Technicienne ou technicien en documentation

Institut national de santé publique du Québec; Montreal (administrative region); Hybrid; CAD 25,000 - 36,000; Part time

Job summary

Institut national de santé publique du Québec recherche un technicien ou technicienne en documentation pour soutenir les activités de la bibliothèque et du centre de documentation.

Sous la supervision de la cheffe d’unité scientifique, vous réaliserez des tâches liées à l’organisation et au fonctionnement des systèmes documentaires, et vous assisterez le personnel dans leurs recherches et demandes.

Qualifications

• Détention d’un DEC en technique de la documentation ou formation pertinente.
• Deux années d’expérience comme technicien(ne) en documentation.
• Connaissance domaine littérature scientifique et médicale.
• Maîtrise suite Microsoft Office et TEAMS.
• Maîtrise MARC21, règles RDA et RVM.
• Bon niveau de français parlé et écrit.

Responsibilities

• Effectuer l’analyse documentaire: recherches bibliographiques, notices descriptives et vedettes d’autorité.
• Répondre aux usagers et guider dans l’utilisation des ressources documentaires.
• Fournir les documents sollicités et assurer le suivi des prêts et demandes.
• Gérer les prêts entre bibliothèques et la circulation des documents numériques.
• Mettre à jour les statistiques et la facturation associée.
• Accomplir les prêts internes et les recherches s’y rattachant.
• Acquérir la documentation et suivre les commandes et réclamations.
• Traiter les demandes de dédoublonnage et valider les abonnements.

Skills

Rigueur et souci du détail

Autonomie

Travail en équipe

Bon service client

Gestion du stress

Education

Diplôme d’études collégiales en technique de la documentation

Tools

KOHA

EndNote

Zotero

MARC21

RDA

RVM

SharePoint

OneDrive

TEAMS

Office 365

Job description

Durée : 1 an, 3 jours semaine (avec possibilité de prolongation)

Supérieur immédiat : Cheffe d’unité scientifique

Lieu de travail : Québec ou Montréal avec possibilité de télétravail hybride

SOMMAIRE DE LA FONCTION

Sous l’autorité de la cheffe de l’unité scientifique Soutien aux affaires scientifiques, évaluation et recherche de la Vice-présidence aux affaires scientifiques, la personne agit à titre de technicien ou technicienne en documentation. En soutien aux travaux de l’Institut national de santé publique du Québec, elle réalise des travaux techniques ayant trait à l’organisation et au fonctionnement des systèmes ou du centre de documentation. Dans le cadre de son travail, elle peut être appelée à fournir une assistance technique au personnel documentaire de même qu’aux usagères et usagers.

TÂCHES PRINCIPALES

• Effectuer des tâches relatives à l’analyse documentaire : recherche et contrôle bibliographiques, établissement et révision de notices descriptives et des vedettes d’autorité, inscription et vérification des informations de catalogage selon le format MARC21, le Répertoire des vedettes-matière (RVM) et les Ressources : description et accès (RDA).
• Accueillir et informer les usagères et usagers individuellement ou en groupes sur l'organisation et sur le fonctionnement de la bibliothèque, prendre connaissance de leurs besoins, les assister dans leurs recherches et les guider dans l'utilisation des ressources documentaires.
• Soutenir les professionnelles et professionnels scientifiques dans leurs travaux en leur procurant les documents sollicités (articles de périodique, volumes, etc.) et en assurer le suivi :
  • Effectuer les prêts entre bibliothèques (PEB) avec les outils à sa disposition et traiter les demandes de nature plus complexe.
  • Gérer la circulation des documents numériques selon les politiques en vigueur.
  • Tenir à jour toutes les informations requises à la prise de statistiques et à la facturation qui en découlent.
• Assumer des tâches relatives aux prêts des documents : prêt interne, prêt réseau, prêt entre bibliothèques, ainsi que les recherches nécessaires à la localisation des documents.
• Effectuer l’acquisition de la documentation et en assurer le suivi (préparation et vérification des demandes d'achat ou des bons de commande, réclamations, rappels, mise à jour des dossiers).
• Traiter les demandes de dédoublonnage de références bibliographiques.
• Valider les abonnements.
• Appliquer les politiques, règlements et procédures en vigueur en lien avec la gestion documentaire.
• Participer à certains comités ou groupes de travail, à l'élaboration ou à l'implantation de projets ou au développement et à la mise en application de nouvelles méthodes et procédures de travail.
• Effectuer toute autre tâche à la demande de la supérieure immédiate.

EXIGENCES DU POSTE

Savoir

• Détenir un diplôme d’études collégiales en technique de la documentation ou autre formation pertinente.
• Posséder deux (2) années d’expérience comme technicien(ne) en documentation.
• Connaître le domaine de la littérature scientifique et médicale.
• Maîtriser les outils informatiques de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, Access, TEAMS).
• Maîtriser Office 365, notamment les fonctionnalités avancées de TEAMS, One Drive et de Share point.
• Maîtriser le format MARC21, les règles de catalogage Ressources : description et accès (RDA) et le répertoire de vedettes-matière (RVM) de l’Université Laval.
• Démontrer une excellente maîtrise du français parlé et écrit.
• Connaître KOHA, EndNote et Zotero représente un atout.
• Connaître le réseau de la santé et/ou en avoir l’expérience représentent des atouts.
• Connaître le réseau Santécom représente un atout.

Savoir-faire

• Savoir organiser son temps et gérer les priorités; travailler sur plusieurs dossiers en même temps.
• Démontrer la capacité de répondre aux questions et aux demandes de différentes clientèles (usagères et usagers, équipes scientifiques, partenaires, fournisseurs).

Savoir-être

• Démontrer un grand souci du détail.
• Avoir une capacité à travailler en équipe.
• Avoir de bonnes habiletés à travailler sous pression et savoir gérer son stress.
• Démontrer une attitude d’accueil, d’écoute et de disponibilité envers les membres de l’équipe, les clientes, clients et les partenaires.
• Démontrer un très bon service client.
• Être autonome, polyvalente ou polyvalent, responsable tant au bureau qu’en contexte de télétravail, et faire preuve de flexibilité.
• Faire preuve de discrétion.