Assistenz der Chefärztin: Organisation & Terminmanagement

Kinderspital Zürich; Affoltern am Albis; Vor Ort; CHF 90.000 - 120.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Das Kinderspital Zürich sucht eine verantwortungsbewusste Fachkraft für das Arztsekretariat und Office Management am Standort Affoltern a. Albis. Sie organisieren Abläufe, koordinieren die Termine und unterstützen die Abteilungen in der täglichen Büroführung.

Darüber hinaus übernehmen Sie Mitarbeitenden-Recruiting, Berichtswesen und die Kommunikation mit internen sowie externen Ansprechpartnern. Enge Zusammenarbeit mit IT und HR ist vorgesehen, um Prozesse gemeinsam weiterzuentwickeln.

Qualifikationen

• Du verfügst über eine Ausbildung als MPA, Arztsekretär/in mit eidgenössischen Fachausweis oder eine kaufmännische Grundausbildung mit Spitalerfahrung.
• Eine Weiterbildung als Direktionsassistenz mit eidg. FA oder ähnliche höhere Weiterbildung sowie Erfahrung in einer ähnlichen Funktion sind von Vorteil.
• Deine proaktive, gesamtheitlich denkende Persönlichkeit mit vernetztem und bereichsübergreifendem Denken sowie ausgeprägter Kommunikationsfähigkeit runden dein Profil ab.
• Dank deiner Koordinationsfähigkeit, deines Organisationsgeschickes und deiner Durchsetzungsfähigkeit bist du bereit für diese anspruchsvolle Funktion

Aufgaben

• Du organisierst und leitest das Arztsekretariat und sorgst für ein reibungsloses Office Management.
• Du führst und unterstützt eine dir unterstellte Mitarbeitende und förderst deren fachliche und persönliche Entwicklung
• Du spielst eine zentrale Rolle bei der Rekrutierung und Anstellung von Mitarbeitenden im ärztlichen Bereich
• Du verantwortest das gesamte Berichtswesen und stellst eine termingerechte sowie qualitativ hochwertige Dokumentation sicher.
• Du gewährleistest die Einhaltung aller Arbeitsprozesse und Abläufe, arbeitest eng mit internen Schnittstellen wie IT und HR zusammen und bringst dich aktiv in deren Weiterentwicklung ein.
• Du koordinierst und planst patientenbezogene Termine sowie Dispositionen und sorgst für einen effizienten Ablauf.
• Du bewirtschaftest die Agenda des Chefarztes und behältst auch in einem dynamischen Arbeitsalltag den Überblick.
• Du unterstützt den Chefarzt bei diversen administrativen und organisatorischen Aufgaben sowie bei Lehrveranstaltungen, Kursen, Tagungen und Benefits-Veranstaltungen.
• Du führst anspruchsvolle externe Abklärungen selbstständig durch und stellst eine professionelle Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern sicher.

Kenntnisse

Kommunikationsfähigkeit

Koordinationsfähigkeit

Organisationstalent

Durchsetzungsfähigkeit

Ausbildung

MPA oder Arztsekretär/in (eidg. FA) oder kaufmännische Grundausbildung mit Spitalerfahrung

Jobbeschreibung

Das Kinderspital Zürich sucht eine verantwortungsbewusste Fachkraft für das Arztsekretariat und Office Management am Standort Affoltern a. Albis. Sie organisieren Abläufe, koordinieren die Termine und unterstützen die Abteilungen in der täglichen Büroführung.

Darüber hinaus übernehmen Sie Mitarbeitenden-Recruiting, Berichtswesen und die Kommunikation mit internen sowie externen Ansprechpartnern. Enge Zusammenarbeit mit IT und HR ist vorgesehen, um Prozesse gemeinsam weiterzuentwickeln.