Administrative Specialist – Recht & Organisationssupport

Staatssekretariat für Migration SEM; Köniz; Vor Ort; CHF 65.000 - 90.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Arbeiten für die Schweiz

Gelebte Vielfalt

Gesund am Arbeitsplatz

Zusammenfassung

Das Staatssekretariat für Migration (SEM) sucht eine zuverlässige Kraft zur Leitung des Stabsbereichs und Unterstützung der Mitarbeitenden in administrativer und organisatorischer Hinsicht. Sie triagieren eingehende Aufträge, überwachen Prozesse und Fristen, prüfen Dokumente auf formale Richtigkeit und unterstützen beim Aufbau eines neuen Organisationsmodells.

Sie bringen eine kaufmännische Grundausbildung, gute MS-Office-Kenntnisse (Acta Nova von Vorteil) und eine klare Ausdrucksweise in einer

Qualifikationen

• Kaufmännische Grundausbildung (EFZ) oder gleichwertige Ausbildung.
• Gute Anwenderkenntnisse der Büro-IT-Systeme (MS Office, Acta Nova).
• Gewissenhafte, zuverlässige und belastbare Persönlichkeit mit teamorientierter Arbeitsweise.
• Rasche Auffassungsgabe sowie selbstständiges und exaktes Arbeiten.
• Redaktionelles Geschick und stilsicherer Ausdruck.
• Gute Kenntnisse mindestens einer Amtssprache.

Aufgaben

• Die Leitung und Mitarbeitenden des Stabsbereichs administrativ/organisatorisch unterstützen, insbesondere bei Rechtsetzungsprojekten und parlamentarischen Vorstößen.
• Eingehende Aufträge triagieren sowie Geschäfte, Prozesse und Fristen gemäß internen Vorgaben überwachen.
• Dokumente auf formale und redaktionelle Richtigkeit überprüfen.
• Budgets verwalten, Rechnungen im elektronischen Kreditorenworkflow prüfen und genehmigen.
• Einfachen schriftlichen und telefonischen Anfragen von Stellen innerhalb und außerhalb des SEM beantworten.
• Beim Aufbau eines neuen Organisationsmodells mit mehreren Sekretariaten mitarbeiten.

Kenntnisse

Teamorientierte Arbeitsweise

Gewissenhaftigkeit

Belastbarkeit

Selbstständiges Arbeiten

Exaktes Arbeiten

Redaktionelles Geschick

Gute Kenntnisse mindestens einer Amtss

Ausbildung

Kaufmännische Grundausbildung (EFZ) oder gleichwertige Ausbildung

Tools

MS Office

Acta Nova

Jobbeschreibung

Das Staatssekretariat für Migration (SEM) sucht eine zuverlässige Kraft zur Leitung des Stabsbereichs und Unterstützung der Mitarbeitenden in administrativer und organisatorischer Hinsicht. Sie triagieren eingehende Aufträge, überwachen Prozesse und Fristen, prüfen Dokumente auf formale Richtigkeit und unterstützen beim Aufbau eines neuen Organisationsmodells.

Sie bringen eine kaufmännische Grundausbildung, gute MS-Office-Kenntnisse (Acta Nova von Vorteil) und eine klare Ausdrucksweise in einer