Field Operations Assistant

Otis SA; Freiburg; Vor Ort; CHF 90.000 - 130.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Otis SA en Suisse recherche un Assistant(e) FOD pour coordonner les activités administratives et opérationnelles des Opérations Terrain, assurer la conformité et fiabiliser les données métier.

Vous soutiendrez la transformation digitale en développant des solutions innovantes qui simplifient le travail des équipes terrain, et vous travaillerez en français et allemand.

Maîtrise des outils Microsoft 365 et Power BI, et capacité à gérer plusieurs priorités avec rigueur et autonomie.

Qualifikationen

• Excellente maîtrise des outils bureautiques et des données administratives.
• Capacité à coordonner des activités et à prioriser les tâches.
• Bonnes aptitudes relationnelles et communicationnelles et sens du service.
• Autonomie dans un environnement numérique et capacité à proposer des solutions innovantes.

Aufgaben

• Administrer les outils numériques et bases de données des Opérations Terrain et soutenir les initiatives de digitalisation.
• Assurer le suivi administratif des obligations réglementaires auprès des autorités suisses (ASIT, ESTI).
• Coordonner les formations, examens et certifications liés aux autorisations OIBT.
• Gérer les processus de primes et bonus des collaborateurs terrain en collaboration avec la paie.
• Maintenir les dossiers de qualification, d’autorisation et de conformité des sous-traitants.
• Assurer la traduction et le support multilingue des communications et documents opérationnels.
• Contribuer à l’amélioration continue des processus et à l’efficacité des Opérations Terrain.

Kenntnisse

Administrative skills

Organisationnelle

Coordination

Attention to detail

Communication skills

Optimisation & digitalisation

Autonomie

Multilingue (FR/DE, Anglais +)

Tools

Microsoft 365

Excel

Power BI

Power Automate

Word

Outlook

Jobbeschreibung

Résumé du poste

L’Assistant(e) FOD joue un rôle central dans le bon fonctionnement des Opérations Terrain en Suisse. Il/elle coordonne les activités administratives et opérationnelles, garantit la conformité réglementaire et assure la fiabilité des données et outils métier. En parallèle, il/elle accélère la transformation digitale des opérations en développant des solutions innovantes qui simplifient le quotidien des équipes terrain, optimisent les processus et renforcent la performance de l’organisation.

Principales responsabilités

• Administrer les outils numériques et bases de données des Opérations Terrain et soutenir les initiatives de digitalisation.
• Assurer le suivi administratif des obligations réglementaires auprès des autorités suisses (ASIT, ESTI).
• Coordonner les formations, examens et certifications liés aux autorisations OIBT.
• Gérer les processus de primes et bonus des collaborateurs terrain en collaboration avec la paie.
• Maintenir les dossiers de qualification, d’autorisation et de conformité des sous-traitants.
• Assurer la traduction et le support multilingue des communications et documents opérationnels.
• Contribuer à l’amélioration continue des processus et à l’efficacité des Opérations Terrain.

Connaissances et compétences requises

• Excellentes compétences administratives, organisationnelles et de coordination.
• Grande attention aux détails et capacité à gérer simultanément plusieurs priorités.
• Excellentes aptitudes relationnelles et de communication.
• Capacité à identifier des opportunités d’optimisation et à développer des solutions digitales innovantes pour améliorer l’efficacité opérationnelle.
• Maîtrise avancée des outils Microsoft 365 (Excel, Word, PowerPoint, Outlook, Power BI, Power Automate) et forte aisance avec les outils numériques.
• Capacité à travailler de manière autonome tout en collaborant efficacement avec des interlocuteurs internes et externes.
• Maîtrise du français et de l’allemand. La connaissance de l’anglais est un atout.