Assistant Administratif- Service traiteur et événementiel

Eldora SA; Ecublens; Vor Ort; CHF 60.000 - 80.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eldora SA in der Schweiz sucht eine administrative Assistenz im Catering- & Eventservice. Sie verantworten die Bearbeitung von Offerten, Vorbereitung und Nachverfolgung der Rechnungen sowie die Entgegennahme von Angebotsanfragen.

Zusätzlich erstellen Sie Angebote, Menüs und Rechnungen und unterstützen das Personal- und Zeitmanagement im Abaplan-System. Sie arbeiten umfassend in der administrativen Organisation des Services, überwachen Fristen und Kundendialoge, und tragen zu einer effizienten,

Qualifikationen

• Ausbildung im Hotelmanagement oder gleichwertige Qualifikation; idealerweise five Jahre relevante Erfahrung in einer administrativen Funktion.
• Gute Kenntnisse gängiger IT-Tools (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und Erfahrung mit Planungs- und Zeitmanagement-Tools.
• Kenntnisse im Abaplan-System sind erwünscht; Erfahrung mit WISE oder TCPos ist von Vorteil.

Aufgaben

• Erstellung von Offerten sowie Vorbereitung und Nachverfolgung der Rechnungsstellung.
• Angebotsanfragen entgegennehmen und an den Verkaufsleiter weiterleiten; Bearbeitung mit dem Kunden sicherstellen.
• Erstellung und Gestaltung der Offerten sowie der Menüs; Erstellung von Rechnungen und deren Nachverfolgung.
• Administrative Mitarbeitendenverwaltung: Dienstpläne und Arbeitszeiten im Abaplan-System erfassen; Arbeitszeiten überwachen.
• Debitorenüberwachung mit dem WISE-System unterstützen.
• Alle administrativen Aufgaben, die den reibungslosen Ablauf des Catering- & Eventservices erfordern, je nach Bedarf übernehmen.

Kenntnisse

Word

Excel

PowerPoint

Outlook

Planungs- & Zeitmanagement-Tools

Französisch (in Wort und Schrift)

Englisch (gute Kenntnisse)

Teamarbeit

Zahlenaffinität

Ausbildung

Ausbildung im Hotelmanagement

Tools

ABAPLAN-System

WISE-System

TCPos

Jobbeschreibung

Die Eldora Gruppe ist im Bereich der Gemeinschaftsverpflegung tätig. Mit einem konsolidierten Umsatz von über CHF 400 Millionen gehört sie zu den grössten Catering-Gruppen in der Schweiz. Der Hauptsitz in Rolle (VD) vereint alle administrativen Funktionen und beschäftigt über hundert Mitarbeitende.

Zur Verstärkung unseres Catering- und Eventservice-Teams suchen wir eine(n):

Administrative(r) Assistent(in)

Catering- und Eventservice (100%)

Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, dem führenden Anbieter der Gemeinschaftsverpflegung in der Schweiz beizutreten, der seinen Mitarbeitenden attraktive Arbeitsbedingungen sowie vorteilhafte Sozialleistungen bietet.

Ihre Rolle:

Innerhalb unseres Catering- & Eventservices sind Sie für die administrative und kommerzielle Betreuung der Aktivitäten zuständig. Insbesondere verantworten Sie die Erstellung von Offerten sowie die Vorbereitung und Nachverfolgung der Rechnungsstellung.

Sie nehmen Angebotsanfragen entgegen und leiten diese an den Verkaufsleiter weiter, um die Bearbeitung mit dem Kunden sicherzustellen. Anschliessend übernehmen Sie die Erstellung und Gestaltung der Offerten sowie der Menüs. Zudem sind Sie für die Erstellung der Rechnungen und deren administrative Nachverfolgung verantwortlich.

Sie unterstützen die administrative Mitarbeitendenverwaltung, indem Sie die Dienstpläne und Arbeitszeiten im Abaplan-System erfassen und dabei die Einhaltung der Arbeitszeiten überwachen. Zudem tragen Sie zur Debitorenüberwachung mit dem WISE-System bei.

Im weiteren Sinne übernehmen Sie alle administrativen Aufgaben, die für den reibungslosen Ablauf des Catering- & Eventservices erforderlich sind, je nach Bedarf und Aktivitätsniveau.

Ihr Profil:

Sie verfügen über eine Ausbildung im Hotelmanagement oder eine als gleichwertig anerkannte Qualifikation und bringen mindestens fünf Jahre relevante Erfahrung in einer administrativen Funktion mit, idealerweise im Bereich Gastronomie, Hotellerie oder Eventmanagement.

Sie beherrschen die gängigen IT-Tools, insbesondere Word, Excel, PowerPoint und Outlook, und sind vertraut mit Planungs- und Zeitmanagement-Tools. Kenntnisse im Abaplan-System sind erwünscht. Erfahrung mit WISE oder TCPos ist ein zusätzlicher Vorteil.

Sie beherrschen Französisch in Wort und Schrift perfekt und verfügen über gute Englischkenntnisse, um sich problemlos mit verschiedenen Gesprächspartnern austauschen zu können.

Sie sind organisiert, sorgfältig und verfügen über ein ausgezeichnetes Auge fürs Detail. Sie sind zahlenaffin und können mehrere Prioritäten gleichzeitig managen. Teamarbeit bereitet Ihnen Freude, Sie handeln integer und zuverlässig und schaffen vertrauensvolle Beziehungen zu Ihren Gesprächspartnern. Lösungsorientiert arbeiten Sie effizient, bleiben stressresistent und engagieren sich vollumfänglich in der Organisation des Services.

Zur Förderung von Vielfalt und Inklusion verfolgen wir eine chancengleiche Rekrutierungspolitik. Unsere Stellen sind sowohl für Frauen als auch für Männer offen. In diesem Angebot wird aus Gründen der Lesbarkeit die männliche Form verwendet.