Administrative Koordination Facility Management (f/h/d) 80%-100% Galenica AG

Galenica AG; Bern; Hybrid; CHF 85,000 - 120,000; Full time

Benefits offered by this job

5 Wochen Ferien

Pensionskasse

Rabatte in Apotheken

Weiterbildungen

Mutterschaftsurlaub 16 Wochen

Namensaktien zu Vorzugspreisen

Mobiles Arbeiten

Job summary

Galenica AG sucht eine engagierte Administrative Koordination im Facility Management für den Standort Bern/Ecublens. Sie steuern interne Fachpersonen, koordinieren externe Dienstleister und garantieren reibungslose administrative Abläufe in einem zweisprachigen, hybriden Arbeitsmodell.

Sie bearbeiten technische Anfragen unserer Apotheken, planen Mitarbeitereinsätze, holen Offerten ein und überwachen Rechnungen. Die Rolle erfordert Organisationstalent, Zuverlässigkeit und Kundenorientierung.

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung als Pharma-Assistentin/Pharma-Assistent oder Kauffrau/Kaufmann.
• Gute Deutschkenntnisse (C1/C2) und französische Grundkenntnisse (B2/C1).
• Sicherer Umgang mit Word, Excel und Outlook.
• Organisation mehrerer Aufgaben gleichzeitig, Prioritätensetzung.
• Serviceorientiertes Arbeiten mit internen/externalen Stakeholdern.
• Verantwortungsbewusstes, selbstständiges Arbeiten in strukturierter Weise.

Responsibilities

• Bearbeitung technischer Anfragen aus Apotheken und zuverlässige Nachverfolgung bis Abschluss.
• Planung und Koordination von Einsätzen im technischen Facility Management.
• Koordination externer Dienstleister und Überwachung von Aufträgen.
• Einholung von Offerten, Vorbereitung von Investitionsanträgen, Prüfung von Rechnungen.
• Verwaltung von Wartungsverträgen; Koordination von Reinigung und Entsorgung.
• Dokumentation technischer Anlagen und Aktualisierung relevanter Unterlagen.

Skills

Deutsch C1/C2

Französisch B2/C1

Organisation

Multitasking

Serviceorientierung

Verantwortung

Education

Pharma‑Assistentin/Pharma‑Assistent oder Kauffrau/Kaufmann

Tools

Word

Excel

Outlook

Job description

«In unserem Team kannst du dich auf die anderen verlassen. Werde Teil davon!»# Administrative Koordination Facility Management (f/h/d) 80%-100%* Bern* Galenica AG* Espace Mittelland (BE, FR, NE, JU, SO)* Immobilien / Facility Services / TechnikDu hältst die Fäden zusammen, wenn unsere Apotheken technische Unterstützung benötigen. Als zentrale Drehscheibe koordinierst du interne Fachpersonen und externe Dienstleister, verfolgst Anfragen zuverlässig und sorgst für reibungslose administrative Abläufe. Dabei arbeitest du in einem dynamischen, zweisprachigen Umfeld zwischen Bern und Ecublens in einem Hybriden Arbeitsmodell.## Das kannst du bewirken* Du bearbeitest technische Anfragen aus unseren Apotheken und stellst deren zuverlässige Nachverfolgung bis zum erfolgreichen Abschluss sicher.* Du planst und koordinierst die Einsätze unserer Mitarbeitenden im technischen Facility Management und sorgst für einen effizienten Ressourceneinsatz.* Du koordinierst externe Dienstleister und begleitest die termin- und bedarfsgerechte Umsetzung von Aufträgen.* Du holst Offerten ein, bereitest Investitionsanträge vor und prüfst Rechnungen im Rahmen der administrativen Abwicklung.* Du verwaltest Wartungsverträge und koordinierst gemeinsam mit externen Partnern die Reinigung sowie die Entsorgung unserer Apotheken.* Du pflegst die Dokumentation technischer Anlagen und sorgst dafür, dass relevante Übersichten und Unterlagen jederzeit aktuell verfügbar sind.## Das bringst du mit* Du verfügst über eine abgeschlossene Ausbildung als Pharma-Assistentin / Pharma-Assistent oder Kauffrau / Kaufmann.* Du kommunizierst stilsicher in Deutsch (C1/C2) und verfügst über gute Französischkenntnisse in Wort und Schrift (B2/C1).* Du arbeitest routiniert mit Word, Excel und Outlook und bewegst dich sicher in administrativen Prozessen.* Du organisierst mehrere Aufgaben gleichzeitig, setzt Prioritäten und behältst auch in hektischen Situationen den Überblick.* Du kommunizierst serviceorientiert und arbeitest gerne mit unterschiedlichen Anspruchsgruppen zusammen.* Du übernimmst Verantwortung, arbeitest selbstständig und zeichnest dich durch eine strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise aus.## Das bieten wir dir**5 Wochen Ferien**, mit der Möglichkeit bis zu 10 Ferientage zusätzlich zu kaufen oder unbezahlten Urlaub zu nehmen**Pensionskasse mit vorteilhafter Prämienaufteilung** - ca. 2/3 werden von uns übernommen**Diverse Rabatte** in unseren Apotheken und bei weiteren Top-Marken**Kompetenzen erweitern** durch geförderte und unterstützte Aus- und Weiterbildungen sowie interne Entwicklungsmöglichkeiten**Familienfreundlich** mit 16 Wochen Mutterschaftsurlaub (100% des Lohns) und 20 Tagen Vaterschaftsurlaub (100% des Lohns), sowie Beteiligung an Kinderfonds**Namensaktien zu Vorzugspreisen** - sich nicht nur beruflich für Galenica engagieren, sondern auch investieren**Mobiles und flexibles Arbeiten** in Absprache mit dem TeamMehr über Benefits erfahren## KontaktIst das die passende Stelle für dich? Dann bewirb dich direkt über unser Online-Tool. Bitte beachte: Für diese Stelle können wir Bewerbungen per E-Mail oder Post leider nicht berücksichtigen. Wir freuen uns auf dich!Deine Bewerbung wird bearbeitet durch:Galenica **Dominique Geiger** **Specialist Recruiting** **Tel. [phone]**Fachliche Auskünfte erteilt dir gerne:**Christelle Debonneville** **Head of Infrastructure & Security** **Tel. [phone]**## Über uns**Das stärkste Netzwerk im Schweizer Gesundheitsmarkt.** Das Galenica Netzwerk ist die marktprägende Gesundheitsdienstleisterin unseres Landes. Das Galenica Netzwerk bietet eine reiche Vielfalt an zukunftsorientierten Berufen, die etwas gemeinsam haben: Mitarbeitende, die sich mit viel Engagement für die Gesundheit und das Wohlbefinden der Menschen in der Schweiz einsetzen. Wir betreiben das schweizweit grösste Apothekennetz und führen bekannte Eigenmarken sowie exklusive Marken und Produkte von Geschäftspartnern. Weiter sind wir die führende Grossistin im Schweizer Gesundheitsmarkt und bieten Lieferanten Qualitätslogistik mit den dazugehörigen Dienstleistungen an. Der Hauptsitz befindet sich in Bern, wo alle Fäden zusammenlaufen. Hier werden wertvolle Services für die das gesamte Netzwerk erbracht, u.a. von HR, IT, Marketing, Kommunikation oder Finanzen.## Arbeitsort**Galenica AG** Untermattweg 8 3001 BernRoute planen