Commis administratif ou Commise administrative - 80%

HUG; Genf; Vor Ort; CHF 60.000 - 75.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Le Groupe HUG à Genève recherche une personne polyvalente pour gérer les demandes de changement d'horaires et saisir les plannings dans Excel et Vision RH, tout en répondant au personnel par mail.

Vous contrôlez les certificats médicaux, mettez à jour les plannings, saisissez les souhaits de planning dans E-Pop et assurez la veille des périodes de vacances et des formations. Organisée, vous travaillez en équipe et garantissez la continuité du service.

Qualifikationen

• Titulaire d'un CFC d'employé ou employée de commerce.
• Expérience d'au moins 1 an dans un poste similaire en centre hospitalier.
• Maîtrise parfaite du français à l'oral et à l'écrit (C1 pour les non-francophones).
• Bonne connaissance des outils informatiques et des logiciels HUG (DPA, DPI, E-Pop, Vision RH).

Aufgaben

• Gérer les demandes de changement d'horaires et modifier les plannings dans Excel.
• Saisir les plannings dans Vision RH et répondre au personnel par mail.
• Contrôler et saisir les certificats médicaux (maladie et accident).
• Mettre à jour les plannings et saisir les souhaits dans E-Pop et Vision RH.
• Préparer les masques de planning, contrôler les mouvements d'équipes et les vacances.
• Réaliser les tâches de secrétariat pour les Responsables d'Equipes de Soins et rédiger les répartitions journalières des collaborateurs.

Kenntnisse

Organisation

Communication

Autonomie

Gestion du stress

Ausbildung

CFC d'employé ou employée de commerce

Tools

Word

Excel

PowerPoint

Outlook

Vision RH

E-Pop

DPA

DPI

Jobbeschreibung

Au sein de votre service, vous gérez quotidiennement la gestion des demandes de changement d'horaires des collaborateurs et collaboratrices, dans le respect des règles de gestion du temps en vigueur. Dans ce cadre, vous modifiez les plannings dans Excel, vous saisissez les plannings dans Vision RH et vous répondez aux demandes du personnel par mail, puis les classez.

Vous contrôlez et saisissez les certificats médicaux (maladie et accident), vous effectuez la mise à jour plannings dans Excel et Vision RH. Vous les scannez et les insérez dans le logiciel VRH.

Pour chaque nouveau planning, vous préparez le nouveau masque de planning sur Excel pour chaque équipe, vous contrôlez les mouvements d'équipes : rocades, congés maternité, départs/arrivées, taux d'activité, mise en forme et formules, vous saisissez dans E-Pop, les souhaits de planning des collaborateurs et des collaboratrices, vous contrôlez les affectations dans Vision RH ainsi que les vacances, les formations, les codes horaires.

Après la sortie du nouveau planning, vous saisissez manuellement dans Vision RH les horaires en mandats ainsi que les plannings non-transférés par E-Pop.

Vous assurez divers travaux de secrétariat (prise de procès-verbaux, préparation du masque des plannings des vacances annuelles et souhaits des fêtes de fin d'année, saisie des souhaits de vacances, vérification et correction des soldes de jours fériés, contrôle des décomptes horaires hebdomadaires des intérimaires, demande de droits d'accès, mise à jour des groupes de messagerie ainsi que diverses tâches ponctuelles) pour les Responsables d'Equipes de Soins (RES). Vous êtes également en charge de la rédaction des répartitions journalières des collaborateurs et collaboratrices.

Grâce à votre aisance relationnelle, vous développez un lien de proximité avec vos collègues et vous assurez une continuité de service en assurant la permanence lors des absences. Et plus généralement, votre sens du service fait de vous une personne agile prête à mettre sa polyvalence au service de l'institution pour exercer dans différents services en fonction des besoins.

Description du profil :

Vous êtes au bénéfice d'un CFC d'employé ou employée de commerce et vous disposez d'une expérience réussie d'une année, dans un poste similaire, au sein d'un centre hospitalier.

Vous avez une excellente maîtrise de la langue française, tant à l'oral et l'écrit. Pour les non-francophones le niveau C1 est requis.

Vous avez de très bonnes connaissances des outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook et/ou Web - certification ECDL niveau Base exigée) ainsi que des logiciels en vigueur aux HUG (DPA, DPI, E-Pop, Vision RH).

Tout en ayant un excellent sens de l'organisation et des priorités, vous faites preuve d'autonomie, d'organisation et d'efficience.

Vous êtes dynamique, faisant preuve de rigueur et de précision dans les tâches qui vous sont confiées.

Au bénéfice de bonnes capacités de communication et d'écoute, vous aimez travailler en équipe.

Vous savez travailler de manière simultanée avec plusieurs RES (gestion des priorités, hiérarchisation des demandes, flexibilité), vous savez faire preuve de polyvalence et de discrétion.

Vous disposez également des outils vous permettant de faire face aux imprévus et gérer ainsi aisément les situations de stress. Enfin, vous faites preuve d'un sens aigu de la confidentialité.

Niveaux d'expérience requis :

• 3-5 ans