sens des responsabilités, de rigueur et de proactivité.
• Vous disposez d’une excellente résistance au stress et appréciez le travail en équipe.
• Vous maîtrisez parfaitement le français et possédez une excellente orthographe.
• Vous maîtrisez les outils bureautiques courants (suite Microsoft Office).
• Vous connaissez les outils spécifiques du CHUV, un atout.

Responsibilities

• Vous assurez un accueil professionnel et bienveillant des patients en consultation ambulatoire.
• Vous garantissez une gestion administrative rigoureuse des dossiers patients.
• Vous gérez les appels téléphoniques et les courriels avec efficacité et diplomatie.
• Vous organisez et coordonnez la prise de rendez-vous pour les consultations et chirurgies ambulatoires.
• Vous mettez à jour, suivez et veillez à la bonne tenue des dossiers.
• Vous préparez les dossiers en vue de leur archivage.
• Vous contribuez activement au bon fonctionnement administratif de la consultation ambulatoire.

Skills

Accueil professionnel

Gestion administrative

Maîtrise Office

Gestion appels/courriels

Prise de rendez-vous

Rigueur

Esprit d'équipe

Orthographe irréprochable

Français impeccable

Education

CFC d’employé-e de commerce

Titre équivalent

Tools

Suite Microsoft Office

Outils CHUV (atout)

Job description

Le Service de dermatologie et vénéréologie du CHUV recrute un-e secrétaire de desk à 80%–100%, en CDI, pour une entrée en fonction au 15 février 2027.

Contexte

Le Centre hospitalier universitaire vaudois (CHUV) est l’un des 5 hôpitaux universitaires suisses. Grâce à sa collaboration avec la Faculté de biologie et médecine de l’Université de Lausanne et l’EPFL, il joue un rôle de pointe dans les domaines des soins médicaux, de la recherche et de la formation.

Rattaché au Département de médecine, le Service de dermatologie et vénéréologie est une référence dans la prise en charge des maladies de la peau, des ongles et des cheveux. Il propose des consultations et chirurgies ambulatoires, des traitements spécialisés, des analyses de laboratoire (mycologie, histopathologie) ainsi qu’une prise en charge hospitalière.

Le service se distingue par une approche pluridisciplinaire centrée sur le-la patient-e et une pratique clinique d’excellence soutenue par les dernières avancées de la recherche médicale.

Dans un contexte de départ à la retraite, le service recrute un-e secrétaire de desk.

Le poste est rattaché au-à la responsable du desk de la policlinique.

Mission

Vous appréciez le contact humain, la polyvalence et les environnements dynamiques ? Rejoignez notre équipe.

En collaboration étroite avec l’équipe administrative du desk de la policlinique (environ 10 collaborateur-trice-s), vous intervenez en rotation sur l’ensemble des activités administratives des desks du service (dermatologie ambulatoire générale et spécialisée, secteur hospitalier).

À ce titre :

• Vous assurez un accueil professionnel et bienveillant des patients en consultation ambulatoire
• Vous garantissez une gestion administrative rigoureuse des dossiers patients
• Vous gérez les appels téléphoniques et les courriels avec efficacité et diplomatie
• Vous organisez et coordonnez la prise de rendez-vous pour les consultations et chirurgies ambulatoires
• Vous mettez à jour, suivez et veillez à la bonne tenue des dossiers
• Vous préparez les dossiers en vue de leur archivage
• Vous contribuez activement au bon fonctionnement administratif de la consultation ambulatoire.

Profil

• Vous êtes titulaire d’un CFC d’employé-e de commerce ou d’un titre jugé équivalent
• Vous bénéficiez d’environ 2 ans d’expérience dans une fonction similaire
• Vous êtes dynamique, flexible, ponctuel-le et doté-e d’un excellent sens du service
• Vous faites preuve de sens des responsabilités, de rigueur et de proactivité
• Vous disposez d’une excellente résistance au stress et appréciez le travail en équipe
• Vous maîtrisez parfaitement le français et possédez une excellente orthographe
• Vous maîtrisez les outils bureautiques courants (suite Microsoft Office)
• Vous connaissez les outils spécifiques du CHUV, un atout.

Nous offrons

Devenir une collaboratrice ou un collaborateur du Centre hospitalier universitaire vaudois, c'est l'assurance de bénéficier:

• De prestations sociales de premier ordre, d'un congé paternité de 20 jours et d'un congé maternité de 4 mois (avec possibilité d’un mois supplémentaire de congé d’allaitement)
• D'une progression salariale régulière et adaptée aux responsabilités
• D’un 13ème salaire et de 25 jours de vacances par année
• D'un droit à trois jours de formation minimum par année, avec l’accès à une offre variée au sein du Centre des Formations du CHUV et des centres de formation partenaires de l'Etat de Vaud
• D'un accès facilité à l'un des 500 logements meublés proposés dans les quartiers environnants pour les personnes qui s'installent en Suisse depuis l'étranger
• D’avantages sociaux, culturels et économiques offerts aux membres de l’association H-Oxygène
• D’avantages proposés dans le cadre du plan de mobilité (rabais sur les abonnements des transports publics, promotion des véhicules «Mobility» et rabais sur l’achat de vélos électriques)
• De restaurants d'entreprise de qualité hôtelière, dans chacun des bâtiments hospitaliers avec des tarifs préférentiels.

Contact pour informations sur la fonction : Monsieur Ludovic Muller, réceptionniste, tél. : [phone]

Le CHUV applique les exigences de qualité les plus élevées dans le cadre de ses processus de recrutement. En outre, soucieux de promouvoir la diversité de nos collaboratrices et collaborateurs, nous sommes attentifs aux différents parcours de vie et mettons tout en œuvre pour garantir l’égalité de traitement et éviter toute discrimination. Nous nous réjouissons de recevoir votre candidature.