Administration und Organisation des Lehrstuhlsekretariats (m/w/d)

Universität St.Gallen (HSG); Sankt Gallen; On-site; CHF 65,000 - 90,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeitmodelle

Teilzeitanstellungen

Mutterschaftsurlaub 16 Wochen

Subventionierte Kinderkrippe

Job summary

Universität St.Gallen (HSG) sucht eine engagierte Assistenz im Sekretariat zur zentralen Anlaufstelle für Lehrstuhl und Kernhaushalt. Sie planen Termine und Reisen, betreuen Spesen- und Zeiterfassung, unterstützen Verträge sowie den Bewerbungsprozess.

Zusätzlich koordinieren Sie Budget- und Rechnungsprozesse, betreuen IT-Lizenzen und sorgen für eine professionelle Außenwirkung des Lehrstuhls. Sie arbeiten teamorientiert, kommunizieren sicher in Deutsch und Englisch und tragen zu einem

Qualifications

• Kaufmännische Grundbildung
• Berufserfahrung in der Administration und Organisation eines Sekretariats
• Sprachkenntnisse: Deutsch (fliessend), Englisch (in Wort und Schrift)
• Sehr gute IT-Anwender Kenntnisse (affin mit neuen Programmen)
• Freundliches, kommunikatives Auftreten, schnelle Auffassungsgabe, vernetztes Denke, Dienstleistungsorientiert
• Hohe Teamfähigkeit, Integration in bestehendes Team

Responsibilities

• Sekretariat & Kommunikation - zentrale Anlaufstelle für Lehrstuhl und Kernhaushalt, Termin- und Reiseplanung
• Personaladministration - Spesenabrechnungen, Zeiterfassung, Vertragserstellungen und Bewerbungsprozess
• Finanz- und Rechnungsadministration - Kreditkartenbelege, Rechnungen, Finanzportale, Jahresabschluss
• Büroorganisation & IT-Koordination - Büroinfrastruktur, Software-Lizenzen, Mailgruppen, Zugriffsrechte
• Sonderaufgaben & Jahresprojekte - Organisation Fachtagung, Jahresbericht, Social Media & Medienauftritte

Skills

Sekretariat

Kommunikation

Terminplanung

Sprachen: Deutsch/Englisch

IT-Kompetenz

Education

Kaufmännische Grundbildung

Tools

MS Office

IT-Kenntnisse

Job description

Ihre Aufgaben

• Sekretariat & Kommunikation - Sie sind die zentrale Anlaufstelle für den Lehrstuhl und den Kernhaushalt und verantworten die Termin- und Reiseplanung für die Lehrstuhlinhaberin/den Lehrstuhlinhaber. Dabei pflegen Sie eine hochprofessionelle, verbindliche Kommunikation mit Lehrstuhlpartnern, Gremien und externen Kontakten und vertreten den Lehrstuhl nach aussen souverän in Wort und Schrift.
• Personaladministration - Sie betreuen die Spesenabrechnungen und Zeiterfassung für studentische Hilfskräfte und Mitarbeitende, begleiten Vertragserstellungen und den Bewerbungsprozess und unterstützen bei Personalanlässen
• Finanz- und Rechnungsadministration - Sie kontrollieren und kontieren Kreditkartenbelege und Rechnungen, betreuen die Finanzportale und übernehmen die administrative Abwicklung für die Fördervereinigung (Beiträge, Saldenliste, Jahresabschluss).
• Büroorganisation & IT-Koordination - Sie organisieren die Büroinfrastruktur inkl. Bestellungen (Material, Geräte, Zubehör), koordinieren einfache IT-Anliegen wie Software-Lizenzen, Mailgruppen und Zugriffsrechte und sorgen für eine einladende Atmosphäre in der Begegnungszone.
• Sonderaufgaben & Jahresprojekte - Sie unterstützen bei wiederkehrenden Grossprojekten wie der Organisation unserer jährlichen Fachtagung, der Erstellung des Jahresberichts sowie bei unseren Social Media- und Medienauftritten.

Ihr Profil

• Kaufmännische Grundbildung
• Berufserfahrung in der Administration und Organisation eines Sekretariats
• Sprachkenntnisse: Deutsch (fliessend), Englisch (in Wort und Schrift)
• Sehr gute IT-Anwender Kenntnisse (affin mit neuen Programmen)
• Freundliches, kommunikatives Auftreten, schnelle Auffassungsgabe, vernetztes Denke, Dienstleitungsorientiert
• Hohe Teamfähigkeit, Integration in bestehendes Team

Wir erforschen und gestalten resiliente, nachhaltige und digitale Supply Chains in einem zunehmend komplexen und volatilen Umfeld. Im Zentrum stehen integrierte Produktions-, Logistik- und Innovationssysteme, die ökologische, ökonomische und soziale Zielsetzungen vereinen. Unsere Arbeiten verbinden analytische Modelle, datengetriebene Methoden und simulationsbasierte Ansätze mit realen Fallstudien und Pilotprojekten. Dabei adressieren wir Risiken, Regulierung und Governance ebenso wie technologische und organisatorische Innovationen. Ein besonderer Fokus liegt auf kooperativen, zirkulären und plattformbasierten Geschäftsmodellen. Neue Technologien wie KI, digitale Zwillinge und Industrial Data Spaces werden systematisch in Planung, Steuerung und Entscheidungsfindung integriert. Gleichzeitig rücken wir den Menschen und vertrauenswürdige, rechtskonforme KI in den Mittelpunkt hybrider Intelligenzsysteme. In enger Zusammenarbeit mit Unternehmen, öffentlichen Akteuren und internationalen Partnern entwickeln wir zukunftsfähige Lösungen für globale Supply Chains.

Inspirierendes Arbeitsumfeld

An der HSG als führende Wirtschaftsuniversität Europas agieren wir in einem unternehmerisch denkenden Umfeld und Sie treffen auf hochqualifizierte, ambitionierte Expert*innen regional und international. Beispielsweise profitieren Sie von einer modernen IT-Infrastruktur und in unserer Bibliothek via HSGswisscovery von einem schweizweiten Zugang zum wissenschaftlichen Informationsbestand.

Weiterbildung

Wir unterstützen interne und externe Weiterbildungsmöglichkeiten. Unser internes Weiterbildungsprogramm bietet Ihnen praxisnahe, engagierte und didaktisch ausgereifte Wissensvermittlung in Form von Seminaren, E-Learnings, Coachings und kollegialer Beratung. Aufgabenspezifische externe Weiterbildungen unterstützen wir finanziell und zeitlich.

Netzwerk

Wir fördern unsere Kultur der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit und schaffen Raum für das Knüpfen wertvoller Beziehungen – auch zu externen Partner*innen. Regelmässiger Austausch und interne Veranstaltungen helfen diese Beziehung zu festigen und langanhaltend zu gestalten.

Familie & Beruf

Wir stellen unseren Mitarbeitenden flexible Arbeitszeitmodelle mit variabler Wochenstundenanzahl zur Verfügung. Als familienfreundliche Arbeitgeberin bieten wir Teilzeitanstellungen an, 16 Wochen Mutterschaftsurlaub und eine subventionierte Kinderkrippe sowie Betreuungsangebote in den Ferien.

Chancengleichheit

Die Universität ermöglicht allen Beschäftigten und Studierenden die gleichen Chancen. Das betrifft das Studium, die Arbeit genauso wie die akademische Karriere, die Besetzung universitärer Leitungsfunktionen oder die Vereinbarkeit von Studium, Beruf und privatem Engagement. Hierfür engagieren wir uns mit diversen Massnahmen in den Bereichen Lehre, Forschung, Verwaltung und Rektorat.

Fit und Gesund

Wir unterstützen Sie, fit und gesund zu bleiben. Neben unserem vielseitigen, grösstenteils kostenfreien Unisportangebot und Aktionswochen zum betrieblichen Gesundheitsmanagement bieten wir Ihnen Früchte am Arbeitsplatz. In unserer Mensa finden Sie eine breite Auswahl an frisch zubereiteten Gerichten – von vegetarischen Speisen bis hin zu Fischgerichten – zu vergünstigten Preisen.

Weitere Informationen zum Arbeiten an der HSG finden Sie hier.

Die HSG

«Ein Ort, der Wissen schafft» - Als eine der führenden Wirtschaftsuniversitäten Europas engagiert sich die Universität St.Gallen (HSG) in der Ausbildung von über 10'000 Studierenden und bietet als eine der grössten Arbeitgeberinnen der Region rund 3'800 Mitarbeitenden ein attraktives und innovatives Umfeld in Forschung, Lehre, Weiterbildung und Verwaltung.»