Assistenz CEO (80-100%)

LearningCulture AG; Zürich; Hybrid; CHF 90,000 - 120,000; Full time

Benefits offered by this job

Homeoffice

Unbefristete Festanstellung

Moderne Tools & KI-Einsatz im Arbeits­

Zentrale Lage direkt beim Bahnhof Stä

Job summary

LearningCulture AG sucht eine Assistenz CEO zur engen Zusammenarbeit mit dem Co-CEO im Zentrum von Zürich. Du unterstützt den Arbeitsalltag, arbeitest vorausschauend, eigenständig und mit hohem Qualitätsbewusstsein.

Als Teil eines eingespielten Teams treibt ihr gemeinsam das Unternehmen voran; du bringst Organisationstalent und eine klare Struktur mit, nutzt moderne digitale Tools und KI-Anwendungen im Arbeitsalltag.

Qualifications

• Betriebswirtschaftliche Ausbildung; Direktionsassistenz-Fachausweis von Vorteil.
• Erfahrung in Assistenz-, Administrations- oder Koordinationsfunktionen, idealerweise auf Geschäftsleitungsstufe.
• Ausgeprägtes Organisationstalent und Überblick über Fristen/Pendenzen.
• Dokumentation von Abläufen; klare Strukturierung komplexer Themen.
• Sorgfältige, vorausschauende Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch.
• Sehr gutes schriftliches Deutsch; klare Aufbereitung von Informationen.
• Hohe digitale Affinität; Neugier auf Tools/ KI; Mac/GS/ClickUp von Vorteil.

Responsibilities

• Meeting- und Zielmanagement: Vorbereitung wöchentlicher Meetings und Quartalsmeetings; Protokollierung und Nachverfolgung offener Punkte.
• Prozessmanagement: Pflege des Prozesshandbuchs inklusive interner Qualitätssicherung.
• Recherche und Entscheidungsvorbereitung: Recherchen zu Markt-, Mitbewerber- und Compliance-Fragen als Grundlage für Entscheidungen der Geschäftsleitung.
• Projektarbeit: Mitarbeit an Projekten mit klarem Auftrag.
• Personaladministration: Vorbereitung von Mitarbeitergesprächen, Begleitung von personellen Ein- und Austritten sowie Arbeitszeitkontrolle und Ferienplanung.

Skills

Organisationstalent

Selbstständigkeit

Qualitätsbewusstsein

Diskretion

Kommunikationsfähigkeit

Schreibsicherheit Deutsch

Digitale Affinität

Education

Betriebswirtschaftliche Ausbildung

Direktionsassistent/in eidg. Fachausweis von Vorteil

Tools

Mac

Google Workspace

ClickUp

Job description

Stellenbeschreibung

Du behältst den Überblick, arbeitest in klaren Abläufen und bringst Dinge zuverlässig zu Ende? Dann suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung genau dich als Assistenz CEO. In unserem wachsenden Bildungsunternehmen im Herzen von Zürich arbeitest du eng mit unserem Co-CEO zusammen. Du unterstützt ihn in seinem Arbeitsalltag, arbeitest vorausschauend, eigenständig und mit hohem Qualitätsbewusstsein. Als eingespieltes Team bringt ihr unser Unternehmen gemeinsam voran.

Deine Aufgaben

• Meeting- und Zielmanagement: Vorbereitung wöchentlicher Meetings und Quartalsmeetings, Protokollierung von Beschlüssen und Nachverfolgung offener Punkte.
• Prozessmanagement: Pflege unseres Prozesshandbuchs inklusive interner Qualitätssicherung.
• Recherche und Entscheidungsvorbereitung: Recherchen zu Markt-, Mitbewerber- und Compliance-Fragen als Grundlage für Entscheidungen der Geschäftsleitung.
• Projektarbeit: Mitarbeit an Projekten mit klarem Auftrag.
• Personaladministration: Vorbereitung von Mitarbeitergesprächen, Begleitung von personellen Ein- und Austritten sowie Arbeitszeitkontrolle und Ferienplanung.

Das bringst du mit

• Betriebswirtschaftliche Ausbildung; Weiterbildung als Direktionsassistent/in mit eidg. Fachausweis von Vorteil.
• Erfahrung in einer Assistenz-, Administrations- oder Koordinationsfunktion, idealerweise auf Geschäftsleitungsstufe.
• Ausgeprägtes Organisationstalent, um Aufgaben, Fristen und Pendenzen anderer Personen stets im Blick zu behalten.
• Erfahrung im Dokumentieren von Abläufen und Freude daran, komplexe Themen klar zu strukturieren.
• Sorgfältige, vorausschauende Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch: Ergebnisse werden vor der Weitergabe konsequent geprüft, nächste Schritte proaktiv angesprochen.
• Sehr gutes schriftliches Deutsch und die Fähigkeit, Informationen strukturiert und verständlich aufzubereiten.
• Hohe digitale Affinität und Neugier auf neue Tools und KI-Anwendungen; Erfahrung mit Mac, Google Workspace und ClickUp von Vorteil.
• Ruhige, selbstsichere und verbindliche Persönlichkeit, die auf allen Stufen Vertrauen schafft.
• Absolute Diskretion im Umgang mit Personal- und Unternehmensinformationen.
• Freude daran, andere zu entlasten und im Hintergrund zum gemeinsamen Erfolg beizutragen.

Das bieten wir

• Direkte Zusammenarbeit mit unserem Co-CEO
• Einblick in die Führung eines wachsenden Bildungsunternehmens
• Mit zunehmender Einarbeitung übernimmst du eigene Themen und kleinere Projekte
• Wertschätzende und offene Unternehmenskultur
• Einsatz von modernen digitalen Tools und KI in der täglichen Arbeit
• Hochmotiviertes, dynamisches und junges Team
• Regelmässige Teamevents
• Unbefristete Festanstellung
• Möglichkeit für Homeoffice
• Zentrale Räumlichkeiten direkt beim Bahnhof Stadelhofen in Zürich

LearningCulture als Unternehmen

LearningCulture wurde 2013 gegründet und ist mittlerweile eines der grössten Zürcher Bildungsinstitute. Wir haben uns auf die Vorbereitung für die Zentralen Aufnahmeprüfungen (ZAP) fürs Lang- und Kurzgymi sowie für andere Mittelschulen wie BMS, FMS oder IMS spezialisiert. Nebst Gruppenkursen und Nachhilfe sind wir zudem im Aufbau unserer Privatschule «Progymi LearningCulture», die aktuell aus vier Klassen besteht.

Über Uns

Wir haben das gemeinsame Ziel, ein gesundes, stabiles und erfolgreiches Unternehmen zu sein, das sich laufend weiterentwickelt. Wir wollen begeistern: Schülerinnen und Schüler, Eltern, Lehrpersonen und unser internes Team. Dabei orientieren wir uns unabhängig von unserer Rolle bei LearningCulture an den folgenden vier Grundwerten.

Unsere Werte

• Persönliches Wachstum: Der Wunsch nach persönlicher und beruflicher Weiterentwicklung ist tief in uns verankert. Herausforderungen und Feedback sehen wir nicht als Hürden, sondern als Chancen. Wir sind überzeugt, dass man mit Einsatzbereitschaft und dem richtigen Mindset fast alles erreichen kann – sowohl im Team als auch mit unseren Schülerinnen und Schülern und Eltern.
• Gastfreundschaft: Unter dem Motto Service Excellence wollen wir die Erwartungen unserer Kunden nicht nur erfüllen, sondern regelmässig übertreffen. Unsere Arbeit ist geprägt von Kompetenz und Professionalität; unsere Kommunikation ist stets zuverlässig und zeitnah. Das Ziel sind begeisterte Schüler/innen und Eltern, die unsere Schule aus Überzeugung weiterempfehlen.
• Teamwork: Bei LearningCulture setzen wir uns füreinander ein. Wir kommunizieren offen, direkt und respektvoll. Dadurch schaffen wir eine angenehme und erfolgreiche Arbeitsatmosphäre, die es uns ermöglicht, gemeinsam unsere Ziele zu erreichen.
• Hohe Standards: Wir haben hohe Erwartungen an uns selbst, unser Team und unsere Arbeit. Wir reflektieren regelmässig unsere Prozesse und Vorgehensweisen und fragen uns: Geht das nicht effizienter, besser oder kundenfreundlicher? Wir arbeiten engagiert daran, unsere hohen Ansprüche zu erfüllen.