Programmkoordinator/in Administration 50–70%

Universitäts-Kinderspital Zürich - Eleonorenstiftung; Zürich; On-site; CHF 70,000 - 90,000; Full time

Job summary

Universitäts-Kinderspital Zürich - Eleonorenstiftung sucht eine n administrative Koordinationsexpertin/en zur Unterstützung der Programmkoordination im operativen Tagesgeschäft. Sie koordinieren Termine, organisieren Sitzungen und verantworten die logistische Planung von Workshops und Veranstaltungen.

Es erwarten Sie eine strukturierte Arbeitsweise, sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse sowie Erfahrung im Gesundheits- oder Forschungsumfeld.

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung in einem relevanten Bereich; Berufseinsteiger möglich.
• Erste Berufserfahrung in einer administrativen Funktion ist vorteilhaft, idealerweise im Hochschul-/Forschungsumfeld.
• Freude an organisatorischen Aufgaben und Bereitschaft, sich in verschiedene administrative Abläufe einzuarbeiten.
• Erfahrung in Organisation/Koordination von Terminen, Sitzungen oder Veranstaltungen ist von Vorteil.
• Grundverständnis für administrative Finanzprozesse oder Bereitschaft, sich einzuarbeiten.
• Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise und gutes Organisationstalent.
• Gute Kommunikationsfähigkeit, Zuverlässigkeit und Dienstleistungsorientierung.
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Responsibilities

• Administrative Unterstützung im operativen Tagesgeschäft der Programmkoordination.
• Koordination interner/externer Termine sowie Organisation von Programm-, Arbeitsgruppen- und Sitzungen.
• Pflege von Pendenzen- und Terminlisten, aktuell halten.
• Logistische Planung von Workshops/Meetings/Veranstaltungen (Raum, Technik, Catering, Teilnehmendenmanagement).
• Strukturierte Ablage und Pflege von Programmunterlagen, Verträgen und Korrespondenz.
• Unterstützung der Finanzprozesse (Rechnungsbearbeitung, Spesenabrechnungen, Belege, Zahlungsprozesse).
• Administrative Unterstützung im Vertragswesen: Unterlagen, Unterschriften, Fristenablage.
• Aktualisierung von Kontakt-, Verteiler- und Teilnehmendenlisten; Informationsversand.
• Ideen zur Weiterentwicklung administrativer Abläufe und Ablagestrukturen einbringen.
• Zusammenarbeit mit internen/externen Partnern und Fachstellen.

Skills

Organisationstalent

Terminkoordination

Kommunikation

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

MS Office

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Excel

Job description

Universitäts-Kinderspital Zürich - Eleonorenstiftung sucht eine n administrative Koordinationsexpertin/en zur Unterstützung der Programmkoordination im operativen Tagesgeschäft. Sie koordinieren Termine, organisieren Sitzungen und verantworten die logistische Planung von Workshops und Veranstaltungen.

Es erwarten Sie eine strukturierte Arbeitsweise, sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse sowie Erfahrung im Gesundheits- oder Forschungsumfeld.