Mitarbeiter:in Administration und Digitalisierung (m/w/d)

University of St.Gallen; Sankt Gallen; Vor Ort; CHF 70’000 - 90’000; Vollzeit

Zusammenfassung

Die Universität St.Gallen sucht eine:n Mitarbeiter:in für die Administration und Digitalisierung. In dieser Position sind Sie verantwortlich für die Leitung digitaler Projekte, die Einführung neuer Seminartools sowie für die Assistenz der Direktion. Ein vielseitiges und internationales Arbeitsumfeld erwartet Sie. Ideale Kandidat:innen haben Erfahrung in der Hotellerie oder Gästeorientierten Branchen und bringen ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse mit.

Leistungen

Flexible Arbeitszeitmodelle

Zugang zu Weiterbildungsmaßnahmen

Familienfreundliche Unternehmenspolitik

Kantine mit vergünstigten Preisen

Qualifikationen

• Berufserfahrung in der Hotellerie oder einer gästeorientierten Branche zwingend erforderlich.
• Versierter Umgang mit hotelreservierungssystemen.
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Leitung und Koordination von digitalen Projekten.
• Assistenzfunktion für die Direktion.
• Gelegentliche Einsätze an der Reception.

Kenntnisse

Projektmanagement

Kommunikationsmanagement

Teamarbeit

Ausbildung

Kaufmännische Grundausbildung EFZ oder Abschluss in Hotelkommunikation (HF)

Tools

Microsoft 365

Mews

Jobbeschreibung

Mitarbeiter:in Administration und Digitalisierung (m/w/d)

Mitarbeiter:in Administration und Digitalisierung (m/w/d)

• Leitung und Koordination von digitalen Projekten und Massnahmen
• Evaluation und Einführung eines neues Mice- und Seminartools
• Datenschutz-Verantwortliche des WBZ
• Assistenzfunktion für die Direktion und das Team Administration
• Vertretung im Debitorenmanagement während Urlaubszeiten
• Mitverantwortlich für die optimale Auslastung des Alumni- Hauses (Guest House) und den Seminarbereich
• Gelegentliche Einsätze an der Reception
• Teilnahme an Kadersitzungen, Protokollierung von Meetings
• Überwachen und Optimieren von IT- und weiteren Verträgen
• Erstellen von Statistiken und Präsentationen
  
  

Ihre Aufgaben

• Leitung und Koordination von digitalen Projekten und Massnahmen
• Evaluation und Einführung eines neues Mice- und Seminartools
• Datenschutz-Verantwortliche des WBZ
• Assistenzfunktion für die Direktion und das Team Administration
• Vertretung im Debitorenmanagement während Urlaubszeiten
• Mitverantwortlich für die optimale Auslastung des Alumni- Hauses (Guest House) und den Seminarbereich
• Gelegentliche Einsätze an der Reception
• Teilnahme an Kadersitzungen, Protokollierung von Meetings
• Überwachen und Optimieren von IT- und weiteren Verträgen
• Erstellen von Statistiken und Präsentationen
  
  

Ihre Nebenaufgaben

• Teamschulungen organisieren und durchführen
• Qualitätsmanagement-Aufgaben
• Proaktive Steuerung von interner und externer Kommunikation
• Schnittstellenmanagement zwischen den Abteilungen, Fachabteilungen und Stakeholdern
• Projektmanagement
  
  

Ihr Profil

• Weiterbildung als Direktionsassistentin mit kaufmännischer Grundausbildung EFZ oder Abschluss in Hotelkommunikation (HF)
• Berufserfahrung in der Hotellerie oder einer gästeorientierten Branche (z.B. Tourismus, Chef de Reception) zwingend erforderlich
• Erfahrung in der Projektleitung
• Versierter Umgang mit Hotelreservierungssystemen (idealerweise Mews) sowie Microsoft 365, OneNote, Teams und Excel
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Wir freuen uns auf eine aufgeschlossene Persönlichkeit, die gerne im Team arbeitet
  
  

Das Weiterbildungszentrum Holzweid (WBZ) liegt mitten im grünen Rotmontenquartier, in nächster Nähe zur Universität St.Gallen und zur Stadt. Unser Betrieb besteht aus einem sehr modernen, attraktiven Campus mit zwei Seminargebäuden und einem Gästehaus mit 54 Zimmern. Die top modernen Seminarräume bieten eine ideale Infrastruktur für Seminare, Workshops und Kongresse bis zu 300 Personen. Für jeden Anlass bieten wir entsprechend das passende kulinarische Angebot: ob es ein schnelles, gesundes Mittagsmenu ist oder ein gediegenes Bankett mit regionalen Speisen.

Du gehörst zu einem dynamischen, vorwärtsorientierten und hochmotivieren Team (total 23 Mitarbeitende) und bist ein wesentlicher Bestandteil und wichtiger Pfeiler für unseren Betrieb

Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung gerne unter Angabe der Stellen-ID

Inspirierendes Arbeitsumfeld

An der HSG als führende Wirtschaftsuniversität Europas agieren wir in einem unternehmerisch denkenden Umfeld und Sie treffen auf hochqualifizierte, ambitionierte Expert*innen regional und international. Beispielsweise profitieren Sie von einer modernen IT-Infrastruktur und in unserer Bibliothek via HSGswisscovery von einem schweizweiten Zugang zum wissenschaftlichen Informationsbestand.

Weiterbildung

Wir unterstützen interne und externe Weiterbildungsmöglichkeiten. Unser internes Weiterbildungsprogramm bietet Ihnen praxisnahe, engagierte und didaktisch ausgereifte Wissensvermittlung in Form von Seminaren, E-Learnings, Coachings und kollegialer Beratung. Aufgabenspezifische externe Weiterbildungen unterstützen wir finanziell und zeitlich.

Netzwerk

Wir fördern unsere Kultur der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit und schaffen Raum für das Knüpfen wertvoller Beziehungen – auch zu externen Partner*innen. Regelmässiger Austausch und interne Veranstaltungen helfen diese Beziehung zu festigen und langanhaltend zu gestalten.

Familie & Beruf

Wir stellen unseren Mitarbeitenden flexible Arbeitszeitmodelle mit variabler Wochenstundenanzahl zur Verfügung. Als familienfreundliche Arbeitgeberin bieten wir Teilzeitanstellungen an, 16 Wochen Mutterschaftsurlaub und eine subventionierte Kinderkrippe sowie Betreuungsangebote in den Ferien.

Chancengleichheit

Die Universität ermöglicht allen Beschäftigten und Studierenden die gleichen Chancen. Das betrifft das Studium, die Arbeit genauso wie die akademische Karriere, die Besetzung universitärer Leitungsfunktionen oder die Vereinbarkeit von Studium, Beruf und privatem Engagement. Hierfür engagieren wir uns mit diversen Massnahmen in den Bereichen Lehre, Forschung, Verwaltung und Rektorat.

Fit und Gesund

Wir unterstützen Sie, fit und gesund zu bleiben. Neben unserem vielseitigen, grösstenteils kostenfreien Unisportangebot und Aktionswochen zum betrieblichen Gesundheitsmanagement bieten wir Ihnen Früchte am Arbeitsplatz. In unserer Mensa finden Sie eine breite Auswahl an frisch zubereiteten Gerichten – von vegetarischen Speisen bis hin zu Fischgerichten – zu vergünstigten Preisen.

Weitere Informationen zum Arbeiten an der HSG finden Sie hier.

Die HSG «Ein Ort, der Wissen schafft» - Als eine der führenden Wirtschaftsuniversitäten Europas engagiert sich die Universität St.Gallen (HSG) in der Ausbildung von über 9800 Studierenden und bietet als eine der grössten Arbeitgeberinnen der Region rund 3330 Mitarbeitenden ein attraktives und innovatives Umfeld in Forschung, Lehre, Weiterbildung und Verwaltung.»

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