Facility Coordinator for 12 months

Page Group Switzerland; Genf; On-site; CHF 70,000 - 100,000; Full time

Benefits offered by this job

Rémunération attractive

Emplacement central à Genève

Environnement multiculturel

Job summary

Page Group Switzerland recherche un Coordinateur des installations proactif et orienté service pour soutenir le bon fonctionnement du siège à Genève. Vous gérerez les opérations quotidiennes du bureau, coordonnerez les services sur le lieu de travail et superviserez les fournisseurs pour offrir une expérience professionnelle et accueillante.

Le poste implique la supervision des espaces, l’organisation de réunions et événements, ainsi que le soutien administratif et logistique des activités au

Qualifications

• Expérience en gestion des installations et bureaux exigée.
• Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs priorités.
• Expérience avec coordination de fournisseurs et services externes.
• Très bonnes compétences en service client et en gestion des parties prenantes.
• Esprit proactif et orienté solution, capable de travailler de manière autonome.
• Maîtrise des applications Microsoft Office et outils de communication.
• Anglais courant requis; le français est un atout.

Responsibilities

• Gérer les opérations quotidiennes du bureau de Genève et assurer le bon déroulement des services sur le lieu de travail.
• Assurer la liaison avec la gestion de l'immeuble et les prestataires externes pour maintenir des normes élevées.
• Surveiller les installations du bureau, les salles de réunion, les espaces communs et les cuisines pour garantir qu'ils restent pleinement opérationnels et présentables.
• Soutenir les projets de rénovation de bureau et d'amélioration du lieu de travail, en coordonnant la logistique et la communication avec les employés.
• Assurer le respect des procédures de sécurité et des réglementations sur le lieu de travail.
• Coordonner les fournisseurs tiers et prestataires de services, en veillant à ce que les niveaux de service contractuels soient respectés.
• Surveiller la performance des fournisseurs et résoudre les problèmes opérationnels selon les besoins.
• Soutenir les activités d'approvisionnement, y compris la création de bons de commande et le suivi des dépenses.
• Gérer le courrier entrant et sortant, les envoies de messagerie et la documentation associée.
• Surveiller les dépenses de messagerie et tenir des registres précis.
• Soutenir les processus administratifs et maintenir la documentation des installations.
• Agir en tant que point de contact clé pour les employés, visiteurs et invités.
• Gérer les activités liées à la réception, les boîtes aux lettres du bureau et les demandes générales sur le lieu de travail.
• Coordonner les arrangements pour les visiteurs et offrir une expérience de bureau professionnelle et accueillante.
• Coordonner les réunions internes, ateliers, déjeuners d'affaires et événements.
• Organiser le catering, la mise en place des salles et la logistique associée.
• Assurer une expérience fluide pour les participants et visiteurs.

Skills

Gestion des installations

Gestion de bureau

Service client

Organisation

Gestion des fournisseurs

Communication

Autonome

MS Office

Anglais courant

Français (opérationnel)

Tools

MS Office

Job description

Notre client est une organisation internationale de premier plan recherchant un Coordinateur des installations proactif et orienté service pour soutenir le bon fonctionnement de son siège à Genève. Ce rôle joue un rôle clé dans la fourniture d'une expérience de travail exceptionnelle grâce à la gestion des installations, la coordination de bureau, la supervision des fournisseurs et les services de soutien aux employés.

Coordinateur des installations pour 12 mois

Notre client est une entreprise internationale.

Missions

Gestion des installations et du bureau

• Coordonner les opérations quotidiennes du bureau de Genève et assurer le bon déroulement des services sur le lieu de travail.
• Assurer la liaison avec la gestion de l'immeuble et les prestataires externes pour maintenir des normes élevées dans tout le bureau.
• Surveiller les installations du bureau, les salles de réunion, les espaces communs et les cuisines pour garantir qu'ils restent pleinement opérationnels et présentables.
• Soutenir les projets de rénovation de bureau et d'amélioration du lieu de travail, en coordonnant la logistique et la communication avec les employés.
• Assurer le respect des procédures de sécurité et des réglementations sur le lieu de travail.

Gestion des fournisseurs et prestataires de services

• Coordonner les fournisseurs tiers et prestataires de services, en veillant à ce que les niveaux de service contractuels soient respectés.
• Surveiller la performance des fournisseurs et résoudre les problèmes opérationnels selon les besoins.
• Soutenir les activités d'approvisionnement, y compris la création de bons de commande et le suivi des dépenses.

Réception, courrier, messagerie et administration

• Gérer le courrier entrant et sortant, les envoies de messagerie et la documentation associée.
• Surveiller les dépenses de messagerie et tenir des registres précis.
• Soutenir les processus administratifs et maintenir la documentation des installations.
• Agir en tant que point de contact clé pour les employés, visiteurs et invités.
• Gérer les activités liées à la réception, les boîtes aux lettres du bureau et les demandes générales sur le lieu de travail.
• Coordonner les arrangements pour les visiteurs et offrir une expérience de bureau professionnelle et accueillante.

Réunions et événements

• Coordonner les réunions internes, ateliers, déjeuners d'affaires et événements.
• Organiser le catering, la mise en place des salles et la logistique associée.
• Assurer une expérience fluide pour les participants et visiteurs.

Profil du candidat

• Expérience préalable en gestion des installations, gestion de bureau, expérience du lieu de travail, hôtellerie ou rôle opérationnel similaire.
• Solides compétences organisationnelles avec la capacité de gérer plusieurs priorités simultanément.
• Expérience dans la coordination de fournisseurs externes et prestataires de services.
• Excellentes compétences en service client et gestion des parties prenantes.
• Esprit pratique, proactif et orienté solution.
• À l'aise pour travailler de manière autonome dans un environnement international dynamique.
• Maîtrise des applications Microsoft Office.
• Anglais courant requis ; le français serait un atout important.

Conditions et Avantages

• Opportunité de rejoindre une organisation internationale prestigieuse.
• Rôle diversifié et visible combinant gestion des installations, services sur le lieu de travail et opérations de bureau.
• Environnement multiculturel collaboratif.
• Emplacement central à Genève.
• Package de rémunération attractif.