Technicien(ne) en administration - Service formation continue

CEGEP - John Abbott College; Sainte-Anne-de-Bellevue; On-site; CAD 52,000 - 72,000; Full time

Job summary

Le Cégep John Abbott College recherche un(e) technicien(ne) pour agir comme personne-ressource auprès des coordonnateurs des programmes et des responsables. Vous gérerez les démarches techniques et administratives associées à la promotion, à l’admission, à l’embauche et au suivi des stages et des projets académiques.

Vous assurerez le soutien administratif et technique nécessaire à la gestion des programmes AEC, des cours du soir et des activités en ligne, tout en demeurant flexible sur les

Qualifications

• Diplôme d'études collégiales ou équivalent reconnu par l'autorité compétente.

Responsibilities

• Coordonner et administrer les procédures techniques et administratives liées à la promotion, les séances d'information et l'admission.

Skills

Anglais avancé

Français intermédiaire

Compétences MS Office 365

Excellentes compétences en é́criture

Organisation et planification

Education

Diplôme d'études collégiales ou équivalent

Tools

Moodle

WordPress

CLARA

SOCRATE

Excel

Word

Job description

Référence: S-250225-67
Date Limite: 29 septembre 2026 23h59 HAE

IMPORTANT: Poste permanent, temps-plein l à v 8h30-16h30 ou autre, en accord avec le responsable

RÉSUMÉ DU POSTE :

SOUS LA SUPERVISION DU (DE LA) RESPONSABLE ADMINISTRATIF(VE) DU CENTRE DE LA FORMATION CONTINUE, LE(LA) TECHNICIEN(NE) AGIT À TITRE DE PERSONNE-RESSOURCE POUR LES COORDONNATEURS(-TRICES) DES PROGRAMMES ET LES RESPONSABLES DONT LES ACTIONS ET LES TÂCHES SONT LIÉES AU DÉVELOPPEMENT, À LA GESTION ET À LA COORDINATION DES PROGRAMMES, DES COURS ET DES PROJETS ACADÉMIQUES.

Tâches Et Responsabilités

Le(la) titulaire coordonne et administre, en collaboration avec les coordonnateurs(-trices) des programmes et les divers services du Collège, toutes les marches à suivre techniques et administratives relatives à la promotion, les séances d'information, le suivi des documents d'admission, les tests diagnostiques, l'embauche et les contrats, l'intégration, les stages, la collation des grades et la gestion quotidienne des programmes d'AEC de la Formation continue, des cours de soir crédités et des cours offerts en ligne.

Fonctions Et Responsabilités

• Coordonner, planifier et gérer, en collaboration avec les coordinateurs de programme et les différents services du Collège, l’ensemble des procédures techniques et administratives liées à la promotion, aux séances d’information, au suivi des dossiers d’admission, au recrutement et aux contrats du corps enseignant, à l’orientation, aux stages, ainsi qu’à la gestion quotidienne des programmes AEC de formation continue, des programmes RAC, des cours du soir donnant droit à des crédits et de l’offre de cours en ligne.
• Coordonner les activités de lancement des promotions, notamment les inscriptions, l’orientation, la planification des horaires et la communication avec les étudiants, les enseignants et les coordinateurs de programme.
• Surveiller et assurer le suivi des dossiers des étudiants et des exigences liées aux programmes afin de garantir leur achèvement dans les délais et l’exactitude des dossiers.
• Organiser la logistique des séances d’information et préparer la documentation associée.
• Apporter son aide pour les aspects techniques liés au recrutement et aux contrats des enseignants.
• S’assurer que la documentation relative aux stages est complète.
• Coordonner la planification et la préparation des promotions du RAC, notamment les calendriers, les livrables, la planification, la documentation et la communication avec les coordinateurs de programme, les spécialistes de contenu, les enseignants et les étudiants.
• Développer et tenir à jour des outils de planification, des documents de suivi et des ressources SharePoint afin de surveiller les activités du RAC, les échéances et les exigences du ministère.
• Établir des rapports sur les recettes et les dépenses liées à toutes les activités du RAC afin de faciliter la préparation des budgets.
• Rédiger les contrats des spécialistes de contenu et en assurer le suivi dans un système financier.
• Participer à la gestion de projet et à la promotion de toutes les activités du RAC.
• Apporter un soutien administratif et technique aux étudiants tout au long du processus de placement en stage et assurer le suivi des exigences en suspens.
• Promouvoir le module « Stage » auprès des étudiants actuels en architecture, ingénierie et construction (AEC) et des employeurs potentiels, et fournir un soutien technique pour l’inscription par le biais de présentations en classe, d’e-mails de masse, de MIO, d’une assistance téléphonique et d’autres canaux de communication.
• Promouvoir le module auprès des employeurs potentiels.
• Compiler les données d’inscription en vue de l’approbation des stages par le coordinateur de programme.
• S’assurer que tous les documents relatifs aux stages sont finalisés conformément aux procédures du Collège, notamment en matière de couverture CNESST, d’assurance responsabilité civile et de conformité académique.
• Surveiller le contenu des cours et des programmes et signaler les modifications au webmaster afin de garantir l’exactitude des informations relatives aux cours, aux dates et aux conditions d’admission pour le programme de marketing et de communication.
• Fournir des informations actualisées sur les programmes à lecegep.ca et à d’autres sites web gouvernementaux.
• Gérer, en collaboration avec le service de communication et le responsable du Centre de formation continue, diverses campagnes marketing.
• Collecter des données analytiques sur l’efficacité de ces campagnes.

Critères D'admissibilité

Formation :

Diplôme d'études collégiales dans un domaine approprié ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente

Exigences Spécifiques

• Anglais, à l'oral, à l'écrit et en compréhension écrite (niveau avancé)
• Français, à l'oral, à l'écrit et en compréhension écrite (niveau intermédiaire)
• Expérience pertinente minimale de 4 ans (souhaitée)
• Excellentes compétences informatiques (MS Office 365)
• Coordonne le travail de l’équipe ou réalise des tâches techniques complexes
• Bonne maîtrise des procédures administratives générales
• Excellentes compétences en communication écrite et orale
• Capacité à interagir avec les autres de manière courtoise, efficace et performante
• Solides compétences en matière d’organisation et de planification
• Capacité à travailler de manière autonome et sous pression
• Des heures supplémentaires et/ou du travail en soirée peuvent être occasionnellement requises ; une certaine flexibilité dans les horaires de travail peut être exigée
• La connaissance des programmes de formation continue, des cours et des procédures de transmission constitue un atout
• La capacité à travailler avec les systèmes CLARA et SOCRATE constitue un atout
• La connaissance de Moodle est un atout
• La connaissance de WordPress est un atout

Des tests pourraient être exigés afin d'évaluer les connaissances suivantes :

• Français - niveau intermédiaire à l'oral, à l'écrit et en compréhension écrite
• Anglais - niveau avancé, à l'oral, à l'écrit et en compréhension écrite
• Word (niveau avancé)
• Excel (niveau avancé)

Conformément aux directives ministérielles émises par le Secrétariat du Conseil du Trésor concernant le gel des recrutements dans la fonction publique, à compter du 1er novembre 2024, la priorité sera accordée aux candidatures des employés bénéficiant d'un statut d'emploi régulier au sein du Collège et du réseau du Collège.

Le Cégep John Abbott applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les Autochones et les personnes handicapées à présenter leur candidature.

Nous remercions tous les candidats qui soumettront leur candidature. Cependant, seuls les candidats retenus pour une entrevue seront contactés.