Technicien(e) à l'organisation scolaire

Cegepba; Quebec; Hybrid; CAD 39,000 - 51,000; Full time

Job summary

Le Cégep Beauce-Appalaches recherche un technicien(ne) à l’organisation scolaire pour assurer le traitement administratif des dossiers étudiants et le soutien technique du secteur.

Vous collaborerez à l’élaboration des horaires, à la gestion des inscriptions et à la production de statistiques, tout en respectant les exigences ministérielles et institutionnelles. DEC en techniques administratives requis; maîtrise de Word et Excel fortement souhaitée.

Qualifications

• DEC en techniques administratives ou équivalent reconnu par l’autorité compétente.
• Bonne maîtrise du français à l’oral et à l’écrit.
• Excellente connaissance de la suite Office (Word et Excel).
• Connaissance des logiciels propres au Cégep (Clara, MIO, Omnivox) est un atout.

Responsibilities

• Effectuer des travaux administratifs liés aux activités de la formation continue (admission, inscription, cheminement, sanctions des études).
• Traiter et suivre les dossiers étudiants et gérer les données institutionnelles.
• Soutenir technique et administratif des activités liées à l’organisation scolaire et services de la formation continue.
• Contribuer à la production de statistiques, listes de suivi et rapports.
• Soutenir les conseillers pédagogiques et participer à l’amélioration des procédures.

Skills

Organisation

Rigueur

Service à la clientèle

Analyse

Discrétion

Maîtrise du français

Education

DEC en techniques administratives

Tools

Word

Excel

Clara

MIO

Omnivox

Job description

Projet spécifique à temps complet

Tu es une personne rigoureuse, organisée et ayant le souci du service à la clientèle ? Joins-toi à notre grande équipe pour une carrière à ton image dans un milieu de vie stimulant: L’équipe de la direction des services de la formation continue est à la recherche d’une personne pour occuper un poste de technicienne ou technicien à l’organisation scolaire.

Description de l’emploi

En tant que technicienne ou technicien à l’organisation scolaire, tu effectueras divers travaux à caractère administratif liés aux activités de la formation continue, notamment en matière d’admission, d’inscription, de cheminement scolaire, de sanctions des études et de gestion de dossiers étudiants. Tu assureras le traitement et le suivi des dossiers étudiants, la gestion des données institutionnelles et le soutien technique aux différentes activités du secteur, dans le respect des exigences ministérielles et institutionnelles. Par ton travail, tu contribueras à la qualité, à l’efficacité et au bon déroulement des services offerts à la communauté étudiante.

Plus précisément, ton rôle sera notamment de:

• Contribuer à l’organisation scolaire en participant à la confection des horaires, à l’agencement des grilles de cheminement et à la production et mise à jour des listes de classes;
• Assurer le soutien administratif et technique des différentes activités liées à l’organisation scolaire et aux services de la formation continue.
• Effectuer le traitement, la validation, l’analyse et la mise à jour des données et dossiers étudiants, en veillant à leur conformité et à l’exactitude des renseignements transmis aux différentes instances, notamment au ministère.
• Réaliser le traitement et le suivi des dossiers étudiants ainsi que des activités de formation, incluant la gestion des documents requis, des commandites, des inscriptions aux épreuves ministérielles, des relevés de notes et des autres opérations connexes.
• Soutenir les conseillères et les conseillers pédagogiques dans la mise en œuvre de nouveaux processus, outils ou documents administratifs et participer à la production de statistiques, de listes de suivi et de rapports nécessaires aux opérations du service.
• Collaborer à l’amélioration continue des procédures, des outils de gestion et des processus administratifs du secteur.
• Être appelé(e), lorsque requis, à soutenir l’intégration et l’initiation au travail du personnel de soutien participant aux activités ou aux projets du secteur.
• Utiliser les outils technologiques et les systèmes d’information nécessaires à la réalisation des mandats confiés.
• Au besoin, accomplir toute autre tâche connexe.

Détenir un diplôme d’études collégiales (DEC) avec champ de spécialisation approprié, notamment en techniques administratives ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.

Profil et autres exigences

• Est organisée et possède une bonne capacité à gérer les priorités et plusieurs dossiers simultanément dans un environnement où les échéanciers sont parfois serrés;
• Détient une bonne capacité d’analyse;
• Est rigoureuse dans l’exécution de ses tâches;
• Fait preuve de discrétion et respecte la confidentialité;
• Possède une excellente maîtrise de la langue française, tant à l’oral qu’à l’écrit;
• Possède une excellente maîtrise de la suite Office (Word et Excel);
• Connaît les logiciels propres au Cégep (Clara, MIO, Omnivox, etc.) (atout).

Tests

Le Cégep pourrait exiger la passation d’un test de français écrit et d’un test sur les logiciels Word et Excel. La réussite de ces tests est une condition d’obtention du poste. La note de passage pour l’ensemble des tests est de 80%.

Horaire de travail et nature du contrat

Cet emploi est à temps complet. Tu travailleras donc du lundi au vendredi, de 8 hà 16 h, pour un total de 35 heures. Cet horaire inclut une période d’une heure non rémunérée pour prendre ton repas.

Rémunération et autres avantages

La rémunération est établie selon les taux prévus à la convention collective du personnel de soutien pour un emploi de technicien(ne) en administration, en fonction de ton expérience de travail. Le taux horaire varie entre 27,78 $ et 37,08$ de l’heure.

Pour la liste de tous les avantages de travailler dans un Cégep, consulte la page Emplois –Cégep Beauce-Appalaches (cegepba.qc.ca) sur notre site Web!

N.B.: Le Cégep applique un programme d’accès à l’égalité en emploi et encourage les femmes, les Autochtones, les personnes issues des minorités visibles ou ethniques ainsi que les personnes handicapées à soumettre leur candidature. Des mesures d’adaptation peuvent être offertes aux personnes handicapées tout au long du processus de sélection. Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.

• 01 – Programmes d’accueil et d’intégration : un accueil chaleureux et sur mesure pour que tu sois rapidement à l’aise, connecté(e) et prêt(e) à contribuer, tout en bénéficiant d’un soutien continu pour une transition en douceur et une réussite assurée.
• 02 – Programmes de perfectionnement : des opportunités de perfectionnement conçues spécialement pour toi, afin de favoriser ton épanouissement professionnel en renforçant tes compétences et en te préparant à rayonner dans ton futur rôle.
• 03 – Programmes et activités de reconnaissance : afin de mettre en lumière tes apports exceptionnels, célébrer tes années de service dévoué ou applaudir tes bons coups.
• 04 – Programme d’aide pour les employés ou pour les membres de ta famille (PAEF) et accès aux services de télémédecine
• 05 – Programmes de prévention et de promotion de la santé