Commis administratif ou Commise administrative - 80%

HUG - Hopitaux Universitaires de Genève; Genf; Vor Ort; CHF 70.000 - 85.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Le HUG - Hopitaux Universitaires de Genève recherche un(e) employé(e) polyvalent(e) administratif(ve) au sein du service secretariat/planification. Vous gérerez quotidiennement les demandes de changement d’horaires et mettrez à jour les plannings dans Excel et Vision RH, tout en répondant par mail et en classant les documents.

Vous contrôlerez et saisirez les certificats médicaux, préparerez les masques de planning et gérerez les souhaits du personnel via E-Pop.

Qualifikationen

• CFC d'employé/e de commerce exigé et expérience d’1 an dans un centre hospitalier.
• Maîtrise parfaite du français à l’oral et à l’écrit; niveau C1 pour non-francophones.
• Bonnes connaissances informatiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et logiciels HUG (DPA, DPI, E-Pop, Vision RH).
• Autonomie, sens de l’organisation et efficacité dans les tâches.
• Bonne exigence de confidentialité et capacité à travailler en équipe.

Aufgaben

• Gérer les demandes de changement d’horaires des collaborateurs et collaboratrices.
• Modifier les plannings dans Excel et les saisir dans Vision RH.
• Répondre aux demandes du personnel par mail et les classer.
• Contrôler et saisir les certificats médicaux (maladie et accident).
• Préparer les masques de planning sur Excel et suivre les mouvements d’équipes (congés, arrivées/départs).
• Saisir les souhaits de planning dans E-Pop et contrôler les affectations dans Vision RH.
• Réaliser des travaux de secrétariat et préparer les répartitions journalières des collaborateurs et collaboratrices.

Kenntnisse

Langue française

Organisation

Rigueur

Discrétion

Gestion des priorités

Polyvalence

Esprit d'équipe

Communication

Ausbildung

CFC Employé/e de commerce

Tools

Word

Excel

PowerPoint

Outlook

Vision RH

E-Pop

DPA

DPI

ECDL Base

Jobbeschreibung

Description De L'entreprise

Avec plus de 13'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2025 en cliquant ici.

Comptant près de 1200 collaborateurs et collaboratrices, le Département de médecine aiguë (D-MA) inclut les services d’anesthésiologie, de pharmacologie et toxicologie cliniques, des soins intensifs adultes et des urgences adultes. Il répond à une quadruple mission au travers de ses services qui apportent leur expertise en interaction fréquente avec l'ensemble des Hôpitaux universitaires de Genève, grâce à un plateau transversal, dans l’objectif d’assurer la meilleure prise en charge possible des patients et patientes.

Le Service des urgences est un service transversal des HUG au cœur du plateau technique. Avec ses différents secteurs, sa mission vise à assurer le confort et la sécurité des patients et des patientes. Le service pourvoit également l’enseignement pré, post-gradué et continu des infirmières, infirmiers et des médecins en formation spécialisée.

Description Du Poste

Au sein de votre service, vous gérez quotidiennement la gestion des demandes de changement d’horaires des collaborateurs et collaboratrices, dans le respect des règles de gestion du temps en vigueur. Dans ce cadre, vous modifiez les plannings dans Excel, vous saisissez les plannings dans Vision RH et vous répondez aux demandes du personnel par mail, puis les classez.

Vous contrôlez et saisissez les certificats médicaux (maladie et accident), vous effectuez la mise à jour plannings dans Excel et Vision RH. Vous les scannez et les insérez dans le logiciel VRH.

Pour chaque nouveau planning, vous préparez le nouveau masque de planning sur Excel pour chaque équipe, vous contrôlez les mouvements d’équipes : rocades, congés maternité, départs/arrivées, taux d'activité, mise en forme et formules, vous saisissez dans E-Pop, les souhaits de planning des collaborateurs et des collaboratrices, vous contrôlez les affectations dans Vision RH ainsi que les vacances, les formations, les codes horaires.

Après la sortie du nouveau planning, vous saisissez manuellement dans Vision RH les horaires en mandats ainsi que les plannings non-transférés par E-Pop.

Vous assurez divers travaux de secrétariat (prise de procès-verbaux, préparation du masque des plannings des vacances annuelles et souhaits des fêtes de fin d'année, saisie des souhaits de vacances, vérification et correction des soldes de jours fériés, contrôle des décomptes horaires hebdomadaires des intérimaires, demande de droits d'accès, mise à jour des groupes de messagerie ainsi que diverses tâches ponctuelles) pour les Responsables d’Equipes de Soins (RES). Vous êtes également en charge de la rédaction des répartitions journalières des collaborateurs et collaboratrices.

Grâce à votre aisance relationnelle, vous développez un lien de proximité avec vos collègues et vous assurez une continuité de service en assurant la permanence lors des absences. Et plus généralement, votre sens du service fait de vous une personne agile prête à mettre sa polyvalence au service de l’institution pour exercer dans différents services en fonction des besoins.

Qualifications

Vous êtes au bénéfice d'un CFC d'employé ou employée de commerce et vous disposez d'une expérience réussie d'une année, dans un poste similaire, au sein d'un centre hospitalier.

Vous avez une excellente maîtrise de la langue française, tant à l’oral et l’écrit. Pour les non-francophones le niveau C1 est requis.

Vous avez de très bonnes connaissances des outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook et/ou Web - certification ECDL niveau Base exigée) ainsi que des logiciels en vigueur aux HUG (DPA, DPI, E-Pop, Vision RH).

Tout en ayant un excellent sens de l'organisation et des priorités, vous faites preuve d’autonomie, d’organisation et d’efficience.

Vous êtes dynamique, faisant preuve de rigueur et de précision dans les tâches qui vous sont confiées.

Au bénéfice de bonnes capacités de communication et d’écoute, vous aimez travailler en équipe.

Vous savez travailler de manière simultanée avec plusieurs RES (gestion des priorités, hiérarchisation des demandes, flexibilité), vous savez faire preuve de polyvalence et de discrétion.

Vous disposez également des outils vous permettant de faire face aux imprévus et gérer ainsi aisément les situations de stress. Enfin, vous faites preuve d’un sens aigu de la confidentialité.

Informations supplémentaires

• Entrée en fonction : dès le 01.11.2026
• Nombre de poste : 1
• Taux d'activité : 80% sur 5 jours
• Classe de fonction : 09
• Contrat : CDI
• Délais de candidature : 01.10.2026
• Demande de renseignements : Mme L. Brunhoso Morgado, cheffe de secrétariat, tél. [phone]

Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi.