Administrative/r Assistent/in

University of Zurich; Zürich; Vor Ort; CHF 85.000 - 120.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Die Universität Zürich sucht eine erfahrene Administrative Fachkraft zur Unterstützung einer Professorin und ihres Teams. Zu Ihren Aufgaben gehören komplexe Korrespondenz, Budgetkontrolle, Rechnungsbearbeitung und Organisation von Reisen sowie die Verwaltung von Drittmittelprojekten.

Sie bringen eine kaufmännische Grundausbildung, mehrjährige Berufserfahrung in Administration und Buchhaltung sowie Deutsch und Englisch auf hohem Niveau mit.

Qualifikationen

• Kaufmännische Grundausbildung vorhanden.
• Mehrjährige Berufserfahrung in Administration und Buchhaltung.
• Erfahrung in juristischen oder vertragsnahen Umfeld ist von Vorteil.

Aufgaben

• Selbständige Erledigung der Administration für eine Professorin und deren Team von 5-8 wissenschaftlichen Mitarbeitenden.
• Komplexe Korrespondenz, Übersetzungen, Berichte und Protokollführung in Deutsch und Englisch.
• Unterstützung bei vertragsbezogenen und formellen administrativen Prozessen.
• Verarbeitung von Kreditoren- und Debitorenrechnungen.
• Zahlungsaufträge, Spesen- und Kreditkartenabrechnungen.
• Verbuchungs- und Budgetkontrolle.
• Verwalten von Nationalfonds-, EU- und Drittmittelprojekten.
• Administrative Unterstützung in der Lehre.
• Organisation von Reisen, Konferenzen, Seminaren und Tagungen.
• Administrative Betreuung in- und ausländischer wissenschaftlicher Gäste.

Kenntnisse

Allgemeinbildung

EDV-Kenntnisse

Englischkenntnisse

Vertragsmanagement

Buchhaltung

Teamfähigkeit

Organisationstalent

Eigenverantwortung

Zuverlässigkeit

Initiative

Kooperationsfähigkeit

Wirtschaftswissenschaftliche Themen

Zusammenarbeit mit Wissenschaftlern

Ausbildung

Kaufmännische Grundausbildung

Tools

MS Office-Palette

CMS

Jobbeschreibung

Als grösste Universität der Schweiz bietet die Universität Zürich eine Vielzahl von attraktiven Positionen in verschiedenen Fachbereichen und Berufsfeldern. Mit rund 10'000 Mitarbeitenden und aktuell 12 Berufsprofilen für Lernende bietet die Universität ein inspirierendes Arbeitsumfeld in der Spitzenforschung und Bildung. Setzen Sie Ihr Talent und Ihre Fähigkeiten bei uns ein. Erfahren Sie mehr über die UZH als Arbeitgeberin!

Aufgaben

• Selbständige Erledigung der Administration für eine Professorin sowie deren Team von 5-8 wissenschaftlichen Mitarbeitenden
• Komplexe Korrespondenz, Übersetzungen, Berichte und Protokollführung in Deutsch und Englisch
• Unterstützung bei vertragsbezogenen und formellen administrativen Prozessen
• Verarbeitung von Kreditoren- und Debitorenrechnungen
• Zahlungsaufträge, Spesen- und Kreditkartenabrechnungen
• Verbuchungs- und Budgetkontrolle
• Verwalten von verschiedenen komplexen Nationalfonds-, EU- und Drittmittelprojekten
• Administrative Unterstützung in der Lehre
• Organisation von Reisen, Konferenzen, Seminaren und Tagungen
• Administrative Betreuung in- und ausländischer wissenschaftlicher Gäste
• Materialverwaltung und -bestellungen
• Nachführen von Datenbanken, Pflege der Webseite
• Stellvertretung von Kolleginnen und Kollegen bei deren Abwesenheit

Profil

• Kaufmännische Grundausbildung, sehr gute Allgemeinbildung
• Mehrjährige Berufserfahrung in den Bereichen Administration und Buchhaltung
• Idealerweise Erfahrung in einem juristischen oder vertragsnahen Umfeld (z. B. als Anwaltsassistenz oder in einer vergleichbaren Funktion)
• Sicherheit und Freude im Umgang mit Verträgen, formellen Dokumenten und administrativen Prozessen
• Stilistisch einwandfreies Deutsch und ausgezeichnete Englischkenntnisse (B2 oder C1) in Wort und Schrift
• Sehr gute EDV-Kenntnisse (MS Office-Palette, CMS etc.)
• Eigenverantwortliche, belastbare, zuverlässige und initiative Persönlichkeit
• Äusserst kooperationsfähig, dienstleistungs- und teamorientiert
• Effiziente Arbeitsorganisation, sehr gute Prioritätensetzung
• Interesse an wirtschaftswissenschaftlichen Themen
• Freude an der Zusammenarbeit mit Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern