Event & Business Support Corporate Communication (w/m/d)

Galenica AG; Bern; On-site; CHF 85,000 - 120,000; Full time

Benefits offered by this job

Pensionskasse mit vorteilhafter Prämie

Rabatte in Apotheken & Marken

Weiterbildungen & Karriereentwicklung

Familienfreundlich: Mutterschafts- & V

Namensaktien zu Vorzugspreisen

Mobiles und flexibles Arbeiten

Job summary

Galenica AG in Bern sucht eine/n vielseitige/n Event- und Business Support, der/die Veranstaltungen, Leadership-Formate und Kommunikationsaktivitäten professionell plant und koordiniert. Die Rolle umfasst Budgetrahmen, Cross-Funtionalität und die Unterstützung des Teams bei administrativen Aufgaben, um eine effiziente Zusammenarbeit sicherzustellen.

Sie arbeiten selbstständig, strukturiert und verantwortungsvoll; der Umgang mit C-Level ist willkommen.

Qualifications

• Erfahrung in der Organisation von Events, Meetings oder Leadership-Formaten.
• Selbstständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise.
• Sicherer Umgang mit Stakeholdern und Cross-Funktionalität.
• Gute Deutschkenntnisse; gute Französischkenntnisse vorteilhaft.

Responsibilities

• Operative Umsetzung von Veranstaltungen – Save-the-Date bis Nachbereitung.
• Planung digitaler, hybrider und physischer Meetings sowie Leadership-Formate.
• Auftritte von Geschäftsleitungsmitgliedern koordinieren und Briefings vorbereiten.
• Zusammenarbeit mit Referierenden, Agenturen und externen Dienstleistern steuern.
• Informationsfluss sicherstellen und Daten, Materialien sowie Kosten im Blick behalten.

Skills

Organisationstalent

Eventkoordination

Meeting-Management

Budgetplanung

Deutsch

Französisch

Microsoft 365

Tools

Microsoft 365

Job description

«Bei uns schätzen wir den interdisziplinären Austausch. Wir alle lernen voneinander.»

Du bist ein Organisationstalent und liebst es, wenn die Fäden bei dir zusammenlaufen?Dann könnte diese vielseitige Funktion genau zu dir passen. Als Event und Business Support planst und koordinierst du Veranstaltungen, Leadership-Formate und weitere Kommunikationsaktivitäten – professionell und im definierten Zeit- und Budgetrahmen. Deine Rolle geht über klassische Eventadministration hinaus: Du koordinierst auch Auftritte von Geschäftsleitungsmitgliedern, firmenweite Corporate Events und unterstützt das Team bei administrativen Arbeiten. Damit hältst du dem Team organisatorisch den Rücken frei und ermöglichst eine effiziente Zusammenarbeit.

Das kannst du bewirken

• Du verantwortest die operative Umsetzung unserer Veranstaltungen – vom Save-the-Date über die Einladung und das Teilnehmendenmanagement bis zur Durchführung und Nachbearbeitung.
• Du planst und organisierst digitale, hybride und physische Meetings sowie Leadership- und Management-Formate von Galenica.
• Du koordinierst Auftritte und Engagements, bereitest Briefings und Unterlagen vor und stellst den Informationsfluss zwischen allen Beteiligten sicher. Der Umgang mit C-Level macht dir Spass.
• Du steuerst die Zusammenarbeit mit Referierenden, Helfenden, Agenturen und externen Dienstleistern und betreust die eingesetzten Eventplattformen.
• Du behältst Datenqualität, Materialien, Kosten und organisatorische Abhängigkeiten im Blick.
• Du unterstützt die Leiterin Corporate Communications bei organisatorischen und administrativen Aufgaben und koordinierst Termine, Unterlagen und weitere Anliegen vorausschauend.

Diese Stelle besetzen wir ohne externe Personaldienstleister.

Das bringst du mit

• Du arbeitest du selbstständig, strukturiert und vorausschauend, setzt klare Prioritäten und findest pragmatische Lösungen.
• Im Austausch mit unterschiedlichen Anspruchsgruppen – von Mitarbeitenden über Geschäftsleitungsmitglieder bis zu Agenturen und externen Partnern – bewegst du dich sicher und professionell.
• Du hast Erfahrung in der Organisation von Events, Meetings oder vergleichbaren anspruchsvollen Formaten, idealerweise im Umfeld eines Grossunternehmens.
• Du bist digital affin und versiert im Umgang mit Microsoft 365 sowie gängigen Kollaborations-, Meeting- und Teilnehmendenmanagement-Tools.
• Neue Technologien und KI setzt du gezielt ein, um Zusammenarbeit und organisatorische Abläufe einfacher und effizienter zu gestalten.
• Verlässlichkeit, Flexibilität, eine Hands-on-Mentalität und ausgeprägter Teamgeist zeichnen dich aus.
• Du kommunizierst stilsicher auf Deutsch oder Französisch und verfügst über sehr gute Kenntnisse der jeweils anderen Sprache.

Das bieten wir dir

Benefits können je nach Bereich / Stelle leicht abweichen

Pensionskasse mit vorteilhafter Prämienaufteilung - ca. 2/3 werden von uns übernommen

Diverse Rabatte in unseren Apotheken und bei weiteren Top-Marken

Kompetenzen erweitern durch geförderte und unterstützte Aus- und Weiterbildungen sowie interne Entwicklungsmöglichkeiten

Familienfreundlich mit 16 Wochen Mutterschaftsurlaub (100% des Lohns) und 20 Tagen Vaterschaftsurlaub (100% des Lohns), sowie Beteiligung an Kinderfonds

Namensaktien zu Vorzugspreisen - sich nicht nur beruflich für Galenica engagieren, sondern auch investieren

Mobiles und flexibles Arbeiten in Absprache mit dem Team

Über uns

Das stärkste Netzwerk im Schweizer Gesundheitsmarkt.Das Galenica Netzwerk ist die marktprägende Gesundheitsdienstleisterin unseres Landes. Das Galenica Netzwerk bietet eine reiche Vielfalt an zukunftsorientierten Berufen, die etwas gemeinsam haben: Mitarbeitende, die sich mit viel Engagement für die Gesundheit und das Wohlbefinden der Menschen in der Schweiz einsetzen. Wir betreiben das schweizweit grösste Apothekennetz und führen bekannte Eigenmarken sowie exklusive Marken und Produkte von Geschäftspartnern. Weiter sind wir die führende Grossistin im Schweizer Gesundheitsmarkt und bieten Lieferanten Qualitätslogistik mit den dazugehörigen Dienstleistungen an. Der Hauptsitz befindet sich in Bern, wo alle Fäden zusammenlaufen. Hier werden wertvolle Services für die das gesamte Netzwerk erbracht, u.a. von HR, IT, Marketing, Kommunikation oder Finanzen.