Digital Office Manager:in; 70-80%

Coop Genossenschaft; Zürich; Vor Ort; CHF 90.000 - 120.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Rabatt Coop Travel

5x Superpunkte im Supermarkt

bis zu 20% Rabatt Versicherungen

bis zu 20% Rabatt Coop-Gruppe

Mobile- und Prepaid-Abos bei Coop

Reka-Card-Vergünstigung

Freizeitaktivitäten-Vergünstigungen

Zusammenfassung

Coop Genossenschaft sucht eine/n erfahrene/n Office Manager/in zur Koordination zentraler administrativer Prozesse und deren stetiger Automatisierung. Sie evaluieren KI-Tools, optimieren Abläufe und unterstützen die Geschäftsleitung durch effektives Agenda-Management.

Zu Ihren Aufgaben gehören die Jahres-Planung, Protokolle, Pendenzverfolgung sowie die Organisation von Führungs-Events und die Unterstützung der Unternehmenskommunikation.

Qualifikationen

• Mehrjährige Berufserfahrung in einer ähnlichen Funktion wird vorausgesetzt.
• Freude am Hinterfragen von Prozessen und pragmatische Umsetzung von Verbesserungen.
• Digitale Denkweise sowie Begeisterung für Automatisierungen und KI.
• Selbständige Verantwortungsübernahme, zielgerichtetes Vorantreiben von Themen gegenüber Führungskräften.
• Bereitschaft, operative Routineaufgaben zu übernehmen, zu vereinfachen oder zu automatisieren.

Aufgaben

• Verantwortung für zentrale administrative Prozesse und deren Automatisierung inkl. Evaluation von KI-Tools zur Effizienzsteigerung.
• Jahres-Terminplanung, Koordination übergreifender Termine der Geschäftsleitung, Agendamanagement des Geschäftsführers sowie Erstellung pragmatischer Protokolle und Dokumentationen ausgewählter Meetings.
• Steuerung wiederkehrender Führungs- und Planungsprozesse, Konsolidierung von Geschäftsunterlagen und Pendenzenmanagement.
• Organisation von Event-Formaten für die Führungscrew sowie Unterstützung der Unternehmenskommunikation bei Mitarbeitendenanlässen
• Koordination zentraler Corporate Services Aufgaben, externer Facility-Management-Dienstleister sowie administrative Unterstützung der Unternehmenskommunikation

Kenntnisse

Prozessoptimierung

Digitale Denkweise

KI-Begeisterung

Eigenverantwortung

Durchsetzungsstark

Jobbeschreibung

Aufgaben

• Verantwortung für zentrale administrative Prozesse und deren steter Automatisierung inkl. Evaluation und Einsatz von KI-Tools zur Effizienzsteigerung
• Jahres-Terminplanung, Koordination übergreifender Termine der Geschäftsleitung, Agendamanagement des Geschäftsführers sowie Erstellung pragmatischer Protokolle und Dokumentationen ausgewählter Schlüsselmeetings
• Steuerung wiederkehrender Führungs- und Planungsprozesse, Konsolidierung von Geschäfts-Unterlagen und -Dokumentationen sowie Pendenzenmanagement
• Organisation von Event-Formaten für die Führungscrew sowie Unterstützung der Unternehmenskommunikation bei Mitarbeitendenanlässen
• Koordination zentraler Corporate Services Aufgaben, externer Facility-Management-Dienstleister sowie administrative Unterstützung der Unternehmenskommunikation

Anforderungen

• Mehrjährige Berufserfahrung (mind. 3–5 Jahre) in einer ähnlichen Funktion (Aus- oder Weiterbildung im Bereich digitales Office Management von Vorteil)
• Freude am Hinterfragen von Prozessen und pragmatische Umsetzung von deren Verbesserungen
• Digitale Denkweise sowie Begeisterung für den sinnvollen Einsatz von Automatisierungen und KI
• Selbständige Verantwortungsübernahme, zielgerichtetes Vorantreiben und Abschliessen von Themen sowie verbindliches und durchsetzungsstarkes Auftreten gegenüber Führungskräften
• Bereitschaft, operative Routineaufgaben zu übernehmen und diese laufend zu vereinfachen oder zu automatisieren

• Vergünstigungen: Rabatt auf das Reiseangebot ITS Coop Travel, 5-fache Anzahl Superpunkte im Supermarkt, bis zu 20% Rabatt auf verschiedene Versicherungsleistungen, bis zu 20% Rabatt in allen Formaten der Coop-Gruppe, günstigere Mobile- und Prepaid-Abos bei Coop Mobile, Reka-Card: Vergünstigung bei Bezug, Vergünstigungen für Freizeitaktivitäten
• Anstellungsbedingungen: Pensionskasse: 2/3 wird von Coop einbezahlt, Attraktive Anstellungsbedingungen und zertifizierte Lohngleichheit, Gesamtarbeitsvertrag (GAV), 18 Wochen bezahlter Mutterschaftsurlaub und 4 Wochen bezahlter Vaterschaftsurlaub, Treueprämien
• Arbeitszeit: 5 Wochen Ferien
• Weiterbildung: Unterstützung für externe Aus- und Weiterbildungen
• Nachhaltigkeit: Engagement für Mensch und Tier und Natur mit über 400 Taten
• Kommunikation: interne App für Mitarbeitende
• Gesundheit: Update-Fitness: Fr. 200.– Rabatt aufs Jahresabonnement

Deine Ansprechperson

Annika Bittner
HR Marketing