Personal Assistant der Geschäftsführung (m/w/d) in Vollzeit

Makler Service AG; Schweiz; Remote; Vertraulich; Vollzeit

Zusammenfassung

Die Makler Service AG sucht eine Assistenz der Geschäftsführung, die eng mit den CEOs zusammenarbeitet und maßgebliche Beiträge zur Unternehmensentwicklung leistet. In einem dynamischen Umfeld erwarten Sie spannende Aufgaben wie die Koordination von Meetings und das Management von Dokumenten. Diese Position bietet Ihnen die Möglichkeit, in einem wachsenden Start-up mitzuwirken und die Immobilienbranche aktiv mitzugestalten, während Sie von einem vollkommen flexiblen und 100% Remote-Job profitieren.

Leistungen

Hohe Flexibilität

100% Remote-Job

Internationale Umgebung

Regelmäßige Teamtage und Workations

Qualifikationen

• Sehr gute Englisch- und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Digitale Affinität zu Tools wie Google Workspace, Notion, ChatGPT.
• Eigenverantwortliches Arbeiten mit einer proaktiven Einstellung.

Aufgaben

• Koordination von Terminen und Kommunikation mit Partnern.
• Dokumentenmanagement und Reiseplanung.
• Erstellung von SOPs zur Optimierung interner Prozesse.

Kenntnisse

Kommunikation

Proaktivität

Teamarbeit

Ausbildung

Erfahrung in ähnlicher Rolle

Tools

Google Workspace

Notion

ChatGPT

Jobbeschreibung

Die Makler Service AG mit Sitz in der Schweiz und Zweigstelle in Dubai ist führend in der Weiterbildung für Immobilienmakler im deutschsprachigen Raum. Mit unseren Marken Immobilien-Makler-Akademie und Maklersprechstunde (Makler-Community) setzen wir neue Standards in der Branche.

InvestDubai erweitert unser Portfolio um einen klaren Fokus auf Internationalisierung – und ermöglicht Immobilienmaklern aus dem DACH-Raum den einfachen und professionellen Einstieg in den Immobilienmarkt der Vereinigten Arabischen Emirate (Dubai).

Als direkte Assistenz der Geschäftsführung arbeitest du eng mit den beiden CEOs zusammen, unterstützt bei zentralen Aufgaben und bekommst tiefe Einblicke in alle Bereiche eines dynamisch wachsenden Start-ups – von Strategie über Produktentwicklung bis hin zu internationalen Geschäftsreisen und Events. Dein Beitrag hilft mit, unseren hohen Anspruch an Effizienz, Kreativität und Kundenorientierung in die tägliche Praxis umzusetzen.

Aufgaben

• Koordination: Schnittstelle zu Geschäftspartnern, Kunden und Dienstleistern – schriftlich & mündlich
• Kommunikation: Verfassen, Vorbereiten und Beantworten von E-Mails (auch im Namen der Geschäftsführung)
• Termin Koordination: Terminierung und Koordination von Meetings und Veranstaltungen (Offline bzw. Online über Zoom, etc.)
• Standard Operating Procedures (SOPs): Strukturierung und Optimierung interner Prozesse sowie Erstellung klarer Dokumentationen, damit Teammitglieder Aufgaben effizient, einheitlich und nachvollziehbar umsetzen können.
• Dokumentenmanagement: Organisieren und Bereitstellen von Schulungsunterlagen, Verträgen, Zertifikaten, ...
• Reiseplanung: Buchung von Flügen, Hotels & Restaurants (auch mit Fokus auf Membership-Programme wie z.B. Meilen, Punkte, Upgrades)

Qualifikation

• Du bist Digital Native: Tools wie Google Workspace, Notion, ChatGPT & Co. sind dein Zuhause
• Sehr gute Englisch- und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Du bist eine kommunikative Persönlichkeit und gehst offen auf Menschen zu
• Du packst Dinge proaktiv an, denkst in Lösungen statt Problemen und eigenverantwortliches Arbeiten ist für dich selbstverständlich
• Du brennst für das, was du tust – und bist bereit, auch mal außerhalb der üblichen Arbeitszeiten alles zu geben, wenn’s drauf ankommt. Verlässlichkeit und Hands-on-Mentalität sind für dich keine Floskeln, sondern Einstellungssache
• Erfahrung in einer ähnlichen Rolle ist von Vorteil, aber kein Muss

Benefits

• 100% Remote-Job mit hoher Flexibilität
• Arbeit in einem internationalen Umfeld
• Spannende Projekte mit führenden Köpfen der Immobilienbranche
• Regelmäßige gemeinsame Teamtage / Workations – z.B. in unserer Homebase am Bodensee oder im Winter bei einer Reise in die Sonne nach Dubai

Bei uns gestaltest du nicht nur mit – wir setzen Maßstäbe in der Branche.

Wir denken groß, handeln schnell und liefern ab. Du bekommst tiefe Einblicke in alle Bereiche eines wachstumsstarken Start-ups und arbeitest direkt an der Seite der Geschäftsführung.

Bist du bereit, mit uns die Immobilienbranche auf ein neues Level zu heben?