Projektmanagement-Office

SimplyVision GmbH; Bern; Hybrid; CHF 120.000 - 160.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Hybrid-Arbeit möglich

Standort Bern

Zusammenfassung

SimplyVision GmbH in Bern sucht mehrere erfahrene PMOs (m/w/x) für ein langfristiges IT-Transformationsprogramm mit Fokus auf Qualitäts- und Risikomanagement. Die Stelle ist hybrid in Bern, mit mindestens 3 Tagen vor Ort.

Sie berichten an die Programmebene und koordinieren Governance, Berichtswesen, Dokumentation und Stakeholder-Kommunikation im Multiprojektkontext. 100%-Stelle, Schweizer Payroll.

Qualifikationen

• Nachweisbare PMO-Erfahrung in komplexen ICT-/ Digitalisierungsprojekten.
• Fundierte Kenntnisse im Aufbau von Qualitäts- und Risikomanagementsystemen.
• Erfahrung mit SAFe- oder skalierbaren agilen Umfeldern.
• Exzellente Dokumentations- und Berichtskenntnisse.
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Beratungsstärke.

Aufgaben

• Leitung des Projektberichtswesens und saubere Projektdokumentation.
• Erstellung von QS- und Risikoberichten sowie Abnahmeprotokollen.
• Entwicklung und Etablierung eines ICT-Qualitätsmanagementsystems.
• Organisation von Quality Gates und Phasenfreigaben in Abstimmung mit Armasuisse.
• Risikomanagement in der Multiprojektorganisation inkl. Tracing von Maßnahmen.

Kenntnisse

PMO-Erfahrung

Qualitätsmanagement

Risikomanagement

Dokumentation

Beratungskompetenz

Tools

Jira

Confluence

Jobbeschreibung

Für ein langfristiges IT-Transformationsprogramm in Bern suchen wir mehrere erfahrene Projektmanagement Officer (PMO) (m/w/x) mit verschiedenen Fokusrichtungen (s.u.):

• Laufzeit: 01.12.2026 – 30.11.2028
• Workload: 100 %
• Standort: Bern, Hybrid möglich – mindestens 3 Tage/Woche onsite
• Vertragsmodell: Schweizer Payroll, kein Freelancing möglich

Fokusrichtung 1: 044

Zur Verstärkung des Programms wird eine erfahrene Persönlichkeit als Projektmanagement Officer (PMO) mit Schwerpunkt Qualitäts- und Risikomanagement gesucht. In dieser Funktion stellen Sie die methodische und qualitätsbezogene Governance über die gesamte Multiprojektorganisation sicher.

Ihre Hauptaufgaben

• Projektberichtswesen & Dokumentationsverwaltung: Übernahme der Leitung des gesamten Projektberichtswesens und saubere Verwaltung der Projektdokumentation.
• QS-Berichterstattung & Abnahmen: Erstellung von Qualitäts- (QS-) und Risikoberichten sowie Verfassen von Abnahmeprotokollen.
• ICT-Qualitätsmanagementsystem (QMS): Entwicklung und Etablierung eines ICT-Qualitätsmanagementsystems.
• Quality Gates & Methodik: Organisation und Durchführung von Quality Gates zur Überprüfung der Projektmanagementmethodik.
• QM-Planung & Phasenfreigaben: Erstellung und laufende Führung eines Qualitätsmanagementplans, Unterstützung bei Phasenfreigaben und enge Abstimmung mit Armasuisse in sämtlichen QM-Themen.
• Multiprojekt-Risikomanagement: Sicherstellung und methodische Führung des Risikomanagements innerhalb der gesamten Multiprojektorganisation.
• Risikoübersicht & Tracing: Erstellung, Pflege und Nachführung einer zentralen, konsolidierten Risikoübersicht.
• Risikoharmonisierung: Harmonisierung und Abgleich der Risiken zwischen der Projektorganisation und dem Einsatz IKT.
• Beratung & Massnahmentracking: Aktive Beratung der Projektleiter (PL) und Teilprojektleiter (TPL) im Risikomanagement sowie Nachverfolgung und Tracing vereinbarter Risikominderungsmassnahmen.

Erforderliche Qualifikationen & Anforderungen

• Erfahrung: Nachweisbare Praxis als PMO mit ausgewiesener Expertise im Qualitäts- und Risikomanagement komplexer ICT- und Digitalisierungsvorhaben (vorzugsweise in einem skalierten agilen Umfeld / SAFe).
• QM- & ICT-Kompetenz: Erfahrung im Aufbau von ICT-Qualitätsmanagementsystemen, in der Definition und Durchführung von Quality Gates sowie der Begleitung von Phasenfreigaben.
• Risikomanagement: Fundierte Kenntnisse im Aufbau und Betrieb von Risikomanagementsystemen in Multiprojektorganisationen sowie beim Tracing von Massnahmen.
• Dokumentation & Berichtswesen: Exzellente Fähigkeiten im Verfassen von QS-Berichten, Abnahmeprotokollen, Entscheidungs- und Freigabeunterlagen.
• Soft Skills: Beratungskompetenz gegenüber Projekt- und Teilprojektleitenden, Durchsetzungsstärke, hohe Genauigkeit und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten.

Fokusrichtung 2: 042

Zur Unterstützung des Managements, der Geschäftsbereichsleitung (GBL) und der Governance wird eine versierte Persönlichkeit für die Rolle des Projektmanagement Officer (PMO) gesucht.

Ihre Hauptaufgaben

• Organisation & Administration: Bereitstellung organisatorischer und administrativer Grundlagen für das Management-Team.
• Agile Zeremonien: Vorbereitung, Koordination und Dokumentation von Program Increment (PI) Plannings sowie weiteren zentralen Programm-Zeremonien.
• System- & Datenpflege: Vollständige und laufende Pflege des Berichtswesens sowie der Dokumentations- und Projektwerkzeuge (Jira und Confluence).
• Kommunikation & Postfach: Zentrale Organisation von Informationen/Dokumentationen, Bewirtschaftung des zentralen Teampostfachs sowie Sicherstellung der Abstimmung mit Lieferanten als zentraler Ansprechpartner.

2. Unterstützung Management & Geschäftsbereichsleitung (LO-02)

• Management-Support: Unterstützung der Geschäftsbereichsleitung (GBL) bei Organisation, Koordination und Nachverfolgung von Terminen, Aufgaben, Entscheidungen und Pendenzen.
• Entscheidungsgrundlagen & Präsentationen: Aufbereitung, Strukturierung und Konsolidierung von Entscheidungsvorlagen, Managementinformationen und Präsentationen.
• Informationsfluss & Stakeholder-Koordination: Sicherstellung eines strukturierten Informationsflusses innerhalb der Organisation und gezielte Einbindung relevanter Stakeholder.
• Train Alignment Boards: Vorbereitung, Dokumentation und Nachverfolgung von Massnahmen aus den Train Alignment Boards.
• Ressourcen-, Liefer- & Kostencontrolling: Transparente und aktuelle Planung von Ressourcen und Kapazitäten; kontinuierliche Pflege von Vorgehensplänen, Lieferobjekten, Terminen und Kosten.
• Change- & Qualitätsmanagement: Vollständiges Erfassen, Dokumentieren und Nachverfolgen von Anträgen und Change Requests; transparente Ausweisung von Abweichungen und Dokumentation von Korrekturmassnahmen.

Erforderliche Qualifikationen & Anforderungen

• Erfahrung: Nachweisbare Berufserfahrung als PMO in komplexen IKT-Projekten, vorzugsweise in einem skalierten agilen Umfeld (SAFe).
• Tool-Kenntnisse: Sichere Beherrschung von Jira und Confluence für das Berichtswesen, die Dokumentenablage und das Aufgaben-Tracking.
• Methoden- & Governance-Kompetenz: Erfahrung in der Aufbereitung von Management-Entscheidungsgrundlagen, Kapazitäts- und Ressourcenplanung, Change Management sowie dem Verfolgen von Governance-Prozessen (z. B. Train Alignment Boards, PI Plannings).
• Persönliche Stärken: Strukturierte Arbeitsweise, hohe Selbstständigkeit, hervorragende Kommunikationsfähigkeiten und Verlässlichkeit im Stakeholder-Management.

Fokusrichtung 3: 022

Ihre Hauptaufgaben

1. Administrative Unterstützung für PL / Business Owner (LO-01)

• Unterstützung der Projekt-, Programm- und Portfolioleitung bei sämtlichen Planungs-, Erfassungs-, Monitoring- und Informationsaufgaben.
• Aktives Kalender- und E-Mail-Management (MS Outlook).

2. PMO-Unterstützung der Projektarbeit (LO-02)

• Organisation, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Progressmeetings.
• Erstellung von Präsentationsunterlagen für Projektgremien.
• Verfassen von präzisen Sitzungsprotokollen und Nachverfolgung vereinbarter Pendenzen.

3. Tool-Gesteuerter Administrativer Support (LO-03)

• SharePoint & Confluence: Erstellung von Bereichen, Pflege des Berechtigungsmanagements und kontinuierliche Datenpflege.
• Acta Nova (GEVER): Erstellung von Ablagebereichen, Pflege von Zugriffsrechten und ordnungsgemässe Geschäftsverwaltung/Datenpflege.
• Aktive Führung und Aktualisierung des Risikomanagement-Logs (QRM).
• Zeitgerechtes Tracking und Nachverfolgung von Projektmassnahmen.
• Erstellung und Aufbereitung von Finanzreportings zur Projektsteuerung.

5. Dokumentations- & Entscheidungsgrundlagen-Management (LO-05)

• Erstellung von Fachdokumentationen, Auswertungen, Diagrammen und Konzepten.
• Erarbeitung und Bereitstellung von Vorlagen, Checklisten und Anleitungen im PMO-Umfeld.
• Aufbereitung transparenter Entscheidungsgrundlagen für die Projektleitung.
• Durchführung von Qualitäts- und Formreviews bei Dokumenten und Präsentationen.

Erforderliche Qualifikationen & Anforderungen

• Erfahrung: Nachweisbare Berufserfahrung als PMO / Project Support in komplexen IKT- oder Digitalisierungsprojekten.
• Tool-Kenntnisse (Essentiell): Fundierte Anwenderkenntnisse in:
• SharePoint & Confluence (Bereichs- & Rechteverwaltung)
• Acta Nova / GEVER (Elektronische Geschäftsverwaltung)
• Methodenkompetenz: Erfahrung in Risikomanagement (QRM), Massnahmentracking, Finanzcontrolling und dem Verfassen von Entscheidungsvorlagen.
• Arbeitsweise & Soft Skills: Hohe Organisationsfähigkeit, Präzision, Selbstständigkeit und starke Kommunikationskompetenz.