Fachperson Schuladministration und Finanzen (40 %)

Musikschule Region Wohlen; Wohlen bei Bern; On-site; CHF 15,000 - 25,000; Part time

Job summary

Die Musikschule Region Wohlen bei Bern sucht per 1. Februar 2027 eine Fachperson Schuladministration und Finanzen (40 %). Die Stelle umfasst Sekretariatsaufgaben, betriebswirtschaftliche Unterstützung und Administration im Bildungsbetrieb.

Wochenarbeitszeit Montag bis Donnerstag Vormittag, flexible Absprachen möglich. Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung, fundierte MS-Office-Kenntnisse (Excel) und Erfahrung in Schulverwaltungsprozessen mit.

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation mit Erfahrung in der Administration.
• Gutes Zahlenverständnis und sichere MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Excel.
• Stilsicheres Deutsch in Wort und Schrift.
• Selbständige, sorgfältige und diskrete Arbeitsweise; Teamfähigkeit und Musikschulbetrieb interessieren Sie.

Responsibilities

• Anfragen von Eltern, Lernenden und Lehrpersonen beantworten und Korrespondenz pflegen.
• Schüler:innenadministration in SpeedAdmin (An- und Abmeldungen, Datenänderungen, Semesterwechsel).
• Schulgeldrechnungen, Rückerstattungen, Mahnwesen bearbeiten; Subventionen, Bewilligungen und Stipendien unterstützen.
• Personaladministration unterstützen; Vertragsunterlagen vorbereiten; Personaldaten pflegen.
• Konzerte und Projekte administrativ begleiten; Vereinsadministration betreuen; Werbeunterlagen versenden.
• Sitzungen vorbereiten, Protokolle führen; Listen und Auswertungen erstellen.
• Büroalltag organisieren; Dokumente und Ablagen weiterentwickeln.

Skills

Zahlenverständnis

MS Office (Excel)

Deutsch

Teamfähigkeit

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

SpeedAdmin

Job description

Die Musikschule Region Wohlen bei Bern sucht per 1. Februar 2027 eine Fachperson Schuladministration und Finanzen (40 %).

Die Musikschule Region Wohlen bietet Kindern, Jugendlichen und Erwachsenen in den Gemeinden Wohlen bei Bern, Kirchlindach und Meikirch ein vielseitiges musikalisches Angebot.

Per 1. Februar 2027 oder nach Vereinbarung suchen wir eine engagierte Person für unser Sekretariat. Sie unterstützen unsere betriebswirtschaftliche und musikpädgogische Schulleitung und sorgen für einen gut organisierten Schulalltag.

Gewünschte Präsenz: Montag bis Donnerstag Vormittag. Abweichungen sind nach Absprache möglich.

Ihre Aufgaben

• Anfragen von Eltern, Lernenden und Lehrpersonen beantworten; laufende Korrespondenz bearbeiten.
• Schüler:innenadministration in der Schulverwaltungssoftware "SpeedAdmin" betreuen: von An- und Abmeldungen über Datenänderungen bis zum Semesterwechsel.
• Schulgeldrechnungen, Rückerstattungen und Mahnwesen bearbeiten; bei Subventionen, Bewilligungen und Stipendien unterstützen.
• Personaladministratin unterstützen, Vertragsunterlagen vorbereiten sowie Personaldaten und Pensen pflegen.
• Konzerte und Projekte administrativ begleiten, Vereinsadministration betreuen und Werbeunterlagen versenden.
• Sitzungen und Konferenzen vor- und nachbereiten, Protokolle führen sowie Listen und Auswertungen erstellen.
• Büroalltag organisieren und Dokumente, Vorlagen, Ablagen und Prozessbeschreibungen weiterentwickeln.

Die Teilnahme an Sitzungen sowie an Schulanlässen gehört verbindlich zur Stelle.

Das Bringen Sie Mit

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation und Erfahrung in der Administration, idealerweise im Bildungsbereich.
• Gutes Zahlenverständnis und sehr sichere Microsoft-Office-Kenntnisse, insbesondere excel. Erfahrung mit einer Schulverwaltungssoftware ist von Vorteil.
• Stilsicheres Deutsch in Wort und Schrift sowie ein offenes, freundliches und verbindliches Auftreten.
• Selbstständige, sorgfältige und diskrete Arbeitsweise, Freude an der Teamarbeit und Interesse am Musikschulbetrieb.

Optional: Erfahrung und Freude an Marketing und Social Media. Eine Mitarbeit in diesem Bereich ist je nach Profil und nach Absprache erwünscht.

Das Bieten Wir Ihnen

Eine vielseitige Tätigkeit mit Eigenverantwortung in einem regional verankerten Bildungs- und Kulturbetrieb. Kurze Entscheidungswege und die enge Zusammenarbeit mit der Co-Schulleitung bieten Raum, administrative Abläufe aktiv mitzugestalten.