Assistant responsable des services immobiliers à 80-100%

ECA - Etablissement Cantonal d'assurance; Lausanne; On-site; CHF 95,000 - 125,000; Full time

Job summary

ECA - Etablissement Cantonal d'assurance recherche un Assistant·e responsable des services immobiliers à 80-100% pour soutenir le responsable du service dans la coordination des activités et l’optimisation des relations avec partenaires internes et externes.

Vous assurez la rédaction de documents, la gestion des agendas et la préparation des réunions, tout en coordonnant les relations avec les gérances et en participant à l’organisation d’événements et de communications destinées au public

Qualifications

• CFC employé·e de commerce ou équivalent.
• Brevet fédéral d’assistant·e de direction ou cursus en gestion immobilière.
• Au moins 10 ans d’expérience dans des fonctions similaires.

Responsibilities

• Gérer l’agenda du responsable et planifier les rencontres avec les gérances et partenaires.
• Coordonner les activités du service et superviser la logistique des séances et des événements internes.
• Rédiger procès-verbaux, rapports et présentations de haut niveau.
• Mettre à jour l’intranet et SharePoint et coordonner les relations avec les gérances associées.
• Analyser les tableaux de bord et suivre l’exécution des décisions en collaboration avec le service juridique.
• Contribuer à la communication du service au public locataire et préparer des messages destinés au public.
• Organiser des événements officiels (vernissages, inaugurations) et maintenir une relation client conviviale.

Skills

Coordination

Rédaction professionnelle

Négociation

Gestion de projets

Education

CFC employé·e de commerce

Brevet fédéral d’assistant·e de direction

Tools

MS Office

SharePoint

Job description

Vous maîtrisez la coordination d'activités complexes avec rigueur et souhaitez mettre votre diplomatie au service d'une mission d’intérêt public ?

Pour renforcer notre équipe de services immobiliers, nous recherchons notre futur·e :

Assistant·e responsable des services immobiliers à 80-100%

En soutenant le responsable du service dans la coordination des activités, vous agirez comme un pivot essentiel pour mettre en œuvre notre stratégie immobilière et optimiser les relations avec nos partenaires internes et externes.

Ce qui vous attend si vous nous rejoignez ?

Clé de voûte du service, vous en optimiserez l'organisation au quotidien. Vous gérerez l'agenda du responsable, planifierez les rencontres avec nos partenaires et prendrez en charge la logistique des séances ainsi que le suivi des dossiers. De plus, vous ferez vivre l'esprit d'équipe en organisant nos événements internes et nos sorties.

Votre plume affûtée assurera la rédaction de procès-verbaux, rapports et présentations de haut niveau. Personne de référence pour la communication du service, vous concevrez les messages destinés au public locataire, actualiserez l'intranet et SharePoint et coordonnerez les relations avec les gérances associées tout en participant à l'organisation d'événements officiels (vernissages, inaugurations).

Votre vision globale vous permettra de gérer les tableaux de bord stratégiques, d'analyser les risques et de suivre rigoureusement l'exécution des décisions. Vous collaborerez étroitement avec le service juridique pour la gestion administrative des achats et des mandats. Enfin, vous tisserez des relations de qualité avec les gérances partenaires pour assurer une relation client irréprochable et conviviale.

Votre profil :

Vous bénéficiez d'un CFC d’employé·e de commerce ou d’un titre équivalent, complété par un brevet fédéral d’assistant·e de direction ou un cursus en gestion immobilière.

Vous justifiez d'au moins 10 ans de pratique dans des fonctions similaires, idéalement acquise au sein d'un environnement immobilier, institutionnel ou parapublic, avec une expérience confirmée dans la rédaction, la mise en forme et la coordination de contenus de communication.

Votre diplomatie, votre sens de la négociation et votre esprit de collaboration vous permettent d'entrer facilement en contact avec tout type de public. Autonome, vous savez faire preuve d'anticipation et d'initiative pour soutenir l'équipe.

Vous maîtrisez les outils de la suite MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneNote) et possédez d'excellentes capacités rédactionnelles en français ainsi qu'une orthographe irréprochable.

Et la suite :

Nous traitons et répondons à toutes les candidatures. Pour les personnes que nous souhaitons rencontrer, nous vous contacterons par téléphone pour vous convier à un 1er entretien. Le processus se poursuivra avec un questionnaire de préférences comportementales au travail, suivi d'un 2ème entretien pour en discuter. Vous rencontrerez votre futur responsable ainsi qu’une personne des ressources humaines.