Führungsunterstützung Verwaltungsführung und Geschäftsleitung (70%)

Gemeindeverwaltung Allschwil; Allschwil, Zürich; Vor Ort; CHF 60’000 - 100’000; Vollzeit

Zusammenfassung

In dieser spannenden Position bei einer engagierten Gemeindeverwaltung übernehmen Sie das Geschäftsleitungssekretariat und unterstützen die Führungskräfte bei administrativen Aufgaben. Sie sind verantwortlich für die Organisation von Sitzungen, die Protokollierung und die Koordination von Projekten. Ihre organisatorischen Fähigkeiten und Ihre Kommunikationsstärke sind entscheidend, um in einem dynamischen und manchmal politisch geprägten Umfeld erfolgreich zu sein. Diese Rolle bietet Ihnen die Möglichkeit, aktiv zur Weiterentwicklung der Gemeindeverwaltung beizutragen und in einem unterstützenden Team zu arbeiten.

Leistungen

Unterstützendes Arbeitsklima

Attraktive Bedingungen

Qualifikationen

• Kaufmännische Ausbildung und Weiterbildung im Bereich Führungsunterstützung erforderlich.
• Starke organisatorische und kommunikative Fähigkeiten sind notwendig.

Aufgaben

• Leitung des Geschäftsleitungssekretariats und Unterstützung der Geschäftsführung.
• Vor- und Nachbearbeitung der Geschäftsleitungssitzungen inklusive Protokollierung.

Kenntnisse

organisatorische Fähigkeiten

kommunikative Fähigkeiten

Kundenorientierung

Präzises Schreiben

Vertraulichkeit

Ausbildung

kaufmännische Ausbildung

Weiterbildung im Bereich Führungsunterstützung

Tools

Office-Applikationen

CMI-Axioma

Jobbeschreibung

Ihr Aufgabengebiet

• In dieser spannenden und äusserst vielseitigen Funktion führen Sie das Geschäftsleitungs-sekretariat der Gemeindeverwaltung selbständig und unterstützen den Leiter Gemeindeverwaltung (CEO) und die Leiterin Stabsdienste bei organisatorischen und administrativen Aufgaben mit einer strukturierten Arbeitsweise und ihrer kundenorientierten Haltung.
• Sie verantworten die gesamte Vor- und Nachbearbeitung der Geschäftsleitungssitzungen inkl. der stilsicheren und präzisen Protokollierung der Sitzungen.
• Als selbständige und mitdenkende Persönlichkeit haben Sie die Agenda des Leiters Gemeindeverwaltung vorausschauend im Griff. Daneben führen Sie auch die Termin- und Pendenzenkontrolle der Geschäftsleitung und erledigen allgemeine Sekretariatsarbeiten.
• Bei grösseren Projekten fungieren Sie als Projektoffice und begeistern die Stakeholder mit organisatorischer Präzision und Termintreue.
• Sie arbeiten bei der Weiterentwicklung unserer Prozesse aktiv mit und stellen die Abbildung in unserem Prozessmanagementsystem sicher.
• Die Planung, Organisation oder Koordination von Anlässen sind ebenfalls Aufgaben, welche zu dieser abwechslungsreichen Funktion gehören.

Ihr Profil

• Sie haben eine kaufmännische Ausbildung und eine Weiterbildung im Bereich Führungs-unterstützung.
• Nebst starken organisatorischen und kommunikativen Fähigkeiten gehen Sie sicher mit Office-Applikationen um; wenn sie bereits mit CMI-Axioma gearbeitet haben, wäre das toll.
• Sie schreiben präzis, wortgewandt und vermitteln auch komplexe Inhalte klar und zielgruppengerecht.
• Sie haben Freude an Ihrer Arbeit und eine hohe Leistungsbereitschaft sowie Dienstleistungsorientierung.
• Genauigkeit, Zuverlässigkeit, Vertraulichkeit und Humor sind Ihre besten Eigenschaften.

Ihre Perspektive

• In dieser Schlüsselfunktion bearbeiten Sie ein vielseitiges und abwechslungsreiches Aufgabenfeld im zeitweilen politisch geprägten Umfeld.
• Sie erhalten dabei die Möglichkeit, die Gemeindeverwaltung Allschwil als schlagkräftige, effiziente Organisation zu unterstützen und in ihrem Verantwortungsbereich weiterzuentwickeln.
• Unterstützendes Arbeitsklima in einem engagierten und motivierten Team und Umfeld.
• Öffentlich-rechtliche Anstellung mit attraktiven Bedingungen.

Für weitere Auskünfte steht Ihnen Angela Gröner, Leiterin Stabsdienste, Tel. [phone], gerne zur Verfügung.

Für Ihre Bewerbung nutzen Sie bitte ausschliesslich unser Online-Formular unter www.allschwil.ch. Anderweitig eingereichte Bewerbungen können nicht berücksichtigt werden.

Wir freuen uns, Sie kennen zu lernen!

www.allschwil.ch