MICE Coordinator (m/w)

Hard Rock Hotel Davos *4 Hotel; Davos; On-site; CHF 80,000 - 120,000; Full time

Job summary

Hard Rock Hotel Davos sucht Unterstützung im MICE- & Groups-Sales-Team zur Planung, Vermarktung und Koordination von Meetings, Incentives, Konferenzen und Events. Zu Ihren Aufgaben gehört klare Kommunikation, reibungslose Abläufe und ein erstklassiges Serviceerlebnis für Kunden.

Sie arbeiten eng mit dem Sales-Team zusammen, erstellen individuelle Angebote, koordinieren Verträge und kümmern sich um Eventlogistik und Budgetkontrolle. Perspektiven im Sales & Marketing des Hotels werden geboten.

Qualifications

• Enge Zusammenarbeit mit Kunden zur Erfassung von Anforderungen.
• Schnelle Beantwortung von Anfragen und Wünschen.
• Unterstützung bei individuellen MICE-/Gruppenangeboten.
• Vertragsentwürfe erstellen und koordinieren.
• Koordination mit Abteilungen für reibungslose Durchführung.
• Überwachung von Ausgaben im Budgetbereich.
• Hauptansprechpartner für interne Abteilungen und Kunden.
• Unterstützung bei Registrierung, Zimmerbuchungen und Sonderwünschen.
• Feedback einholen und Erkenntnisse nutzen.
• Sicherer Umgang mit Hotelmanagement-Systemen.

Responsibilities

• Koordination mit relevanten Abteilungen für eine reibungslose Veranstaltungsdurchführung.
• Unterstützung bei Angebotserstellung und Segmentierung der Kundenbedürfnisse.
• Vertragsabschluss und Dokumentation in den Systemen sicherstellen.
• Budgetkontrolle und Kostenüberwachung im Sales & Marketing.
• Kommunikation mit Kunden und internen Partnern während der Planung.

Skills

MICE-Veranstaltungen

Kundenbetreuung

Vertragsmanagement

Eventlogistik

Budgetkontrolle

Kommunikation

Tools

Hotelmanagement-Systeme

CRM-Software

Job description

Kurz & Knapp

Werde Teil unseres Teams und unterstütze das MICE- & Groups-Sales-Team bei der Planung, Vermarktung und Koordination von Meetings, Incentives, Konferenzen und Events im Hard Rock Hotel Davos. DU sorgst für klare Kommunikation, reibungslose Abläufe und ein Serviceerlebnis, das bei unseren Kunden in Erinnerung bleibt.

Abteilung: Sales & Marketing

Kundenbetreuung

• Enge Zusammenarbeit mit Kunden, um deren Anforderungen und Wünsche für MICE-Veranstaltungen zu verstehen.
• Zeitnahe Bearbeitung und Beantwortung von Anfragen, Wünschen und Anliegen.

Angebotserstellung

• Unterstützung bei der Erstellung individueller MICE- & Gruppenangebote, abgestimmt auf die Bedürfnisse der Kunden und die Markenstandards von Hard Rock.
• Enge Zusammenarbeit mit dem Sales-Team, um attraktive und präzise Angebote sicherzustellen.

Vertragsmanagement

• Erstellung von Verträgen und Vereinbarungen unter Berücksichtigung aller relevanten Konditionen und Richtlinien.
• Koordination des Vertragsabschlusses sowie Verwaltung der entsprechenden Dokumentation.

Eventlogistik

• Koordination mit den relevanten Abteilungen zur Sicherstellung einer reibungslosen Durchführung.

Budgetkontrolle / Debitorenmanagement

• Unterstützung bei der Überwachung der Ausgaben im Bereich Sales & Marketing im Einklang mit den genehmigten Budgets
• Rechnungstellung und Zahlungskontrolle

Kommunikationsdrehscheibe

• Zentrale Ansprechperson für interne Abteilungen und Kunden.
• Sicherstellung einer klaren, professionellen und zeitnahen Kommunikation während des gesamten Planungsprozesses.

Teilnehmerbetreuung

• Unterstützung bei der Verwaltung von Teilnehmern, einschliesslich Registrierungen, Zimmerbuchungen und Sonderwünschen.
• Bereitstellung von Informationen und Unterstützung für Teilnehmer bei Bedarf.

Nachbereitung und Evaluation

• Einholen von Feedback von Kunden und Teilnehmern zur Bewertung des Veranstaltungserfolgs.
• Nutzung der gewonnenen Erkenntnisse zur kontinuierlichen Weiterentwicklung und Verbesserung des MICE- & Gruppenangebots.

Hotelsoftware

• Sicherer Umgang mit Hotelmanagement-Systemen für Reservierungen, Veranstaltungskoordination und Kundenverwaltung.