Co-Leiter:in Administration & Assistenz der Geschäftsleitung (w/m/d) 70-100%

p4b; Bern; Vor Ort; Vertraulich; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein etabliertes KMU in der IT-Dienstleistungsbranche sucht eine administrative Unterstützung. In dieser Rolle übernehmen Sie Verantwortung für reibungslose Abläufe, koordinieren Termine und betreuen Kunden. Profitieren Sie von einem angenehmen Arbeitsumfeld mit Unterstützung bei Weiterbildungen und der Möglichkeit zur flexiblen Arbeitszeitgestaltung.

Leistungen

Unterstützung bei Weiterbildungen

Gute Sozialleistungen

Flexibles Pensum von 70-100%

Familiäre Strukturen

Flache Hierarchien

Qualifikationen

• Mehrjährige Erfahrung im administrativen oder organisatorischen Bereich.
• Deutsch als Muttersprache, gute Französischkenntnisse erforderlich.
• Fit im Umgang mit digitalen Tools und IT-relevanten Themen.

Aufgaben

• Leitung der Administration und Verantwortung für reibungslose Abläufe.
• Koordination von Terminen und Dokumentation von Geschäftsleitungsentscheidungen.
• Betreuung von Kund:innen am Empfang.

Kenntnisse

Organisation

Kommunikation

Proaktivität

Ausbildung

Kaufmännische Grundausbildung EFZ

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Lizenzen im Griff, Empfang im Blick, übernimm Verantwortung und zeig dein Geschick!

Aufgaben

Dein Job

• Du führst die Administration gemeinsam mit einer langjährigen Kollegin und trägst Verantwortung für reibungslose Abläufe im Hintergrund
• Du koordinierst Termine, dokumentierst Geschäftsleitungsentscheide und sorgst für eine strukturierte Nachverfolgung
• Du betreust Kund:innen freundlich, lösungsorientiert und kompetent: telefonisch, schriftlich und am Empfang
• Du kümmerst dich um das Lizenzmanagement, pflegst Übersichten und kontrollierst laufend die Aktualität aller IT-relevanten Daten
• Du bist Sparringpartner:in der Geschäftsleitung bei organisatorischen Aufgaben und übernimmst operative Entlastung im Alltag

Ausserdem

• Du planst und führst kleinere interne Projekte (Digitalisierung, Ablagenstruktur, Sharepoint etc.) durch – von der Idee bis zur Umsetzung
• Du bringst Verbesserungsvorschläge aktiv ein und denkst gerne mit, wenn es um effizientere Abläufe geht
• Du sorgst für Ordnung im System, strukturierst Dokumente sinnvoll und schaffst Transparenz
• Du arbeitest eng mit verschiedenen internen und externen Stellen zusammen und übernimmst koordinierende Aufgaben
• Du kümmerst dich um die Social Media Plattformen, sowie das Erstellen und Versenden von Newslettern

Qualifikation

Dein Profil

• Du verfügst über eine kaufmännische Grundausbildung EFZ (oder ähnlich) und bringst mehrjährige Erfahrung im administrativen oder organisatorischen Bereich mit
• Du kommunizierst stilsicher auf Deutsch (Muttersprache) und bringst gute Französischkenntnisse mit
• Du bist fit im Umgang mit MS Office und interessierst dich für digitale Tools und IT-nahe Themen
• Du arbeitest gerne strukturiert, denkst vernetzt und fühlst dich in einer Rolle mit Schnittstellenfunktion wohl

Deine Persönlichkeit

• Du bist zuverlässig, eigenständig und bringst ein gutes Gespür für Prioritäten mit
• Du kombinierst Genauigkeit mit Pragmatismus und bleibst auch in hektischen Momenten fokussiert
• Du verfügst über sehr gute organisatorische und kommunikative Fähigkeiten
• Du bist proaktiv/initiativ, arbeitest engagiert und behältst somit stets den Überblick
• Du denkst lösungsorientiert, packst gerne an und bringst dich mit eigenen Ideen ein
• Du bist offen, authentisch, teamfähig und schätzt eine wertschätzende Zusammenarbeit

Benefits

Dein neuer Arbeitgeber

• Ein etabliertes, inhabergeführtes KMU im Bereich IT-Dienstleistungen
• Familiäre Strukturen, flache Hierarchien und ein grosses Vertrauen in die Fähigkeiten jedes Einzelnen
• Ein gleichermassen technisches wie menschliches Umfeld, in dem Humor, Ehrlichkeit und Eigenverantwortung gelebt werden
• Ein Arbeitsplatz mit klaren Werten, kurzen Entscheidungswegen und Raum für persönliche Entwicklung

Dein Gewinn

• Eine abwechslungsreiche Rolle mit Verantwortung, Gestaltungsspielraum und engem Bezug zur Geschäftsleitung
• Ein Arbeitsumfeld, in dem deine Meinung zählt und Eigeninitiative gefragt ist
• Die Möglichkeit, das Pensum bei entsprechender Weiterbildung flexibel zwischen 70–100 % zu gestalten
• Ein herzliches Team, das gemeinsam anpackt, offen kommuniziert und gemeinsam Erfolge feiert
• Junge, dynamische, professionelle und unterstützende Kolleg:innen
• Unterstützung bei Weiterbildungen und gute Sozialleistungen