Information & Records Management Specialist

Michael Page International (Schweiz) AG; Basel; On-site; CHF 100,000 - 150,000; Full time

Job summary

Michael Page International (Schweiz) AG sucht einen Informations- und Aktenmanagement-Spezialisten in Basel. Sie unterstützen das Informationsmanagement-Framework, verbessern Governance, sichern Compliance und treiben Repository-Optimierungen voran.

Sie arbeiten eng mit Geschäftseinheiten zusammen, übersetzen Anforderungen in Lösungen, erstellen Dashboards und begleiten Change-Initiativen samt Schulungen. Bachelor-Abschluss oder gleichwertige Erfahrung wird erwartet.

Qualifications

• 2–5 Jahre Berufserfahrung im Informationsmanagement, Aktenmanagement, Dokumentenmanagement, Wissensmanagement, Informationsgovernance, Geschäftsanalysen oder verwandten Bereich.
• Fundiertes Verständnis von Informationsarchitektur, Metadaten, Taxonomiedesign, Inhaltsklassifikation und Suchoptimierung.
• Erfahrung in der Erfassung und Dokumentation von Geschäftsanforderungen, Informationsflüssen, Nutzerbedürfnissen und Prozessen.
• Nachgewiesene Erfahrung in Repository-Neugestaltung, Inhaltsinventaren, Datenbereinigung, Validierung und Abnahmetests.
• Unterstützung von Projekten, organisationalem Wandel und Nutzerakzeptanzinitiativen, inkl. Stakeholder-Engagement und Schulungen.
• Kenntnisse im Informationsqualitätsmanagement, Definition von Standards und Überwachung der Einhaltung.
• Bachelor-Abschluss oder gleichwertige Kombination aus Ausbildung und Berufserfahrung.

Responsibilities

• Zentraler Ansprechpartner für Geschäftsstakeholder bei Informationsmanagement-Angelegenheiten.
• Unterstützung des Informationslebenszyklus von Erstellung bis Entsorgung.
• Förderung konsistenter Praktiken, Dokumentenkontrolle und Aufbewahrung.
• Mitwirkung an Informationsklassifikationsrahmen, Metadatenstandards und Governance-Strukturen.
• Mitwirkung an Informationsarchitektur, Ablageplänen und Repository-Strukturen.
• Bereitstellung von Leitlinien zu Best Practices in Handhabung, Speicherung und Nutzung.
• Unterstützung von Einführung, Pflege und Akzeptanz von Informationsmanagement-Plattformen.
• Erstellung von Berichten und Dashboards zur Leistung, Compliance und Risiken.
• Identifikation von Prozessen zur Verbesserung der Effizienz und Nachhaltigkeit.
• Unterstützung von Change- und Transformationsinitiativen durch Anforderungserhebung und Training.

Skills

Informationsmanagement

Aktenmanagement

Dokumentenmanagement

Wissensmanagement

Informationsgovernance

Geschäftsanalysen

Stakeholder-Engagement

Education

Bachelor-Abschluss oder gleichwertige Ausbildung

Job description

Diese Rolle ist verantwortlich für die Unterstützung und Verbesserung des Informationsmanagement-Rahmenwerks der Organisation, um sicherzustellen, dass Informationen strukturiert, zugänglich, konform und während ihres gesamten Lebenszyklus effektiv verwaltet werden. Die Position kombiniert Informationsgovernance, Geschäftsanalysen, Stakeholder-Engagement und Change Management, um Informationsqualität, Repository-Optimierung und Nutzerakzeptanz im gesamten Unternehmen voranzutreiben.

Informations- und Aktenmanagement-Spezialist

Renommiertes Unternehmen im Bankensektor

Beschreibung

• Dienen als zentraler Ansprechpartner für Geschäftsstakeholder bei täglichen Informationsmanagement-Angelegenheiten, Übersetzung von Geschäftsanforderungen in praktische Lösungen und Eskalation komplexer Probleme bei Bedarf.
• Unterstützung des effektiven Managements von Informationen während ihres gesamten Lebenszyklus, einschließlich Erstellung, Erfassung, Speicherung, Organisation, Zugriff, Aufbewahrung, Archivierung und Entsorgung.
• Förderung und Aufrechterhaltung konsistenter Informationsmanagement-Praktiken in der gesamten Organisation, einschließlich Dokumentenkontrolle, Aktenmanagement, Klassifikation, Versionsverwaltung und Aufbewahrungsanforderungen.
• Unterstützung bei der Implementierung und Pflege von Informationsklassifikationsrahmen, Taxonomien, Metadatenstandards und Governance-Strukturen zur Verbesserung der Transparenz und Auffindbarkeit von Informationen.
• Mitwirkung an der Entwicklung und Optimierung von Informationsarchitekturen, Ablageplänen, Repository-Strukturen und Strategien zur Inhaltsorganisation.
• Bereitstellung von Leitlinien zu Best Practices für Informationshandhabung, -speicherung, -teilung und -nutzung in Geschäfts-, Betriebs- und Verwaltungsfunktionen.
• Unterstützung bei der Einführung, Verbesserung und Akzeptanz von Informationsmanagement-Plattformen, Repositorien, Kollaborationstools und Suchfunktionen.
• Erstellung und Pflege von Berichten und Dashboards zur Informationsmanagement-Leistung, Compliance, Akzeptanzniveaus, Risiken und Verbesserungsinitiativen.
• Identifikation von Möglichkeiten zur Verbesserung von Informationsmanagement-Prozessen und Unterstützung bei der Implementierung nachhaltiger und effizienter Arbeitsweisen.
• Unterstützung von Change- und Transformationsinitiativen durch Anforderungserhebung, Prozessdokumentation, Nutzerkommunikation, Testkoordination und Implementierungsunterstützung.
• Beratung von Stakeholdern zu Informationsmanagement-Richtlinien, Standards und Best Practices sowie Durchführung von Awareness-Sitzungen, Schulungen und Wissensaustauschaktivitäten.
• Zusammenarbeit mit Informationsverantwortlichen, Aktenmanagern, Fachexperten und Geschäftsanwendern zur Stärkung der Informationsgovernance in der gesamten Organisation.
• Unterstützung von Daten- und Inhaltsqualitätsinitiativen, einschließlich Identifikation, Überprüfung und Bereinigung von doppelten, veralteten, redundanten oder schlecht strukturierten Informationen.
• Gelegentliche Unterstützung bei der Verwaltung physischer Archive, einschließlich Ablage, Aktenpflege, Umstrukturierungsaktivitäten und Dokumentenentsorgung.

Profil

• 2-5 Jahre Berufserfahrung im Informationsmanagement, Aktenmanagement, Dokumentenmanagement, Wissensmanagement, Informationsgovernance, Geschäftsanalysen oder einem verwandten Bereich.
• Fundiertes Verständnis von Informationsarchitektur, Metadaten, Taxonomiedesign, Inhaltsklassifikation und Suchoptimierung zur Verbesserung der Informationszugänglichkeit und -auffindbarkeit.
• Erfahrung in der Erfassung und Dokumentation von Geschäftsanforderungen, Informationsflüssen, Nutzerbedürfnissen und operativen Prozessen sowie deren Umsetzung in praktische Verbesserungsinitiativen.
• Nachgewiesene Erfahrung in der Unterstützung von Repository-Neugestaltung, Informationsmigrationen, Inhaltsinventaren, Informationsmapping, Datenbereinigung, Validierung, Abnahmetests und Implementierungsaktivitäten. Erfahrung mit KI-gestützten Informationsmanagement-Lösungen ist von Vorteil.
• Erfahrung in der Unterstützung von Projekten, organisatorischem Wandel und Nutzerakzeptanzinitiativen, einschließlich Stakeholder-Engagement, Kommunikation, Schulungen und Prozessdokumentation.
• Kenntnisse im Informationsqualitätsmanagement mit Erfahrung in der Definition von Qualitätsstandards, Überwachung der Einhaltung, Identifikation von Problemen und Koordination von Abhilfemaßnahmen.
• Abschluss eines Bachelor-Studiums oder eine gleichwertige Kombination aus Ausbildung und Berufserfahrung.

Persönliche Fähigkeiten

• Hohe Detailgenauigkeit und strukturierte Arbeitsweise.
• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten.
• Starke Kunden- und Stakeholderorientierung mit der Fähigkeit, effektive Beziehungen über Geschäfts-, Technologie-, Rechts-, Compliance-, Risiko- und Aktenmanagement-Funktionen hinweg aufzubauen.
• Fähigkeit, unterschiedliche Stakeholder-Perspektiven zu vereinen und konsistente Informationsmanagement-Praktiken teamübergreifend voranzutreiben.

Bevorzugte Qualifikationen

• Erfahrung in der Überprüfung, Entwicklung und Pflege von Richtlinien, Standards, Verfahren und Governance-Dokumentationen.
• Erfahrung mit Risikomanagement, Kontrollrahmen, Compliance-Überwachung oder prüfungsbezogenen Aktivitäten.