Administrative Assistant (m/f/d)

Roche Holding AG; Basel; On-site; CHF 90,000 - 110,000; Full time

Job summary

Roche Holding AG sucht eine erfahrene administrative Unterstützung im PTS-Bereich. Sie arbeiten eng mit dem Chief of Staff von PTS zusammen und managen vielfältige Aufgaben, darunter Kalenderkoordination, Reisen und Abrechnung.

Sie verfügen über langjährige Erfahrung in der Administration, arbeiten eigenständig und kommunizieren sicher auf Deutsch und Englisch. Neben Teamwork bringen Sie Professionalität, Detailsinn und Priorisierung mit.

Qualifications

• Langfristige administrative Unterstützung in einem dynamischen Team.
• Gute schriftliche und mündliche Kommunikation in Deutsch und Englisch.
• Selbstständige Planung, Priorisierung und Koordination von Aufgaben.

Responsibilities

• Organisieren und Koordinieren von internen und externen Meetings sowie Videokonferenzen.
• Verwaltung von Reise- und Schulungsorganisation in Zusammenarbeit mit dem Travel Center.
• Bearbeiten von Spesen, pflegen von Datenbanken und Kontakten (TouchPoint etc.).
• Unterstützung des Teams bei der Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen, Standorten und Partnern.
• Erstellung von Besucherprogrammen und Onboarding neuer Mitarbeitender.

Skills

Administrative experience

German & English

Self-directed

Organizational skills

Education

Berufsausbildung im Verwaltungsbereich

Tools

Office Suite

Job description

Bei Roche kannst du ganz du selbst sein und wirst für deine einzigartigen Qualitäten geschätzt. Unsere Kultur fördert persönlichen Ausdruck, offenen Dialog und echte Verbindungen. Hier wirst du für das, was du bist, wertgeschätzt, akzeptiert und respektiert. Dies schafft ein Umfeld, in dem du sowohl persönlich als auch beruflich wachsen kannst. Gemeinsam wollen wir Krankheiten vorbeugen, stoppen und heilen und sicherstellen, dass jeder Zugang zur Gesundheitsversorgung hat – heute und in Zukunft. Werde Teil von Roche, wo jede Stimme zählt.

Die Position

As a key member of the administrative group supporting PTS Business Operations, you will report directly to the Chief of Staff of PTS. In this role, you will manage a wide range of administrative duties and navigate diverse situations involving confidential, time-sensitive material within a fast-paced and dynamic team environment. Experience and mature discernment are essential to successfully plan and accomplish goals, along with the ability to multitask and prioritize effectively with minimal supervision.

The opportunity

Key tasks include but are not limited to the following areas:

• Manage day-to-day activities and meeting schedules by organizing and coordinating internal and external meetings, videoconferences, teleconferences, telepresence meetings
• Own PTST-LT operating rhythm and coordinate with other departments or functions to align agenda
• Support the department in dealing with other departments, affiliates, sites and 3rd parties
• Organize travel, courses and seminars in cooperation with the in-house travel center and/or external parties if needed
• Handling of expense accounts, keep databases up-to-date (TouchPoint, address lists, intranet, team and affiliates’ contact)
• Prepare visitor programs, prepare entrance and leaving of employees and support new employees (PTST-LT members)
• Account assignment of invoices for Head of technical Product Management & Strategy

Who you are

• Senior experience in the entire spectrum of administrative duties including proficiency with all office applications
• Self-directed and able to work with minimal supervision
• Highly skilled in writing and interpersonal communication, including persuasion and influence
• Strong organizational and project coordinator skills with a willingness to take initiative, displays professionalism in all internal and external endeavors
• Successful experience indicating attention to detail, quality of work, ability to work independently and in teams, strong follow-up skills and ability to manage multiple projects simultaneously
• Strong team player, e.g. good interpersonal skills and willingness to contribute to the team spirit
• Good command of German and English

Wer wir sind

Eine gesündere Zukunft treibt uns zur Innovation an. Mehr als 100.000 Mitarbeiter weltweit arbeiten gemeinsam daran, wissenschaftliche Fortschritte zu erzielen und sicherzustellen, dass jeder Zugang zur Gesundheitsversorgung hat – heute und für zukünftige Generationen. Durch unser Engagement werden über 26 Millionen Menschen mit unseren Medikamenten behandelt und mehr als 30 Milliarden Tests mit unseren Diagnostik-Produkten durchgeführt. Wir ermutigen uns gegenseitig, neue Möglichkeiten zu erkunden, Kreativität zu fördern und hohe Ziele zu setzen, um lebensverändernde Gesundheitslösungen zu liefern.

Gemeinsam können wir eine gesündere Zukunft gestalten.

Roche ist ein Arbeitgeber, der die Chancengleichheit fördert.