Assistant/e responsable des services immobiliers à 80-100%

ECA - Etablissement Cantonal d'assurance; Lausanne; On-site; CHF 90,000 - 120,000; Full time

Job summary

ECA - Etablissement Cantonal d'assurance recherche un/une Assistant/e responsable des services immobiliers à 80-100% pour soutenir le responsable du service dans la coordination et l’optimisation des activités immobilières.

Vous assurez la gestion de l’agenda, la planification des rencontres avec les partenaires et la logistique des sessions, tout en rédigeant procès-verbaux et rapports et en coordonnant l’intranet et SharePoint. Expérience requise et diplomatie appréciée.

Qualifications

• CFC d’employé·e de commerce ou équivalent avec brevet fédéral ou formation en gestion immobilière.
• Au moins 10 ans d’expérience dans des fonctions similaires, idéalement immobilier ou parapublic.
• Excellentes capacités rédactionnelles en français et orthographe irréprochable.

Responsibilities

• Coordonner les activités du service et optimiser l’organisation au quotidien.
• Gérer l’agenda du responsable et planifier les rencontres avec les partenaires.
• Organiser les événements internes et les sorties du service.
• Rédiger procès-verbaux, rapports et présentations.
• Mettre à jour l’intranet et SharePoint et coordonner les relations avec les gérances.

Skills

Coordination

Rédaction

Négociation

Autonomie

Education

CFC d’employé·e de commerce

Brevet fédéral d’assistant·e de direction

Gestion immobilière

Tools

MS Office

SharePoint

Job description

Assistant/e responsable des services immobiliers à 80-100%

Vous maîtrisez la coordination d'activités complexes avec rigueur et souhaitez mettre votre diplomatie au service d'une mission d’intérêt public ?

Pour renforcer notre équipe de services immobiliers, nous recherchons notre futur·e :

Assistant·e responsable des services immobiliers à 80-100%

En soutenant le responsable du service dans la coordination des activités, vous agirez comme un pivot essentiel pour mettre en œuvre notre stratégie immobilière et optimiser les relations avec nos partenaires internes et externes.

Clé de voûte du service, vous en optimiserez l'organisation au quotidien. Vous gérerez l'agenda du responsable, planifierez les rencontres avec nos partenaires et prendrez en charge la logistique des séances ainsi que le suivi des dossiers. De plus, vous ferez vivre l'esprit d'équipe en organisant nos événements internes et nos sorties.

Votre plume affûtée assurera la rédaction de procès-verbaux, rapports et présentations de haut niveau. Personne de référence pour la communication du service, vous concevrez les messages destinés au public locataire, actualiserez l'intranet et SharePoint et coordonnerez les relations avec les gérances associées tout en participant à l'organisation d'événements officiels (vernissages, inaugurations).

Votre vision globale vous permettra de gérer les tableaux de bord stratégiques, d'analyser les risques et de suivre rigoureusement l'exécution des décisions. Vous collaborerez étroitement avec le service juridique pour la gestion administrative des achats et des mandats. Enfin, vous tisserez des relations de qualité avec les gérances partenaires pour assurer une relation client irréprochable et conviviale.

Votre profil :

Vous bénéficiez d'un CFC d’employé·e de commerce ou d’un titre équivalent, complété par un brevet fédéral d’assistant·e de direction ou un cursus en gestion immobilière.

Vous justifiez d'au moins 10 ans de pratique dans des fonctions similaires, idéalement acquise au sein d'un environnement immobilier, institutionnel ou parapublic, avec une expérience confirmée dans la rédaction, la mise en forme et la coordination de contenus de communication.

Votre diplomatie, votre sens de la négociation et votre esprit de collaboration vous permettent d'entrer facilement en contact avec tout type de public. Autonome, vous savez faire preuve d'anticipation et d'initiative pour soutenir l'équipe.

Vous maîtrisez les outils de la suite MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneNote) et possédez d'excellentes capacités rédactionnelles en français ainsi qu'une orthographe irréprochable.

Cette opportunité vous inspire ?

Nous nous réjouissons de recevoir votre candidature d’ici au 31 octobre. Une lettre de motivation n'est pas requise. Nous vous invitons simplement à joindre votre CV, l'ensemble de vos certificats de travail et diplômes, ainsi que 3 à 4 lignes décrivant comment votre profil fait écho au poste.

Et la suite :

Nous traitons et répondons à toutes les candidatures. Pour les personnes que nous souhaitons rencontrer, nous vous contacterons par téléphone pour vous convier à un 1er entretien. Le processus se poursuivra avec un questionnaire de préférences comportementales au travail, suivi d'un 2ème entretien pour en discuter. Vous rencontrerez votre futur responsable ainsi qu’une personne des ressources humaines.

Vous avez des questions ?

N'hesite pas à contacter Alain Decker, chargé de recrutement, au 058 721 21 21.