HR-Spezialist/in 80%

Federal Department of Foreign Affairs FDFA; Lausanne; Vor Ort; CHF 90.000 - 150.000; Vollzeit

Zusammenfassung

EDA sucht eine engagierte HR-Fachkraft zur Leitung der HR-Prozesse für das Topkader-Bereich. Sie organisieren Ausschreibungen, Verwaltung von Bewerbungen, interne Kommunikation und Versetzungen am Hauptsitz. Das Team arbeitet eng mit der Departementsleitung zusammen.

Sie bereiten Interviews vor, führen sie durch und protokollieren die Ergebnisse. Zusätzlich übernehmen Sie administrative Aufgaben wie Terminkoordination und Sitzungsunterlagen.

Qualifikationen

• Bachelor (FH/Uni) mit HR/BWL/Psychologie.
• Erste Berufserfahrung in HR-Prozessen (Planung, Gewinnung, Betreuung, Entwicklung, Austritt).
• Ausgeprägte analytische und konzeptionelle Fähigkeiten.
• Sehr gute Deutsch- und Französischkenntnisse.

Aufgaben

• HR-Prozesse für das EDA-Topkader steuern: Ausschreibungen, Bewerbungsverwaltung, Kommunikation, Versetzungen.
• Interviews vorbereiten, durchführen und protokollieren.
• Administrative Tätigkeiten wie Termine koordinieren, Sitzungsunterlagen erstellen.
• Zusammenarbeit mit Fachdiensten, Departementsleitung und externen Ansprechpartnern.

Kenntnisse

HR Prozesse

Analytische Fähigkeiten

Konzeptionelle Fähigkeiten

Kommunikation

Zeitmanagement

Belastbarkeit

Deutsch

Französisch

Ausbildung

Bachelor (FH/Uni) HR/BWL/Psychologie

Tools

Excel

Word

Jobbeschreibung

• Die HR-Prozesse für das EDA-Topkader leiten: Stellenausschreibungen, Verwaltung Bewerbungen, Kommunikation, Versetzungen
• Bewirtschaftung der Topkader-Mailbox, selbstständige Bearbeitung teilweise komplexer Anliegen in Rücksprache mit den entsprechenden Fachdiensten sowie Koordination der Antworten
• Redaktionelle Aufgaben: Notizen/Präsentationen für die Departementsleitung vorbereiten, Beiträge für das Intranet verfassen, etc.
• Verantwortlich für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Interviews für das EDA-Topkader unter der Leitung des/der Staatssekretärs/-in,Generalsekretärs/-in, Direktors/-in DR, der Abteilungsleitenden etc., Protokoll führen -hohes Arbeitsvolumen von Juni bis September
• Bei Projekten wie beispielsweise die Zeremonie für neu in den Dienst eintretende und austretende Diplomatinnen und Diplomaten koordinieren und mitarbeiten
• Bundesratsgeschäfte - Bundesratsantrag inkl. Lohnberechnungen und Biografien, Medienmitteilung für das gesamte Departement, interne Kommunikation - selbständig erarbeiten sowie Agréments einholen, Beglaubigung- und Abberufungsschreiben ausstellen
• Ansprechperson für Rückfragen zum Bestallungsverfahren der Generalkonsule für die Vertretungen und die politischen Abteilungen
• Administrative Tätigkeiten wie Termine koordinieren, Sitzungsunterlagen zusammenstellen, Dokumente ablegen, Auswertungen aus HR-IT Tools erstellen
• Leitfäden, Merkblätter, Checklisten für den Topkaderbereich erarbeiten, Wissenstransfers und Einarbeitung von neuen Mitarbeitenden sicherstellen

Das macht Sie einzigartig

• Bachelor (FH/Uni) mit Fachrichtung HR/BWL/Psychologie
• Erste Berufserfahrung in den HR-Prozessen (Planung, Gewinnung, Betreuung, Erhaltung, Entwicklung, Austritt)
• Fundierte Kenntnisse der Microsoft Produktpalette, insbesondere Excel und Word
• Eine äusserst präzise und dennoch effiziente Arbeitsweise, insbesondere auch in Kontrollprozessen
• Situations- und adressatengerechte Kommunikation
• Ausgeprägte analytische und konzeptuelle Fähigkeiten
• Strukturierter und sicherer Umgang mit hohem Informationsfluss, grossen Datenmengen und der parallelen Nutzung verschiedener Applikationen
• Ausgeprägte Belastbarkeit sowie souveräner Umgang mit Zeitdruck, hoher Arbeitsbelastung und anspruchsvollen Situationen
• Kenntnisse des HRM der Bundesverwaltung, der HR-Prozesse im Bund sowie des Bundespersonalrechts von Vorteil
• Sehr gute Kenntnisse einer Amtssprache sowie gute Kenntnisse einer zweiten Amtssprache. Gute mündliche und schriftliche Kenntnisse in Deutsch und Französisch

Auf den Punkt gebracht

Das Team "HR-Beratung Topkader & Entsendungen" unterstützt das Departement dabei, das bestmögliche Matching zwischen Profilen und Stellen im Topkaderbereich und für aussenpolitisch wichtige Entsendungen herzustellen. Möchten Sie als offene/r, dynamische/r und strukturiert/r Teamplayer/in einen wertvollen Beitrag bei unseren täglichen Herausforderungen am Puls der Aussenpolitik leisten? In dieser Funktion erwartet Sie ein spannendes, internationales Arbeitsumfeld, wo Sie Ihre Fähigkeiten in Sachen Organisation und Kommunikation einbringen können.

Anstellungsart:

unbefristet

Arbeitsort:

Eichenweg 5, 3052 Zollikofen

Das macht uns aus

Das Eidgenössische Departement für auswärtige Angelegenheiten (EDA) koordiniert und gestaltet im Auftrag des Bundesrats die Schweizer Aussenpolitik, wahrt die Interessen des Landes und fördert Schweizer Werte.

Die Direktion für Ressourcen (DR) steuert den Einsatz von Personal und Finanzen zur Umsetzung der aussenpolitischen Ziele. Sie betreibt das weltweite schweizerische Vertretungsnetz. Die Direktion erbringt die für die Betriebsführung des Departements notwendigen Dienstleistungen im Bereich Logistik, Telematik, Führungs- und Controllinginstrumente. Die Rechtssetzung, Rechtsanwendung und Rechtsberatung des Departements gehört ebenfalls in den Aufgabenbereich der Direktion für Ressourcen. Ihr unterstellt ist zudem die Bundesreisezentrale, welche internationale Dienstreisen organisiert und einkauft.