Direktionsassistentin/Direktionsassistenten, 80-90%

HEKS Hilfswerk der Evangelisch-reformierten Kirche Schweiz; Zürich; Vor Ort; CHF 70.000 - 105.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Moderne Arbeitsbedingungen

Flexible Arbeitszeiten

Kollegiales Umfeld mit Sinn

Zusammenfassung

HEKS Hilfswerk der Evangelisch-reformierten Kirche Schweiz sucht eine/n Direktionsassistent:in in Teilzeit (80–90%). Sie arbeiten eng mit der Direktorin zusammen, koordinieren Termine, Sitzungen und Reisen und unterstützen das Sekretariat sowie die Dokumentenverwaltung.

Sie verfügen über eine kaufmännische Grundausbildung mit Fokus auf Direktionsassistenz, bringen mehrjährige Assistenz-Erfahrung auf C-Level mit und kommunizieren stilsicher auf Deutsch, Französisch und Englisch.

Qualifikationen

• Kaufmännische Grundausbildung mit Weiterbildung Direktionsassistent:in
• Mehrjährige Assistenz-Erfahrung auf C-Level oder vergleichbarer Spitzenfunktion
• Organisationsgeschick und strukturierte, vorausschauende Arbeitsweise
• Ausgeprägte Koordinations- und Priorisierungsfähigkeiten
• Stilsichere Kommunikation in Deutsch, Französisch und Englisch
• Gute MS-Office-Kenntnisse und Umgang mit digitalen Tools

Aufgaben

• Organisation, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen des Stiftungsrates und Ausschüssen
• Koordination von Terminen, Sitzungen, Auftritten und Geschäftsreisen der Direktorin
• Vorbereitung der Mitarbeitenden-Kommunikation
• Sekretariat des Präsidiums und administrative Unterstützung der Bereichsleitung
• Dokumentenverwaltung, Handbuchpflege und Archivierung der Unterlagen
• Unterstützung der Leitung Direktionsstab und Stellvertretung bei Abwesenheit

Ausbildung

Kaufmännische Grundausbildung

Direktionsassistent:in mit eidg. Fachausweis oder vergleichbare Qualifikation

Tools

MS-Office

Digitale Tools

Jobbeschreibung

HEKS beschäftigt über 1500 fest angestellte Mitarbeiter:innen. An 24 Standorten in der Schweiz und weltweit in 35 Ländern ist HEKS mit 290 Programmen und Projekten im Umfang von rund 144 Millionen Schweizer Franken tätig. Im Jahr 2024 erreichte HEKS rund 16 Millionen Menschen mit seiner Arbeit.

HEKS verfolgt die Vision einer gerechten Welt, in welcher die Würde aller Menschen respektiert wird, Frieden herrscht und die natürlichen Lebensgrundlagen bewahrt werden. Ziel ist eine Transformation auf sozialer, wirtschaftlicher und politischer Ebene. HEKS leistet einen Beitrag zur Verbesserung der Lebensumstände von Menschen in der Schweiz und weltweit, fordert ihre Rechte ein und sensibilisiert und mobilisiert zu diesem Zweck.

Eine gelebte Diversität - Inklusion ist uns ein Anliegen: Wir begrüssen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer Herkunft, Religion, Alter oder sexueller Orientierung.

Direktionsassistentin/Direktionsassistenten, 80-90%

Sie sind ein Organisationstalent mit einer überdurchschnittlichen Dienstleistungsorientierung, denken proaktiv mit und behalten auch in einem dynamischen Umfeld und unter Zeitdruck den Überblick? Sie arbeiten selbstständig, genau, zuverlässig und kennen sich mit digitalen Tools aus. Sie schätzen die Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Anspruchsgruppen und Kommunikation (schriftlich und mündlich) ist eine Stärke von Ihnen? Dann freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen.

Wir suchen an unserem Hauptsitz für unseren Direktionsstab per sofort oder nach Vereinbarung eine/n

Das sind Ihre Hauptaufgaben:

• Organisation, Vor- und Nachbereitung (meist inkl. Protokollführung) von Sitzungen des Stiftungsrates, seiner Ausschüsse, der Geschäftsprüfungskommission, der Personalfürsorgestiftung sowie einer trilateralen internen Sitzung
• Koordination der Termine, Sitzungen, Auftritte und Geschäftsreisen der Direktorin inklusive Dokumentation
• Vorbereitung der Kommunikation an Mitarbeitende aus den betreuten Gremien
• Sekretariat des Präsidiums
• Administrative und koordinative Unterstützung der Bereichsleitung Services bei GL-Geschäften
• Sicherstellung einer professionellen Korrespondenz der Direktion auf verschiedenen Kommunikationskanälen
• Verantwortung für die strukturierte Dokumentenverwaltung, die Pflege des organisationsweiten Handbuchs sowie die Archivierung der Stiftungsratsunterlagen
• Unterstützung der Leitung Direktionsstab bei administrativen Aufgaben inkl. ihrer Stellvertretung bei Abwesenheit

Das bringen Sie idealerweise mit:

• Kaufmännische Grundausbildung mit Weiterbildung Direktionsassistent:in mit eidg. Fachausweis oder einer vergleichbaren Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrung in einer anspruchsvollen Assistenzfunktion auf C-Level
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick sowie eine strukturierte, vorausschauende und selbstständige Arbeitsweise
• Grosses Talent für Organisations- und Koordinationsaufgaben sowie ausgeprägtes Priorisierungsvermögen und Eigeninitiative
• Adressatengerechte, klare und wertschätzende Kommunikation schriftlich und mündlich mit internen und externen Anspruchsgruppen auf allen Hierarchieebenen
• Stilsicheres Deutsch sowie sehr gute Französisch- und Englischkenntnisse
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse und Flair im Umgang mit digitalen (KI-)Tools

Das dürfen Sie von uns erwarten:

• Es erwartet Sie eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Aufgabe in einer dynamischen Organisation, die sich in der Schweiz und global für soziale Gerechtigkeit und die Wahrung der Menschenwürde engagiert. Sie arbeiten eng mit der Direktorin und den strategischen Gremien zusammen, gestalten Prozesse aktiv mit, tragen dazu bei, dass Entscheidungen effizient vorbereitet und umgesetzt werden und fungieren als Drehscheibe für den Informationsfluss zwischen den Gremien.
• Wir offerieren moderne und flexible Arbeitsbedingungen
• Freuen Sie sich auf ein kollegiales Arbeitsumfeld, kurze Entscheidungswege und eine Tätigkeit mit Sinn und Wirkung - mitten im Herzen einer engagierten NGO.

Für weitere Auskünfte steht Ihnen Cornelia Reinhard unter Telefon [phone] gerne zur Verfügung.

Weitere Informationen über HEKS finden Sie unter www.heks.ch.