Assistant administratif & Front Office Agent (temporaire)

Valmont Group; Morges; Vor Ort; CHF 70.000 - 85.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Mission temporaire au siège

Environnement de luxe international

Échanges quotidiens avec de nombreuxDé

Zusammenfassung

Valmont Group, CVL Cosmetics SA, recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) & Front Office pour une mission temporaire à Morges. Vous assurerez l’accueil des visiteurs et la continuité des tâches administratives quotidiennes.

Vous collaborerez avec le département Administration - Human Resources, gérerez les appels, le courrier et la logistique des réunions, et veillerez à maintenir les standards d’excellence du Groupe.

Qualifikationen

• Formation exigée: CFC d’employé(e) de commerce ou équivalent; une formation accueil/hôtellerie est un atout.
• 2 à 3 ans d’expérience en accueil, réception ou assistance administrative.
• Maîtrise du français et bon niveau d’anglais (min. B2).
• Bonne organisation, sens du service et présentation professionnelle.
• Expérience en organisation de réunions et déplacements appréciée.

Aufgaben

• Accueillir, informer et orienter les visiteurs et personnes ayant rendez-vous.
• Réceptionner, filtrer et transmettre appels, messages et e-mails de la réception.
• Préparer les salles de réunion et assurer le service lors des réunions.
• Veiller à la bonne tenue de la réception et de la cafétéria.
• Suivre les stocks et passer les commandes de fournitures de bureau.
• Assurer le lien avec les fournisseurs et le service Comptabilité.
• Réceptionner le courrier et colis, transmettre les factures.
• Rédiger des correspondances et documents administratifs.
• Support logistique pour déplacements professionnels et réunions internes.

Kenntnisse

Accueil et relation client

Organisation et gestion des priorités

Communication

Travail en équipe

Polyvalence

Ausbildung

CFC d’employé(e) de commerce ou équivalent

Tools

Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)

Jobbeschreibung

Des soins visiblement efficaces et durables recherchés par une clientèle toujours plus nombreuse et fidèle, une élégante collection de Haute Parfumerie et une fondation créée pour préserver, protéger et défendre la beauté : voici les merveilles du Groupe Valmont. D’une Clinique de cosmétique cellulaire à une marque de renommée mondiale, d’une vision d’allure souple à la ferme conviction que la santé est la nouvelle beauté, d’une sélection de parfums à l’ouverture d’une maison de parfums dans un palais vénitien… Prenez part au Groupe Valmont, expert depuis 1985.

Dans le cadre d’un remplacement temporaire, rejoignez-nous en tant que :

Assistant administratif & Front Office Agent à 100% - H/F - Temporaire

Basé(e) à Morges et rattaché(e) au département Administration - Human Resources de CVL Cosmetics SA, siège du Groupe Valmont, vous assurerez temporairement la continuité de notre Front Office. Vous prendrez rapidement en charge l’accueil des visiteurs, collaborateurs et partenaires, ainsi que les principales tâches administratives quotidiennes, afin de contribuer au bon fonctionnement de la réception dans le respect des standards d’excellence du Groupe.

Accueil & Front Office

• Accueillir, informer et orienter les visiteurs et les personnes ayant rendez-vous.
• Réceptionner, filtrer et transmettre les appels téléphoniques, les messages et les e-mails de la réception.
• Préparer les salles de réunion et assurer le service nécessaire lors de certaines réunions.
• Veiller à la bonne tenue de la réception et de la cafétéria.
• Suivre les stocks et passer les commandes de fournitures de bureau et de consommables.
• Assurer le lien avec les fournisseurs intervenant dans le fonctionnement quotidien de la réception.
• Réceptionner, trier et expédier le courrier et les colis, et transmettre les factures au département Comptabilité.
• Rédiger des correspondances, affiches internes et autres documents administratifs.
• Réceptionner les notes de frais et effectuer un premier contrôle des justificatifs selon les procédures internes.
• Classer et transmettre les documents administratifs aux personnes et départements concernés.
• Apporter un soutien dans l’organisation et le suivi des déplacements professionnels : vols, hôtels et transports.
• Collecter, contrôler et archiver les justificatifs liés aux déplacements professionnels.
• Apporter un soutien logistique ponctuel lors de réunions ou d’événements internes.

Votre profil

• CFC d’employé(e) de commerce ou formation administrative jugée équivalente ; une formation complémentaire en accueil, hôtellerie, tourisme ou assistanat constitue un atout.
• Minimum 2 à 3 ans d’expérience dans une fonction similaire en accueil, réception ou assistance administrative.
• Expérience dans l’organisation de réunions et de déplacements professionnels appréciée.
• Excellente maîtrise de Microsoft Office, notamment Word, Excel, PowerPoint et Outlook.
• Excellente maîtrise du français et bon niveau d’anglais, minimum B2.
• Sens aigu de l’accueil, de l’hospitalité et du service, avec une présentation soignée et professionnelle.
• Excellentes capacités d’organisation, d’anticipation et de gestion des priorités.
• Rapidement opérationnel(le), polyvalent(e), autonome et capable de gérer plusieurs tâches simultanément.
• Communication claire et bienveillante, aisance relationnelle et goût du travail en équipe.
• Discrétion, confidentialité, flexibilité et capacité d’adaptation face aux imprévus.
• Une expérience dans un environnement international, corporate ou dans le secteur du luxe est fortement appréciée.

Ce que nous offrons

• Une mission temporaire au cœur du siège d’un Groupe international de luxe.
• Une activité variée, mêlant accueil, coordination & gestion administrative.
• Des échanges quotidiens avec de nombreux départements & partenaires.
• Un environnement dynamique dans lequel le sens du service, l’initiative et l’excellence sont valorisés.

Date d’entrée : dès que possible

Durée de la mission : à déterminer

La Famille Valmont sera ravie de vous accueillir !