Administrative Assistentin Programmsekretariat (m/w/d) (50-70 %)

Universitäts-Kinderspital Zürich - Eleonorenstiftung; Zürich; Sur place; CHF 70 000 - 90 000; Plein temps

Résumé du poste

Universitäts-Kinderspital Zürich - Eleonorenstiftung sucht eine n administrative Koordinationsexpertin/en zur Unterstützung der Programmkoordination im operativen Tagesgeschäft. Sie koordinieren Termine, organisieren Sitzungen und verantworten die logistische Planung von Workshops und Veranstaltungen.

Es erwarten Sie eine strukturierte Arbeitsweise, sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse sowie Erfahrung im Gesundheits- oder Forschungsumfeld.

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung in einem relevanten Bereich; Berufseinsteiger möglich.
• Erste Berufserfahrung in einer administrativen Funktion ist vorteilhaft, idealerweise im Hochschul-/Forschungsumfeld.
• Freude an organisatorischen Aufgaben und Bereitschaft, sich in verschiedene administrative Abläufe einzuarbeiten.
• Erfahrung in Organisation/Koordination von Terminen, Sitzungen oder Veranstaltungen ist von Vorteil.
• Grundverständnis für administrative Finanzprozesse oder Bereitschaft, sich einzuarbeiten.
• Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise und gutes Organisationstalent.
• Gute Kommunikationsfähigkeit, Zuverlässigkeit und Dienstleistungsorientierung.
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Responsabilités

• Administrative Unterstützung im operativen Tagesgeschäft der Programmkoordination.
• Koordination interner/externer Termine sowie Organisation von Programm-, Arbeitsgruppen- und Sitzungen.
• Pflege von Pendenzen- und Terminlisten, aktuell halten.
• Logistische Planung von Workshops/Meetings/Veranstaltungen (Raum, Technik, Catering, Teilnehmendenmanagement).
• Strukturierte Ablage und Pflege von Programmunterlagen, Verträgen und Korrespondenz.
• Unterstützung der Finanzprozesse (Rechnungsbearbeitung, Spesenabrechnungen, Belege, Zahlungsprozesse).
• Administrative Unterstützung im Vertragswesen: Unterlagen, Unterschriften, Fristenablage.
• Aktualisierung von Kontakt-, Verteiler- und Teilnehmendenlisten; Informationsversand.
• Ideen zur Weiterentwicklung administrativer Abläufe und Ablagestrukturen einbringen.
• Zusammenarbeit mit internen/externen Partnern und Fachstellen.

Connaissances

Organisationstalent

Terminkoordination

Kommunikation

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

MS Office

Formation

Kaufmännische Ausbildung

Outils

MS Office

Excel

Description du poste

Befristet für 2 Jahre

Deine Aufgaben

• Du unterstützt die Programmkoordination und Programmleitung administrativ und organisatorisch im operativen Tagesgeschäft.
• Die Koordination interner und externer Termine sowie die Organisation von Programm-, Arbeitsgruppen- und weiteren Sitzungen gehören zu deinem Aufgabenbereich.
• Pendenzen- und Terminlisten pflegst du sorgfältig und hältst sie stets aktuell.
• Bei der Organisation von Workshops, Meetings und weiteren Veranstaltungen übernimmst du die logistische Planung, einschliesslich Raumplanung, Technik, Catering und Teilnehmendenmanagement.
• Du sorgst für die strukturierte Ablage und Pflege von Programmunterlagen, Verträgen, Korrespondenz und weiteren administrativen Dokumenten.
• Im Finanzbereich unterstützt du administrative Prozesse, insbesondere die Rechnungsbearbeitung, Spesenabrechnungen, Zusammenstellung von Belegen und Vorbereitung von Zahlungsprozessen in Zusammenarbeit mit den zuständigen Fachstellen.
• Die administrative Unterstützung im Vertragswesen umfasst die Vorbereitung von Unterlagen, das Einholen von Unterschriften sowie die Ablage und Nachverfolgung von Fristen.
• Kontakt-, Verteiler- und Teilnehmendenlisten hältst du aktuell und pflegst diese sorgfältig.
• Du koordinierst die administrative Kommunikation mit internen und externen Partnern sowie Fachstellen und kümmerst dich um den Versand von Informationen, Unterlagen und Erinnerungen.
• Darüber hinaus bringst du deine Ideen zur Weiterentwicklung und Optimierung administrativer Abläufe, Vorlagen und Ablagestrukturen ein.

Dein Profil

• Abgeschlossene Ausbildung in einem für die Funktion relevanten Bereich, beispielsweise kaufmännische Ausbildung, Administration oder Gesundheitswesen; auch Berufseinsteiger:innen mit passendem Hintergrund sind willkommen
• Erste Berufserfahrung in einer administrativen oder organisatorischen Funktion ist von Vorteil, idealerweise im Gesundheitswesen, Hochschul-, Forschungs- oder wissenschaftlichen Umfeld
• Freude an organisatorischen Aufgaben sowie Interesse daran, sich in unterschiedliche administrative Abläufe und Themenbereiche einzuarbeiten
• Erste Erfahrung in der Organisation und Koordination von Terminen, Sitzungen oder Veranstaltungen ist von Vorteil
• Grundverständnis für administrative Finanzprozesse oder Bereitschaft, sich in Themen wie Rechnungsbearbeitung, Spesenabrechnungen und Zahlungsprozesse einzuarbeiten
• Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie gutes Organisationstalent
• Fähigkeit, verschiedene Aufgaben, Termine und Fristen im Blick zu behalten und Prioritäten zu setzen
• Freude an einer vielseitigen Schnittstellenfunktion und an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen internen und externen Partnern
• Gute Kommunikationsfähigkeit, Dienstleistungsorientierung und Zuverlässigkeit
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen; gute Excel-Kenntnisse sind von Vorteil
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Arbeitgeber Kinderspital Zürich

Das Kinderspital Zürich ist mit rund 3'000 Mitarbeitenden das grösste Universitäts-Kinderspital der Schweiz und eines der führenden Zentren für Kinder- und Jugendmedizin in Europa. Das Grösste am «Kispi» aber sind die Kleinen: Bis zu 100'000 Patientinnen und Patienten werden jährlich versorgt, in 47 Fachbereichen tun wir alles zu ihrem Wohl. Nicht nur modernste Geräte und höchste Qualität in der Behandlung werden am Kispi gross geschrieben, sondern auch ein gutes Gespür für Zwischenmenschliches. Neben dem gesamten kindermedizinischen und kinder-chirurgischen Spektrum bietet das Kinderspital auch ein einzigartiges Rehabilitationszentrum und ein Forschungszentrum.

Dein Bruttolohn liegt bei einem 100%-Pensum voraussichtlich zwischen 70'000 und 90'000 Franken pro Jahr.

Dr. sc. nat. Elisa Zimmermann
Research Manager Pediatric and Neonatal Intensive Care Unit
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Uta Golze
Administrative Program Coordinator Swiss Sepsis Program
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