Assistant administratif

Fondation La Clairière, Mies; Mies; On-site; CHF 36,000 - 42,000; Part time

Job summary

La Fondation La Clairière à Mies recherche un(e) Assistant(e) administratif(ve) à 60% pour soutenir les services intendance et technique. Vous assurez le secrétariat, les courriers, rapports, convocations et archivage, et vous accompagnez le Responsable dans les audits et le suivi des objectifs.

Vous planifiez le personnel des secteurs, suivez absences et congés, et gérez les commandes, bons de livraison et factures.

Qualifications

• CFC d’employé·e de commerce ou équivalent requis, expérience appréciée.
• Minimum 3 ans d’expérience administrative.
• Maîtrise du français à l’oral et à l’écrit.

Responsibilities

• Assurer le secrétariat administratif du service intendance et technique.
• Planifier le personnel et suivre les absences et remplacements.
• Maintenir le programme qualité (Optimiso) et suivre les non-conformités.
• Préparer, mettre à jour et diffuser documents internes et procédures.
• Suivre commandes, livraisons, factures et stocks.
• Rédiger comptes rendus et rapports destinés à la Direction.
• Participer à l’admission et au départ des résidents.

Skills

Français (maîtrise)

Organisation et méthode

Rigueur et discrétion

Communication et travail en équipe

Planification du personnel

Education

CFC Employé·e de commerce ou équivalent

Job description

La Fondation La Clairière est un lieu de vie chaleureux et adapté pour accueillir les personnes âgées, offrant des infrastructures de qualité et un environnement respectueux. Nous sommes engagés à créer un lieu où chacun peut se sentir en sécurité, bien entouré et écouté. Nos équipes travaillent chaque jour pour assurer le bien-être de nos résidents avec une approche humaine et bienveillante.

Afin de compléter notre service intendance et technique, nous recherchons un(e)

Assistant(e) administratif(ve)

Taux d’activité à 60 %

Entrée en fonction : à convenir

Vos principales missions:

• Assurer le secrétariat administratif du service intendance et technique (courriers, rapports, convocations, procès-verbaux, archivage) et appuyer le Responsable dans la préparation des audits et le suivi des objectifs.
• Assurer la planification du personnel des secteurs intendance, buanderie, cafétéria et technique, ainsi que le suivi des absences, des congés et des remplacements.
• Utiliser et maintenir à jour le programme de suivi qualité (Optimiso) : saisie et suivi des incidents, des non-conformités et des actions correctives.
• Préparer, mettre à jour et diffuser les documents internes, formulaires et procédures du service.
• Assurer le suivi administratif des commandes, bons de livraison et factures, ainsi que la tenue des tableaux de suivi des stocks et du matériel.
• Assurer l’interface entre le Responsable, les répondants et les autres services, et participer à la rédaction des comptes rendus et rapports destinés à la Direction.
• Participer au processus administratif d’admission et de départ des résidents.

Profil recherché :

• Formation : CFC d’employé·e de commerce ou formation administrative jugée équivalente ; une expérience confirmée dans un poste similaire est également prise en considération.
• Expérience requise : Minimum 3 ans d’expérience dans un poste administratif.
• Langue : Maîtrise du français parlé et écrit.
• Outils informatiques : Bonne maîtrise des outils informatiques et bureautiques.
• Organisation : Capacité à travailler de manière organisée et méthodique, et à anticiper.
• Rigueur et discrétion : Fiabilité et sens de la confidentialité dans le traitement des données.
• Communication et collaboration : Aisance relationnelle, sens de l’écoute et esprit d’équipe.
• Flexibilité : Esprit d’ouverture, souplesse dans l’organisation du travail et envie d’apprendre.

Condition de travail:

• Un environnement de travail agréable, attrayant, dynamique et varié au sein d’une équipe interdisciplinaire qui privilégie les contacts humains, l’innovation et la formation.
• L’opportunité de devenir l’acteur important d’une institution disposant d’infrastructures de qualité et d’une excellente réputation.
• D’évoluer et de développer vos compétences dans un environnement valorisant les bonnes pratiques et le sens des responsabilités.
• Une ambiance de travail basée sur l’implication, la confiance, la transparence et le respect de l’autre.
• Des facilités d’accès (parking-transport public) et une offre de restauration attractive.

Nos espaces sont pensés pour offrir un cadre agréable, permettant à chacun d'évoluer dans les meilleures conditions possibles.

Si vous partagez nos valeurs et souhaitez intégrer une équipe bienveillante, où le respect et l’écoute sont essentiels, La Fondation la Clairière est faite pour vous. Rejoignez un établissement où vous pourrez développer vos compétences tout en contribuant activement au bien-être de nos résidents.