Koordinator/-in universitäre Gremien (m/w/d)

University of St.Gallen; Sankt Gallen; Vor Ort; CHF 80’000 - 95’000; Vollzeit

Zusammenfassung

Die Universität St. Gallen sucht eine/n Koordinator/in zur Unterstützung von Gremienprozessen. Die Aufgaben umfassen die Erstellung von Sitzungsplänen, Qualitätskontrolle von Anträgen sowie die Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern. Bewerber sollten über umfassende Erfahrung in der Verwaltung im Bildungssektor sowie ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten verfügen.

Qualifikationen

• Mehrjährige Berufserfahrung in der Koordination und Verwaltung von Gremien.
• Ausgezeichnete kommunikative Fähigkeiten in Deutsch, Englisch von Vorteil.
• Vertrautheit mit universitärer Struktur und Managementprozessen.

Aufgaben

• Koordination der Abwicklung der Gremiengeschäfte.
• Erstellung und Pflege von Sitzungsplänen.
• Qualitätskontrolle von Anträgen und Überwachung von Fristen.

Kenntnisse

Organisation

Kommunikation

Problemlösung

Ausbildung

Weiterbildung in Projektmanagement oder relevanten Bereichen

Tools

Microsoft Office

Datenbankmanagement

Jobbeschreibung

St. Gallen, Switzerland

Ihre Aufgaben

• Erstellung und Pflege von gremienübergreifenden Traktanden- und Sitzungsplänen
• Koordination der Abwicklung der Gremiengeschäfte
• Qualitätskontrolle von Anträgen und Überwachung von Fristen
• Protokollierung der Entscheidungsfindung
• Anpassung von Anträgen für die Folgegremien
• Kommunikation und Koordination mit internen und externen Stakeholdern, inklusive kantonalen Behörden
• Weiterentwicklung und Verbesserung von Gremienprozessen und -standards
• Weiterbildung in Projektmanagement oder in einem relevanten Verwaltungs- oder Managementbereich ist erwünscht
• Mehrjährige Berufserfahrung in der Koordination und Verwaltung von Gremien oder in vergleichbaren administrativen Funktionen, vorzugsweise im Bildungs- oder öffentlichen Sektor
• Erfahrung in der Arbeit mit hochrangigen Stakeholdern und in Entscheidungsprozessen
• Verständnis für formelle und informelle universitäre Strukturen und Prozesse
• Versierter Umgang mit Office-Management-Software (z.B. Microsoft Office, besonders Outlook, Word, Excel und PowerPoint)
• Grundkenntnisse in Datenbankmanagement und digitalen Archivierungssystemen
• Ausgezeichnete organisatorische und kommunikative Fähigkeiten
• Starke Problemlösungs- und Entscheidungsfähigkeiten
• Fähigkeit zur Priorisierung und Bewältigung von komplexen Aufgabenstellungen unter Einhaltung von Fristen
• Hohe Kompetenz in der schriftlichen und mündlichen Kommunikation auf Deutsch, weitere Sprachkenntnisse (z.B. Englisch) sind von Vorteil