HR Coordinator

Montreux Jazz Festival; Montreux; Remote; CHF 70,000 - 90,000; Full time

Job summary

Montreux Jazz Festival recherche un(e) coordinateur·rice RH pour coordonner le recrutement, l’engagement et la planification du personnel des montages/démontages, en collaboration avec l’Atelier et sous la supervision de la HR Operations Manager.

Le poste implique la gestion des procédures administratives liées à l’emploi du personnel étranger, le suivi administratif et budgétaire, la rédaction de documents RH et la coordination des paiements avec le service comptabilité.

Qualifications

• 2–3 ans d’expérience dans les Ressources Humaines et/ou administratif.
• Expérience professionnelle dans le milieu culturel / événementiel est un atout.
• Connaissances du milieu culturel / événementiel et des enjeux administratifs et humains liés.

Responsibilities

• Coordonner le recrutement, l’engagement et la planification du personnel de Montages/Démontages en collaboration avec l’Atelier et sous la supervision de la HR Operations Manager.
• Gérer les processus administratifs en lien avec l’engagement du personnel étranger (vérifications des permis, demandes d’autorisations, annonces des collaborateurs européens).
• Réaliser le suivi administratif global en lien avec le personnel de Montages/Démontages (téléphones, e-mails, courriers).
• Assurer le suivi budgétaire du personnel de Montages/Démontages en collaboration avec l’Atelier.
• Rédiger des documents contractuels et divers documents RH (lettres, attestations, documents informatifs).
• Coordonner le processus de paiement du personnel en collaboration avec le service comptabilité (acomptes, versement des salaires).
• Participer à l’accueil du personnel lors de leur arrivée.
• Gérer les problématiques diverses des monteur·euse·s pendant leur engagement et avec la HR Operations Manager.

Skills

Expérience RH

Gestion du stress

Aisance relationnelle

Polyvalence administrative

Anglais courant

Tools

Suite Office

Job description

Afin de coordonner le recrutement, l’engagement et le suivi du personnel de Montages-Démontages du Montreux Jazz Festival, nous recherchons un·e coordinateur·rice RH.

• Coordonner le recrutement, l’engagement et la planification du personnel de Montages/Démontages en collaboration avec l’Atelier et sous la supervision de la HR Operations Manager
• Gérer les processus administratifs en lien avec l’engagement du personnel étranger (vérifications des permis, demandes d’autorisations, annonces des collaborateur·rice·s européen·ne·s)
• Réaliser le suivi administratif global en lien avec le personnel de Montages/Démontages (téléphones, e-mails, correspondances)
• Assurer le suivi budgétaire du personnel de Montages/Démontages en collaboration avec l’Atelier
• Rédiger des documents contractuels (confirmations d’engagements) et divers documents RH (lettres, attestations, documents informatifs, etc.)
• Coordonner le processus de paiement du personnel de Montages/Démontages (acomptes, versement des salaires) en collaboration avec le service de la comptabilité
• Participer à l’accueil du personnel de Montages/Démontages lors de leur arrivée
• Gérer les problématiques diverses des monteur·euse·s (administratives, humaines, etc.) pendant leur engagement en collaboration avec la HR Operations Manager
• Aider le département RH dans des tâches diverses en lien avec le BP, le Staff et / ou la Production en amont, pendant et après la Manifestation
• 2- 3 ans d’expérience dans le domaine des Ressources Humaines et / ou administratif
• Expérience professionnelle dans le milieu culturel / événementiel : un atout
• Connaissances du milieu culturel / événementiel et des enjeux administratifs et humains liés ;
• Excellente gestion du stress
• Excellentes compétences interpersonnelles, avenant·e et à l’aise en public
• Bonnes connaissances en informatique (suite Office) et connaissances de base RH (assurances, salaires, contrats, etc.)
• Langue maternelle française ou parfaite maitrise, anglais nécessaire, italien – espagnol : un atout
• Période d’engagement: du 18 janvier 2027 au 31 août 2027 (non-stop du 2 au 17 juillet 2027)
• Taux de travail: 100%
• Lieu: Montreux