Front Desk Coordinator

Basilea Pharmaceutica International AG, Allschwil; Allschwil; On-site; CHF 42,000 - 66,000; Part time

Job summary

Basilea Pharmaceutica International AG is seeking a Front Desk Coordinator in Allschwil to manage reception, switchboard and front-desk tasks in a trilingual environment. The role includes visitor handling, mail processing, and support for Facility Management in a permanent, part-time arrangement.

The successful candidate will have a KV or equivalent qualification, strong German and English, and good French. Flexibility for 60%–80% workload and a collaborative team culture are offered.

Qualifications

• Commercial apprenticeship (KV) or similar customer-facing qualification.
• Very good German and English skills; French knowledge is beneficial.
• Independent, team-oriented with strong service mindset and discretion.

Responsibilities

• Manage the reception area and switchboard in German, English and French.
• Welcome external customers and visitors, handle related admin tasks and access control.
• Support Facility Management with mail processing and courier services.
• Order and manage office supplies and catering for meetings.
• Maintain pharmacovigilance messaging system procedures.
• Drive continuous improvement of customer satisfaction and service quality.
• Ensure a clean, organized and professional work environment.
• Assist other departments with visas and contract processing.

Skills

German language

English language

French language (basic)

Education

KV or equivalent service qualification

Tools

MS Office (Word, Excel)

Job description

Front Desk Coordinator

Basilea Pharmaceutica International AG, Allschwil Vacant since : 02.10.2026 Number of jobs : 1 4123 Allschwil (BL) 60% - 80% By agreement Permanent Registration requirement

Your tasksManage the reception area and operation of the switchboard in German, English and FrenchWelcome and support of external customers and visitors, including handling related administrational tasks and access controlAssist Basilea’s Facility Management and General Services Department with the processing of incoming and outgoing mail, including courier transfersOrder and manage the entire office equipment, beverages and catering for meetingsMaintain procedures related to our Pharmacovigilance messaging systemDrive continuous improvement in customer satisfaction and service qualityEnsure a clean, organized, and professional work environment.Assist other departments in certain administrative tasks, such as VISA applications and contract processing

Your profileCommercial apprenticeship (KV) or similar qualification in a service sector with direct customer contact e.g. travel industry, hotel with work experience at a reception deskVery good language skills in German and English, oral knowledge of French is beneficialAbility to work independently and in a teamTeam player with an open, friendly nature, enjoying dealing with peopleHigh service and customer orientation as well excellent communication skills at different levels, discretion and flexibility are requiredGood Office user skills (Word, Excel etc)Working time Monday - Friday from 8 - 12/13 - 17, part time solution possible days to take off are Tue, Wed or Thu

Ihre AufgabenBetreuung des Empfangsbereichs sowie Bedienung der Telefonzentrale in Deutsch, Englisch und FranzösischEmpfang und Betreuung von externen Kunden und Besuchern sowie Übernahme der damit verbundenen administrativen Aufgaben und ZutrittskontrollenUnterstützung des Bereichs Facility Management und General Services bei der Bearbeitung der ein- und ausgehenden Post sowie bei KurierdienstenBestellung und Verwaltung des gesamten Bürobedarfs sowie Organisation von Getränken und Catering für Meetings und VeranstaltungenPflege und Sicherstellung der Abläufe im Zusammenhang mit dem Pharmacovigilance-MeldesystemKontinuierliche Verbesserung der Kundenzufriedenheit und der ServicequalitätSicherstellung eines sauberen, organisierten und professionellen ArbeitsumfeldsUnterstützung anderer Abteilungen bei verschiedenen administrativen Aufgaben, beispielsweise bei Visa-Anträgen und Vertragsabwicklungen

Ihr ProfilAbgeschlossene kaufmännische Ausbildung (KV) oder eine vergleichbare Qualifikation im Dienstleistungsbereich mit direktem Kundenkontakt, beispielsweise in der Reisebranche oder Hotellerie, idealerweise mit Berufserfahrung an einer RezeptionSehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse; mündliche Französischkenntnisse sind von VorteilSelbstständige, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise sowie Freude an der Zusammenarbeit im TeamOffene, freundliche und kommunikative Persönlichkeit mit Freude am Umgang mit MenschenAusgeprägte Service- und Kundenorientierung sowie sehr gute Kommunikationsfähigkeiten auf unterschiedlichen HierarchiestufenHohes Mass an Diskretion, Flexibilität und VerantwortungsbewusstseinGute Anwenderkenntnisse in MS Office (Word, Excel etc.)

ArbeitszeitMontag bis Freitag, 08:00–12:00 Uhr und 13:00–17:00 UhrEine Teilzeitlösung ist möglichFreie Tage können am Dienstag, Mittwoch oder Donnerstag vereinbart werden

• Work location 4123 Allschwil (BL)
• Additional information on the place of work Einsatz vor Ort ohne Homeoffice Möglichkeiten
• Workload 60% - 80%
• Employment start By agreement
• Employment duration Permanent

• Qualification skilled
• Work experience More than 3 years
• Education Vocational education and training with the Swiss Federal VET Diploma or equivalent

• German Orally : Good knowledge Written : Very good knowledge
• English Orally : Very good knowledge Written : Very good knowledge
• French Orally : Good knowledge Written : Basic knowledge

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