PROJECT & EXECUTIVE COORDINATOR EVENT 70 - 80%

Special Olympics World Winter Games Switzerland 2029 Local Organizing Committee; Chur; Hybrid; CHF 70.000 - 90.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible Arbeitsformen

Sinnstiftende Tätigkeit

Teamorientiertes Umfeld

Zusammenfassung

Special Olympics World Winter Games Switzerland 2029 Local Organizing Committee sucht eine erfahrene Führungspersönlichkeit für die Position des Project & Executive Coordinator Event. Die Stelle ist 70-80% und hybrid in Chur/Zürich; Eintritt nach Vereinbarung; befristet bis 30. Juni 2029.

Zu den Aufgaben gehören zentrale Leitung, Koordination komplexer Abläufe, Deadlines-Management, Meetings-Vorbereitung und Stakeholder-Kommunikation.

Qualifikationen

• Kaufmännische Grundausbildung oder gleichwertige Ausbildung.
• Weiterbildung im Bereich Betriebswirtschaft, Projektleitung, Eventmanagement oder Projektkoordination.
• Mehrjährige Erfahrung in Koordination und Projektorganisation, idealerweise in Non-Profit-Organisation oder im Eventumfeld.
• Sehr gute Kenntnisse der Microsoft 365 Anwendungspalette.
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie Englischkenntnisse in Wort und Schrift; Französischkenntnisse sind Plus.

Aufgaben

• Zentrale Führung und Koordination sowie Terminplanung für Generalsekretariat und Gesamtorganisation.
• Steuerung komplexer Abläufe sowie Vernetzung notwendiger Anspruchsgruppen (Leitzentrale).
• Sicherstellung und Einhaltung wichtiger Fristen und Meilensteine.
• Nachverfolgung von Aufgaben, Entscheidungen und Deadlines sowie frühzeitiges Aufzeigen von Handlungsbedarf.
• Vorbereitung, Koordination und Nachbereitung von Meetings und Entscheidungsgrundlagen.
• Sicherstellung und Steuerung eines reibungsloses Informationsflusses zwischen den Bereichen und relevanten Stakeholdern.
• Führung und Pflege zentraler Planungs-, Termin- und Organisationsinstrumente.
• Koordination und Planung organisationsweite Termine, Sitzungen und Workshops.
• Bindeglied nationaler und internationaler Partnerorganisationen bei administrativen Anliegen der Organisation.
• Pflege und Weiterentwicklung zentraler Organisationsdokumente, Ablagestrukturen.
• Unterstützung im Bewerbungsmanagement sowie bei Rekrutierungsprozessen.

Kenntnisse

Microsoft 365

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Französischkenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische Grundausbildung

Weiterbildung in Betriebswirtschaft/Projektleitung/Eventmanagement/Projektkoordination

Jobbeschreibung

Wir suchen dich!

Steht für dich der Mensch im Zentrum? Bist du eine erfahrene Führungspersönlichkeit, die einen etwas anderen Job sucht? Hast du Eventblut in den Adern? Dann bist du bei uns richtig. 2029 führt die Schweiz die Special Olympics World Winter Games durch. Diese finden alle vier Jahre statt und sind mit rund 2 500 Teilnehmenden weltweit der zweitgrösste Multisport-Winteranlass. In neun Sportarten messen sich Menschen mit kognitiver Beeinträchtigung während 9 Tagen an drei Standorten in Graubünden. Für die World Winter Games Switzerland 2029 wurde ein gemeinnütziger Verein mit Sitz in Chur gegründet, welcher mit seiner rollenbasierenden Organisationsform für die Umsetzung der National Winter Games 2028 und der World Winter Games 2029 verantwortlich ist. Für das Gelingen suchen wir aktuell die passende Person für folgende Stelle:

PROJECT & EXECUTIVE COORDINATOR EVENT 70-80% Arbeitsort Chur, Zürich, hybrid Eintritt nach Vereinbarung, befristete Anstellung bis 30. Juni 2029

Deine Aufgaben

• Zentrale Führung und Koordination sowie Terminplanung für das Generalsekretariat und die Gesamtorganisation
• Steuerung komplexer Abläufe sowie Vernetzung notwendiger Anspruchsgruppen (Leitzentrale)
• Sicherstellung und Einhaltung wichtiger Fristen und Meilensteine
• Nachverfolgung von Aufgaben, Entscheiden und Deadlines sowie frühzeitiges Aufzeigen von Handlungsbedarf
• Vorbereitung, Koordination und Nachbereitung von Meetings und Entscheidungsgrundlagen
• Sicherstellung und Steuerung eines reibungsloses Informationsflusses zwischen den Bereichen und relevanten Stakeholdern
• Führung und Pflege zentraler Planungs-, Termin- und Organisationsinstrumente
• Koordination und Planung organisationsweite Termine, Sitzungen und Workshops
• Bindeglied nationaler und internationaler Partnerorganisationen bei administrativen Anliegen der Organisation
• Pflege und Weiterentwicklung zentraler Organisationsdokumente, Ablagestrukturen
• Unterstützung im Bewerbungsmanagement sowie bei Rekrutierungsprozessen

Dein Profil

• Kaufmännische Grundausbildung oder gleichwertige Ausbildung
• Weiterbildung im Bereich Betriebswirtschaft, Projektleitung, Eventmanagement oder Projektkoordination
• Mehrjährige Erfahrung in Koordination und Projektorganisation. Vorteilhaft in einer Non-Profit-Organisation oder im Eventumfeld
• Sehr gute Kenntnisse der gesamten Microsoft-365-Anwendungspalette
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Gute mündliche Sprachkenntnisse in Französisch, jede weitere Sprache ist ein Plus
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit sowie eine strukturierte, selbständige und vorausschauende Arbeitsweise
• Ausgezeichnete Fähigkeiten Prioritäten zu setzen, frühzeitiges Erkennen von Handlungsbedarf sowie freundliche Hartnäckigkeit
• Vernetzte und lösungsorientierte Denkweise sowie Troubleshooting-Kompetenz, um Herausforderungen pragmatisch und effizient zu meistern
• Hohe Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und Diskretion
• Teamorientierte Persönlichkeit mit einer ausgeprägten Dienstleistungsmentalität sowie Freude an bereichsübergreifender Zusammenarbeit mit verschiedenen Anspruchsgruppen und Menschen

Warum wir?

• Die einmalige Chance, einen internationalen Grossanlass von der Planung bis zur Durchführung aktiv mitzugestalten
• Du arbeitest in einem engagierten Team mit kurzen Entscheidungswegen und erhältst die Möglichkeit, Verantwortung zu übernehmen und die Organisation nachhaltig mitzugestalten
• Die Möglichkeit bereichsübergreifend mit unterschiedlichsten Fachpersonen zusammenzuarbeiten
• Eine abwechslungsreiches und dynamisches Arbeitsumfeld mit vielfältigen Aufgaben
• Eine sinnstiftende Tätigkeit mit sichtbarer Wirkung
• Viel Eigenverantwortung sowie Raum für Ideen und Verbesserungen
• Flexible Arbeitsformen und zeitgemässe Anstellungsbedingungen
• Ein motiviertes und engagiertes Team mit kurzen Entscheidungswegen

Kontaktinformation

Für Fragen steht dir Beat Ritschard, Generalsekretär ([e-mail]) gerne zur Verfügung.