Fachmitarbeiter:in Administration und Kursorganisation 40-60%

HEKS Hilfswerk der Evangelisch-reformierten Kirche Schweiz; Amriswil; Vor Ort; CHF 24.000 - 36.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Partizipatives Arbeitsumfeld

Gestaltungsspielraum

Flexible Arbeitszeiten

Engagiertes Team

Arbeitsplatz in Amriswil

Zusammenfassung

HEKS in-fra sucht eine administrative und organisatorische Drehscheibe des Kursbetriebs in Amriswil. Du koordinierst die Anmeldung, erfasst Daten im System und sorgst dafür, dass die Abläufe reibungslos funktionieren.

Zu deinen Hauptaufgaben gehört die Kursverwaltung, die Rechnungsstellung sowie die enge Zusammenarbeit mit Teilnehmenden, Kursleitenden und externen Stellen. Die Position bietet 40–60% Anteil, befristet bis 31.12.2027, mit Aussicht auf Verlängerung bzw. unbefristete Anstellung.

Qualifikationen

• Organisationstalent mit schneller Auffassungsgabe
• Sichere Handhabung von Daten und digitalen Arbeitsinstrumenten
• Selbstständiges, strukturiertes Arbeiten
• Teamplayer:in mit guter Kooperationsfähigkeit
• Veränderungen offen und flexibel

Aufgaben

• Kursadministration und Datenmanagement rund um Teilnehmende und Kurse; Anmeldungen entgegennehmen und im System erfassen
• Rechnungsstellung, Zahlungen überwachen und offene Pendenzen im Blick behalten
• Koordination und enge Zusammenarbeit mit Teilnehmenden, zuweisenden Stellen, Kursleitenden und internen Funktionen
• Prozesse analysieren, Verbesserungen einbringen und Abläufe digitalisiert weiterentwickeln

Kenntnisse

Organisationstalent

Datenmanagement

Selbstständigkeit

Teamfähigkeit

Kommunikation

Jobbeschreibung

HEKS beschäftigt über 1500 fest angestellte Mitarbeiter:innen. An 24 Standorten in der Schweiz und weltweit in 35 Ländern ist HEKS mit 290 Programmen und Projekten im Umfang von rund 144 Millionen Schweizer Franken tätig. Im Jahr 2025 erreichte HEKS rund 12 Millionen Menschen mit seiner Arbeit.

HEKS verfolgt die Vision einer gerechten Welt, in welcher die Würde aller Menschen respektiert wird, Frieden herrscht und die natürlichen Lebensgrundlagen bewahrt werden. Ziel ist eine Transformation auf sozialer, wirtschaftlicher und politischer Ebene. HEKS leistet einen Beitrag zur Verbesserung der Lebensumstände von Menschen in der Schweiz und weltweit, fordert ihre Rechte ein und sensibilisiert und mobilisiert zu diesem Zweck.

Eine gelebte Diversität - Inklusion ist uns ein Anliegen: Wir begrüssen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer Herkunft, Religion, Alter oder sexueller Orientierung.

Fachmitarbeiter:in Administration und Kursorganisation 40-60%

HEKS in-fra ist ein Sprach- und Integrationsprogramm für Frauen, Männer und Kinder und bietet im Kanton Thurgau Deutschkurse auf verschiedenen Niveaustufen an. Aktuell sind dies 50 Semesterkurse an 4 Standorten (Arbon, Amriswil, Weinfelden und Kreuzlingen), die von 20 Kursleitungen Sprache und Integration durchgeführt werden. HEKS in-fra ist ausserdem eine qualifizierte fide Prüfungsinstitution.

Ab sofort, befristet bis 31.12.2027 mit Aussicht auf Verlängerung resp. unbefristete Anstellung, suchen wir eine oder einen:

Zweck der Funktion:

Du bist die administrative und organisatorische Drehscheibe des Kursbetriebs. Du sorgst dafür, dass Daten, Informationen und Abläufe zuverlässig zusammenlaufen, die Administration reibungslos funktioniert und Anliegen effizient bearbeitet werden.

Das sind deine Hauptaufgaben:

Kursadministration und Datenmanagement

• Du koordinierst die Administration rund um die Teilnehmenden und Kurse, nimmst Kursanmeldungen entgegen und erfasst sie im System.
• Du kommunizierst mit externen Stellen und planst gemeinsam mit internen Fachpersonen das Kursangebot. Dabei behältst du auch bei Veränderungen und neuen Anforderungen den Überblick.

Rechnungsstellung und Administration

• Du bereitest Kursverrechnungen vor, erstellst Rechnungen und behältst Zahlungen sowie offene Pendenzen im Blick.
• Du bedienst den Schalter und bist Ansprechpartner:in für Fragen und Anliegen von Interessent:innen und Kursteilnehmenden.

Koordination und Zusammenarbeit

• Als Drehscheibe arbeitest du eng mit Teilnehmenden, zuweisenden Stellen, Kursleitenden und internen Funktionen zusammen.
• Du koordinierst Anliegen, bringst die richtigen Personen zusammen und sorgst dafür, dass Informationen zuverlässig fliessen.

Prozesse und Weiterentwicklung

• Du erkennst Verbesserungspotenziale, bringst eigene Ideen ein und hilfst mit, administrative Abläufe einfacher, digitaler und effizienter zu gestalten.

Das bringst du mit:

• Du bist ein Organisationstalent mit einer schnellen Auffassungsgabe und einem guten Gespür für Zusammenhänge.
• Du arbeitest selbstständig, strukturiert und sehr zuverlässig und fühlst dich im Umgang mit Daten und digitalen Arbeitsinstrumenten zuhause. Genauigkeit und Verbindlichkeit sind dabei für dich selbstverständlich.
• Du bist ein:e Teamplayer:in, arbeitest gerne mit unterschiedlichen Menschen und Funktionen zusammen und kannst verschiedene Perspektiven und Bedürfnisse zusammenbringen.
• Veränderungen begegnest du offen und flexibel. Wo noch nicht alles definiert oder eingespielt ist, siehst du Gestaltungsspielraum statt Hindernisse.
• Bei unterschiedlichen Interessen und anspruchsvollen Situationen bleibst du sachlich, behältst das gemeinsame Ziel im Blick und trägst konstruktiv zu Lösungen bei.
• Gerade wenn sich Abläufe oder Zuständigkeiten verändern, kommunizierst du klar, verbindlich und freundlich.
• Du hast Freude daran, neue Prozesse mitzuentwickeln, Struktur zu schaffen und mit dem nötigen Pragmatismus dafür zu sorgen, dass Lösungen auch umgesetzt und zu Ende gebracht werden.

Das darfst du von uns erwarten:

• Ein partizipatives und rollenbasiertes Arbeitsumfeld mit viel Verantwortung und Gestaltungsspielraum in der Organisation
• Eine vielseitige und verantwortungsreiche Tätigkeitim interkulturellen Kontext
• Flexibles Arbeitszeitenmodell und moderne Anstellungsbedingungen
• Ein engagiertes Team
• Ein gut erreichbarer Arbeitsplatz in Amriswil

Für weitere Auskünfte steht dir Elvira Escher unter [e-mail] zur Verfügung.

Weitere Informationen über HEKS in-fra findest du unter HEKS in-fra | HEKS