HR-Spezialist/in

Direktion für Ressourcen; Zollikofen; Vor Ort; Vertraulich; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Arbeiten für die Schweiz

Gelebte Vielfalt

Gesund am Arbeitsplatz

Zusammenfassung

Die Direktion für Ressourcen unterstützt das Eidgenössische Departement für auswärtige Angelegenheiten in Bern beim Management der HR-Prozesse für das EDA-Topkader. Sie bereiten Notizen, Präsentationen und Intranet-Beiträge vor und koordinieren Interviews sowie Aufgaben rund um Personalbelange.

Sie fungieren als Ansprechperson für Bestellverfahren der Generalkonsule, erstellen Berichte, Biografien und Lohnberechnungen, und unterstützen Projekte wie Diplomaten- Zeremonien.

Qualifikationen

• Bachelorabschluss (FH/Uni) mit Fachrichtung HR/BWL/Psychologie
• Erste Berufserfahrung in HR-Prozessen (Planung, Gewinnung, Betreuung, Erhaltung, Entwicklung, Austritt)
• Fundierte Kenntnisse der Microsoft-Produktpalette, insbesondere Excel und Word
• Eine äußerst präzise und dennoch effiziente Arbeitsweise, insbesondere auch in Kontrollprozessen
• Situations- und adressatengerechte Kommunikation
• Ausgeprägte analytische und konzeptionelle Fähigkeiten
• Strukturierter und sicherer Umgang mit hohem Informationsfluss, großen Datenmengen und paralleler Nutzung verschiedener Applikationen
• Ausgeprägte Belastbarkeit sowie souveräner Umgang mit Zeitdruck und anspruchsvollen Situationen
• Kenntnisse des HRM der Bundesverwaltung, HR-Prozesse im Bund und Bundespersonalrecht von Vorteil
• Sehr gute Kenntnisse einer Amtssprache sowie gute Kenntnisse einer zweiten Amtssprache (Deutsch/Französisch)

Aufgaben

• Leitung der HR-Prozesse für das EDA-Topkader: Stellenausschreibungen, Bewerbungsverwaltung, Kommunikation, Versetzungen
• Bearbeitung der Topkader-Mailbox; Koordination komplexer Anfragen in Absprache mit Fachstellen
• Erstellung redaktioneller Inhalte: Notizen/Präsentationen, Intranet-Beiträge
• Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Interviews für das EDA-Topkader; Protokollführung
• Koordination von Projekten wie Zeremonien für Diplomatinnen/Diplomaten sowie Erstellung von Berichten und Biografien
• Verfassen von Bundesratsunterlagen, Lohnberechnungen, Medienmitteilungen; Einholen von Agréments; Beglaubigungen
• Ansprechperson für HR-Bestellverfahren der Generalkonsule und politischer Departementsbereiche
• Administrative Tätigkeiten: Termine, Sitzungsunterlagen, Dokumentenablage, Auswertungen aus HR-IT-Tools
• Erarbeitung von Leitfäden, Checklisten und Wissenstransfer zum Topkaderbereich; Einarbeitung neuer Mitarbeitender sicherstellen

Kenntnisse

Präzise Arbeitsweise

Analytische Fähigkeiten

Kommunikationsfähigkeit

Belastbarkeit

Zeitmanagement

Ausbildung

Bachelor (FH/Uni) HR/BWL/Psychologie

Tools

Microsoft Excel

Microsoft Word

Jobbeschreibung

Diesen Beitrag können Sie leisten

• Die HR-Prozesse für das EDA-Topkader leiten: Stellenausschreibungen, Verwaltung Bewerbungen, Kommunikation, Versetzungen
• Bewirtschaftung der Topkader-Mailbox, selbstständige Bearbeitung teilweise komplexer Anliegen in Rücksprache mit den entsprechenden Fachdiensten sowie Koordination der Antworten
• Redaktionelle Aufgaben: Notizen/Präsentationen für die Departementsleitung vorbereiten, Beiträge für das Intranet verfassen, etc.
• Verantwortlich für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Interviews für das EDA-Topkader unter der Leitung des/der Staatssekretärs/-in,Generalsekretärs/-in, Direktors/-in DR, der Abteilungsleitenden etc., Protokoll führen -hohes Arbeitsvolumen von Juni bis September
• Bei Projekten wie beispielsweise die Zeremonie für neu in den Dienst eintretende und austretende Diplomatinnen und Diplomaten koordinieren und mitarbeiten
• Bundesratsgeschäfte - Bundesratsantrag inkl. Lohnberechnungen und Biografien, Medienmitteilung für das gesamte Departement, interne Kommunikation - selbständig erarbeiten sowie Agréments einholen, Beglaubigung- und Abberufungsschreiben ausstellen
• Ansprechperson für Rückfragen zum Bestallungsverfahren der Generalkonsule für die Vertretungen und die politischen Abteilungen
• Administrative Tätigkeiten wie Termine koordinieren, Sitzungsunterlagenzusammenstellen, Dokumente ablegen, Auswertungen aus HR-IT Tools erstellen
• Leitfäden, Merkblätter, Checklisten für den Topkaderbereich erarbeiten, Wissenstransfers und Einarbeitung von neuen Mitarbeitenden sicherstellen

Das macht Sie einzigartig

• Bachelor (FH/Uni) mit Fachrichtung HR/BWL/Psychologie
• Erste Berufserfahrung in den HR-Prozessen (Planung, Gewinnung, Betreuung,Erhaltung, Entwicklung, Austritt)
• Fundierte Kenntnisse der Microsoft Produktpalette, insbesondere Excel und Word
• Eine äusserst präzise und dennoch effiziente Arbeitsweise, insbesondere auch in Kontrollprozessen
• Situations- und adressatengerechte Kommunikation
• Ausgeprägte analytische und konzeptuelle Fähigkeiten
• Strukturierter und sicherer Umgang mit hohem Informationsfluss, grossen Datenmengen und der parallelen Nutzung verschiedener Applikationen
• Ausgeprägte Belastbarkeitsowie souveräner Umgangmit Zeitdruck, hoherArbeitsbelastung und anspruchsvollenSituationen
• Kenntnisse des HRM der Bundesverwaltung, der HR-Prozesse im Bund sowie desBundespersonalrechts von Vorteil
• Sehr gute Kenntnisse einer Amtssprache sowie gute Kenntnisse einer zweiten Amtssprache. Gute mündliche und schriftliche Kenntnisse in Deutsch und Französisch

Das bieten wir

• Arbeiten für die Schweiz Wir setzen uns für das Erfolgsmodell Schweiz ein und arbeiten zum Wohl der Bevölkerung.
• Gelebte Vielfalt Dank Chancengleichheit entfalten wir unsere Kompetenzen und bringen unterschiedliche Perspektiven ein.
• Gesund am Arbeitsplatz Wir unterstützen und beraten unsere Mitarbeitenden im Bereich der physischen und psychischen Gesundheit.

Das Eidgenössische Departement für auswärtige Angelegenheiten (EDA) koordiniert und gestaltet im Auftrag des Bundesrats die Schweizer Aussenpolitik, wahrt die Interessen des Landes und fördert Schweizer Werte.
Die Direktion für Ressourcen (DR) steuert den Einsatz von Personal und Finanzen zur Umsetzung der aussenpolitischen Ziele. Sie betreibt das weltweite schweizerische Vertretungsnetz. Die Direktion erbringt die für die Betriebsführung des Departements notwendigen Dienstleistungen im Bereich Logistik, Telematik, Führungs- und Controllinginstrumente. Die Rechtssetzung, Rechtsanwendung und Rechtsberatung des Departements gehört ebenfalls in den Aufgabenbereich der Direktion für Ressourcen. Ihr unterstellt ist zudem die Bundesreisezentrale, welche internationale Dienstreisen organisiert und einkauft.