Temps plein | Temporaire (minimum 12 mois) Adjoint(e) administratif(ve) au Service du greffe

Ville de lac-Brome; Lac-Brome; Hybrid; CAD 42,000 - 54,000; Full time

Job summary

La Ville de Lac-Brome recherche un adjoint administratif pour soutenir le service du greffe. Sous la supervision du directeur, Greffe et Affaires juridiques, il assure des tâches administratives et participe à la gestion des archives de la Ville.

Ce poste à temps plein et temporaire (minimum 12 mois) exige une formation en archivistique ou en technique de la documentation et au moins 2 ans d’expérience; maîtrise du français et de l’anglais et excellente aisance avec Microsoft 365.

Qualifications

• Maîtrise du français et de l'anglais, à l'oral et à l'écrit.
• Diplôme en archivistique ou en technique de la documentation nécessaire.
• Minimum 2 ans d'expérience dans une fonction équivalente.
• Maîtrise de Microsoft Office et des outils Microsoft 365.

Responsibilities

• Participer à l’implantation d’un nouveau système de gestion intégrée des documents (GID).
• Effectuer l’archivage des dossiers conformément à la politique et au calendrier de conservation.
• Rédiger, corriger, mettre en page et traduire certains documents administratifs liés aux séances du conseil et aux règlements, contrats et ententes.
• Réaliser d’autres tâches administratives demandées par le supérieur.

Skills

Français et anglais (bilingue)

Autonomie

Organisation

Communication écrite

Gestion multi-dossiers

Adaptabilité

Education

Certificat universitaire en archivistique

Diplôme d'études collégiales en technique de la documentation

Tools

Microsoft Office

OneDrive

Teams

SharePoint

Syged

Constellio

Job description

Adjoint(e) administratif(ve) au Service du greffe

Temps plein | Temporaire (minimum 12 mois)

Vous êtes passionnés et vous aimez contribuer à faire une différence au quotidien? La Ville de Lac-Brome vous offre la possibilité de mettre de l’avant votre expertise, et ce, dans un environnement de travail dynamique et accueillant. Ville de Lac-Brome se distingue par son milieu de vie exceptionnel et son environnement bucolique.

Ville de Lac-Brome est à la recherche d’une personne expérimentée capable de soutenir l’administration de son service du greffe. Sous la supervision du directeur, Greffe et Affaires juridiques, le titulaire de ce poste offre un soutien administratif et opérationnel nécessaire aux activités et aux processus du service, notamment en effectuant différentes tâches administratives et collaborer à la gestion des archives de la Ville.

Responsabilités

• Participe à l’implantation d’un nouveau système de gestion intégrée des documents (GID);
• Effectue l’archivage des dossiers de l’ensemble de l’organisation conformément à la politique de gestion documentaire, au plan de classification et au calendrier de conservation;
• Rédige, corrige, procède à la mise en page et traduit certains documents administratifs reliés, notamment, à la prépa��tion et au suivi des séances du conseil et des autres comités internes; aux règlements municipaux, aux contrats et ententes;
• Réalise toutes autres tâches connexes exigées par son supérieur.
• Certificat universitaire en archivistique ou un diplôme d’études collégiales en technique de la documentation, ou tout autre formation jugée pertinente;
• Minimum de 2 ans d’expérience dans une fonction similaire;
• Excellente maîtrise de la langue française et anglaise, tant à l’oral qu’à l’écrit;
• Maîtrise de la suite Microsoft Office, notamment Outlook, Word et Excel;
• Maîtrise des outils collaboratifs de Microsoft 365, notamment OneDrive, Teams et SharePoint.

Habiletés et aptitudes

• Grande facilité dans l’apprentissage de nouveaux logiciels ou plateformes de travail;
• Bonne connaissance des logiciels utilisés en gestion documentaire, tels que Syged ou Constellio, est un atout;
• Posséder une facilité de communication verbale et écrite;
• Être en mesure d’identifier les priorités et de travailler sur de multiples dossiers simultanément;
• Faire preuve d'autonomie, être très organisé et rigoureux et détenir un bon sens de l’initiative;
• Posséder une grande minutie, une rapidité et une précision dans le traitement des textes, des rapports et des documents;
• Faire preuve d’un très grand sens de la confidentialité et de professionnalisme;
• Polyvalence et flexibilité;
• Orientation sur le service aux citoyens et sur les résultats;
• Éthique professionnelle irréprochable;
• Capacité d'effectuer des tâches physiques dans un entrepôt: soulever une charge d'environ 35 lbs (15 kg), utilisation d'une échelle.

Horaire de travail

• Un horaire de travail de 35 heures par semaine, réparti sur 4,5 jours;
• Un environnement de travail dynamique et collaboratif.

Nous remercions tous les postulants, cependant, seuls les candidats retenus seront contactés.

Le genre masculin est utilisé sans discrimination et uniquement dans le but d’alléger le texte.