Employé·e d'administration

Ville de Morges; Morges; Vor Ort; CHF 50.000 - 67.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ville de Morges sucht eine administrative Fachkraft zur befristeten Anstellung von 6 Monaten in der Abteilung Gebäude und Liegenschaften. Sie betreuen komplexe Akten, pflegen Mieter- und Nutzers Beziehungen zu Gebäuden und erstellen Arbeitsaufträge.

Zu den Aufgaben gehören Protokolle, Berichte, Dashboards sowie die finanzielle Nachverfolgung von Unterhaltsarbeiten; außerdem bereiten Sie Vergabeunterlagen vor und unterstützen Legislaturprojekte.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (EFZ) oder gleichwertige Ausbildung.
• Mehrjährige Erfahrung in einer Immobilienagentur oder vergleichbarer Immobilienverwaltung.
• Gute Kenntnisse der Gebäudetechnik.
• Sicherer Umgang mit Bürosoftware (MS Office) sowie MS Project und Messerli von Vorteil.

Aufgaben

• Verwaltung und Nachverfolgung komplexer administrativer Akten sicherstellen.
• Betreuung der Beziehungen zu Mietern/Nutzern kommunaler Gebäude bei technischen Problemen & Bearbeitung von Anfragen/Reklamationen.
• Arbeitsaufträge erstellen, deren Ausführung verfolgen und Nachverfolgung sicherstellen.
• Entscheidungsunterlagen vorbereiten (Vergabevorschläge, Vergleiche).
• Strategische Korrespondenz bearbeiten und nachverfolgen, insbesondere bei öffentlichen Aufträgen.
• Laufende Unterhaltsarbeiten überwachen, koordinieren und finanzielle Nachverfolgung sicherstellen.
• Protokolle und Berichte verfassen.
• Dashboards, Steuerungsinstrumente, Statistiken und weitere Gebäudedaten erstellen und aktualisieren.

Kenntnisse

Teamfähigkeit

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung (EFZ) oder gleichwertig

Tools

MS Office Suite

MS Project

Messerli

Jobbeschreibung

Um ihr Team zu ergänzen, sucht die Abteilung Gebäude und Liegenschaften für eine befristete Dauer von 6 Monaten eine/n

Verwaltungsangestellte/r

Hauptaufgaben:

• die Verwaltung und Nachverfolgung komplexer administrativer Akten sicherstellen
• die Betreuung der Beziehungen zu den Mietern/Nutzern der kommunalen Gebäude bei technischen Problemen und die Bearbeitung schriftlicher Anfragen/Reklamationen sicherstellen
• Arbeitsaufträge erstellen, deren Ausführung verfolgen und die Nachverfolgung sicherstellen
• Entscheidungsunterlagen vorbereiten (Vergabevorschläge, Vergleiche)
• strategische Korrespondenz bearbeiten und nachverfolgen, insbesondere im Zusammenhang mit öffentlichen Aufträgen
• die laufenden Unterhaltsarbeiten überwachen und koordinieren sowie die finanzielle Nachverfolgung sicherstellen
• Protokolle und Berichte verfassen
• Dashboard, Steuerungsinstrumente, Statistiken und weitere Gebäudedaten erstellen und aktualisieren
• Unterstützung bei der Fertigstellung der laufenden Legislaturprojekte leisten

Wir wünschen uns:

• eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (EFZ) oder eine als gleichwertig anerkannte Ausbildung
• mehrjährige Erfahrung in einer Immobilienagentur und gute Kenntnisse der Gebäudetechnik
• Sicherer Umgang mit Bürosoftware (mindestens MS Office Suite), MS Project und Messerli sind von Vorteil
• Teamfähigkeit

Arbeitsbeginn & Dauer:so bald wie möglich bis 31. März 2027 (6 Monate)