MICE Coordinator (m/w)

Hard Rock Hotel Davos *; Davos; On-site; CHF 60,000 - 95,000; Full time

Job summary

Hard Rock Hotel Davos sucht eine/n engagierte/n Mitarbeitende(n) im Bereich Sales & Marketing zur umfassenden Betreuung von MICE-Gästen. Sie verstehen Kundenbedürfnisse, erstellen maßgeschneiderte Angebote, koordinieren Verträge und unterstützen die Eventlogistik.

Sie arbeiten eng mit dem Sales-Team zusammen, überwachen Budgetziele und fungieren als zentrale Ansprechperson für interne Abteilungen sowie Kunden. Zudem sammeln Sie Feedback zur kontinuierlichen Optimierung des Gruppenangebots.

Qualifications

• Enge Zusammenarbeit mit Kunden zur Erfassung von Anforderungen für MICE-Veranstaltungen.
• Bearbeitung von Anfragen, Wünschen und Anliegen zeitnah.
• Unterstützung bei der Erstellung individueller MICE- und Gruppenangebote.
• Koordination der Vertragsbedingungen und Dokumentation.
• Koordination mit Abteilungen für reibungslose Eventlogistik.
• Überwachung des Budgets und Debitorenmanagement im Sales & Marketing.
• Zentrale Ansprechperson für interne Abteilungen und Kunden.
• Einholen von Feedback und Weiterentwicklung des Angebots.
• Sicherer Umgang mit Hotelmanagement-Systemen.

Responsibilities

• Kundenbetreuung im Rahmen von MICE-Veranstaltungen sicherstellen sowie Anfragen zeitnah bearbeiten.
• Unterstützung bei Angebotserstellung, Vertragsmanagement und Koordination.
• Zusammenarbeit mit Sales-Team und anderen Abteilungen zur reibungslosen Durchführung von Events.

Skills

Kundenbetreuung

Angebotserstellung

Vertragsmanagement

Eventlogistik

Budgetkontrolle

Kommunikationsdrehscheibe

Teilnehmerbetreuung

Nachbereitung

Hotelsoftware

Tools

Hotelmanagement-Systeme

MS Office

Job description

Abteilung: Sales & Marketing

Kundenbetreuung

• Enge Zusammenarbeit mit Kunden, um deren Anforderungen und Wünsche für MICE-Veranstaltungen zu verstehen.
• Zeitnahe Bearbeitung und Beantwortung von Anfragen, Wünschen und Anliegen.

Angebotserstellung

• Unterstützung bei der Erstellung individueller MICE- & Gruppenangebote, abgestimmt auf die Bedürfnisse der Kunden und die Markenstandards von Hard Rock.
• Enge Zusammenarbeit mit dem Sales-Team, um attraktive und präzise Angebote sicherzustellen.

Vertragsmanagement

• Erstellung von Verträgen und Vereinbarungen unter Berücksichtigung aller relevanten Konditionen und Richtlinien.
• Koordination des Vertragsabschlusses sowie Verwaltung der entsprechenden Dokumentation.

Eventlogistik

• Koordination mit den relevanten Abteilungen zur Sicherstellung einer reibungslosen Durchführung.

Budgetkontrolle / Debitorenmanagement

• Unterstützung bei der Überwachung der Ausgaben im Bereich Sales & Marketing im Einklang mit den genehmigten Budgets
• Rechnungstellung und Zahlungskontrolle

Kommunikationsdrehscheibe

• Zentrale Ansprechperson für interne Abteilungen und Kunden.
• Sicherstellung einer klaren, professionellen und zeitnahen Kommunikation während des gesamten Planungsprozesses.

Teilnehmerbetreuung

• Unterstützung bei der Verwaltung von Teilnehmern, einschliesslich Registrierungen, Zimmerbuchungen und Sonderwünschen.
• Bereitstellung von Informationen und Unterstützung für Teilnehmer bei Bedarf.

Nachbereitung und Evaluation

• Einholen von Feedback von Kunden und Teilnehmern zur Bewertung des Veranstaltungserfolgs.
• Nutzung der gewonnenen Erkenntnisse zur kontinuierlichen Weiterentwicklung und Verbesserung des MICE- & Gruppenangebots.

Hotelsoftware

• Sicherer Umgang mit Hotelmanagement-Systemen für Reservierungen, Veranstaltungskoordination und Kundenverwaltung.